‘DSO is meer dan techniek’

Proefdraaien in de regio IJsselland

Voor de medewerkers van de provincie Overijssel, de gemeenten van de regio IJsselland, waterschap en omgevingsdienst is samenwerking niet nieuw, zegt programmaleider Omgevingswet Susanne Nolten van de provincie Overijssel. ‘Samenwerking en overleg over de komende Omgevingswet bestaat al veel langer, dus toen het landelijk programma “Aan de slag met de Omgevingswet” regio’s zocht voor DSO try-outs, hebben we elkaar aangekeken en gedacht: dat gaan we doen.’

Daar zit nog wel een leuke anekdote aan vast. Toen de verschillende deelnemers in de regionale Omgevingstafel vorig jaar december als activiteit een Escape Room hadden bedacht op het provinciehuis in Zwolle, kwam er een kink in de kabel. Jurjen Bos, projectleider Omgevingswet bij de omgevingsdienst IJsselland: ‘Midden in de Escape Room stond een “bom” die zou “afgaan” als we niet op tijd de uitgang vonden. Maar kennelijk was die bom té echt: de beveiliging werd gewaarschuwd, en vervolgens werd de melding geëscaleerd: de straat werd afgezet, het provinciehuis werd voor de veiligheid deels afgesloten en de medewerkers werden elders in het gebouw ondergebracht.’ Nolten: ‘Omdat we allemaal moesten wachten, zijn we maar gaan overleggen over die DSO-try-out, en we kwamen er snel uit: daar gaan we mee aan de slag.’

Vragenbomen
Inmiddels zijn de samenwerkende overheden en diensten nu een half jaar bezig met casussen om te kijken waar de knelpunten liggen in de grote procesverandering. Nolten: ‘Vanaf het begin moeten we bepalen: wat komt erin, en wat niet? Wat hebben we nodig aan samenwerking om die verandering te bereiken? We willen daarmee niet wachten tot 1 januari 2021, als de Omgevingswet een feit is.’ Dus in plaats van over beleid te praten, doorlopen de deelnemers het proces: waar loopt een burger vast als het vergunningentraject via de ‘vragenbomen’ van het DSO wordt doorlopen, wat moet je anders doen? Volgens Janneke Veeneman, procesleider DSO bij de gemeente Deventer, is het een manier om mensen in beweging te krijgen. ‘De try-out brengt de samenwerking op gang, met het voordeel dat je het concreet maakt. En concreet, daar houden we in deze regio van.’ Bos: ‘Het is een trigger om dit proces te versnellen. We willen laten zien hoe het in de praktijk kan werken.’

‘In eerste instantie gaat het vooral om het vergunningenproces: hoe organiseer je dat zodat het straks voor de burger makkelijk en eenduidig wordt?’, aldus Nolten. ‘Eigenlijk moet iemand met een initiatief zich niet meer afvragen bij welke overheid hij een vergunning moet aanvragen. De burger ziet straks één overheid. Maar daarnaast loopt het softwareproces. Want al die toe te passen regels en geo-informatie moeten raadpleegbaar en eenduidig zijn. Dus wij vragen ons steeds af: hoe gaat het straks richting loket? Hoe stem je regels op elkaar af?’

Verschillende taal
En het afstemmen van die regels moet vaak op detailniveau. Spreek je de aanvrager aan met ‘jij’ of met ‘u’? Verschillende overheden spreken bovendien vaak een verschillende taal. Wat bij de ene overheid een ‘kapvergunning’ heet, wordt bij de ander ‘het vellen van een houtopstand’ genoemd. En dat gaat nog vaak over de relatief eenvoudige aanvragen. Ook voor de complexe omgevingsvergunningen, waar meerdere instanties iets over te zeggen hebben, moeten de overheden in de Omgevingswet beter samenwerken. Veeneman: ‘De meeste aanvragen zijn relatief eenvoudig, zoals de dakkapellen en kapvergunningen. In een veel kleiner deel van de aanvragen gaat het om meer gecompliceerde regels.’

De deelnemers zijn het erover eens dat de intensieve samenwerking veel inzichten oplevert. Nolten: ‘In eerste instantie werd gedacht: het is een digitaal stelsel, dus technisch, dus we hebben ict’ers nodig. Maar eigenlijk is de term DSO-try-out verkeerd. Het gaat niet over techniek, maar over samenwerking.’ ‘En over diversiteit’, vult Bos aan. ‘We kwamen er al snel achter dat we niet alleen met beleidsambtenaren om de tafel moesten zitten, maar met mensen die dagelijks zien hoe het in de praktijk werkt, vanuit allerlei verschillende disciplines. Het proces vraagt integraliteit.’ Na een aantal proeftrajecten wordt het ook tijd dat het DSO-traject in de praktijk gaat worden ingezet. Nolten: ‘We willen in de nabije toekomst, dus nog voor de invoering, met bedrijven dit traject op de nieuwe manier ingaan. Ook kijken we hoe we de burger beter bij het project kunnen betrekken.’

Maar ook al zijn de deelnemers aan de try-out al een eind met het gladstrijken van de plooien, ook de eigen organisaties moeten worden meegenomen in de komende transformatie. ‘Ik moet eerlijk zeggen dat dat vaak nog lastig is’, aldus Bos. ‘Het kost in de praktijk van alledag soms moeite om ruimte en voldoende capaciteit te krijgen. Het primaire proces van de overheden gaat uiteindelijk toch voor.’

Het gevoel van urgentie in de gemeente- en provinciehuizen stijgt wel nu de datum van invoering van de Omgevingswet nadert, maar het try-outproces is ook een middel om koudwatervrees weg te nemen. Nolten: ‘Daarom is het zo belangrijk om te laten zien dat het ook makkelijk kan gaan. Je kunt resultaten laten zien en duidelijk maken wat het oplevert.’ Bovendien is het een try-out: er wordt getest met toepassingen en processen. Een andere aanpak blijft mogelijk. ‘De manier waarop we het nu aanpakken, en de oplossingen die we hebben gekozen, zijn niet in beton gegoten. Het blijft een proefproces: we kunnen het altijd anders aanpakken’, verduidelijkt Veeneman.

De Omgevingswet gaat in 2021 in, maar dan hoeft het DSO nog niet helemaal klaar te zijn. De uiteindelijk totstandkoming van het DSO zal nog flink wat voeten in de aarde hebben, maar de deelnemers zijn optimistisch over het proces. Nolten: ‘De grote uitdaging voor de uiteindelijk implementatie is dat we allemaal dezelfde taal gaan spreken. Maar dit proces is leuk en geeft veel energie.’ Bos: ‘Je krijgt veel meer inzicht in elkaars overwegingen en werkwijze. Je kijkt bij elkaar in de keuken.’

Voor/achterkant van DSO
De Omgevingswet is een juridische en organisatorische transformatie voor overheden, maar het Digitaal Stelsel Omgevingswet, of DSO, is wat de burger ervan gaat zien. Straks moet de vergunningaanvraag voor een burger of ondernemer die iets in de omgeving wil doen, gemakkelijker worden. Of het nu gaat om het kappen van een boom, de uitbreiding van een bedrijf of de aanleg van een tankstation; de aanvrager of initiatiefnemer moet bij hetzelfde (digitale) loket zijn aanvraag kunnen doen, of informatie kunnen vinden over de bestaande regelgeving. Alle regels op het gebied van water, lucht, bodem, natuur, infrastructuur, gebouwen en cultureel erfgoed worden erin opgenomen. Via een vragenboomstructuur moet de gebruiker uiteindelijk snel duidelijkheid krijgen over de regels rondom zijn initiatief en vergunningsaanvraag.

Aan de achterkant betekent het dat de regels in omgevingsvisies, omgevingsverordeningen, projectbesluiten en programma’s centraal en eenduidig toegankelijk moeten zijn. Het digitaal aanvragen van een vergunning is niet nieuw, maar de initiatiefnemer moet nu nog gebruikmaken van verschillende toegangsportalen als Omgevingsloket Online en Ruimtelijkeplannen.nl, afhankelijk van de overheid waar de aanvraag moet worden gedaan. Voor de verschillende overheden en diensten die betrokken zijn bij het proces van omgevingsvergunningen en -regels betekent het DSO een intensieve samenwerking om dat proces te stroomlijnen en eenduidig te maken.