Onderzoek dat er echt toe doet

Regeren is vooruitzien, daarbij vervult onderzoek een belangrijke rol bij het nemen van besluiten. Onderzoek is ook nodig om de gemeentelijke organisatie en het bestuur op een hoger plan te tillen. Om klaar te maken voor wetswijzigingen dan wel te decentraliseren (landelijke taken die door gemeenten in de toekomst moeten worden uitgevoerd). Wanneer is er nu sprake van onderzoek dat ertoe doet? Welke recente voorbeelden zijn hiervan te geven en hoe kunnen gemeenten werken aan een continue onderzoeksagenda?

Doelmatig en doeltreffend onderzoek

Onderzoek kan zich op verschillende onderwerpen richten zoals het verschaffen van inzicht in het getrouwe beeld van de financiële positie, de rechtmatigheid, de doelmatigheid en/ of de doeltreffendheid van de uitvoering van een gemeentelijke taak of beleidsonderdeel. Vaak bevat beleidsonderzoek een mengeling van doelmatigheids- en doeltreffendheidselementen. Organisatieonderzoek richt zich vaak op de doelmatigheid van de organisatie en de werking van processen. Bij accountantsonderzoek en intern onderzoek gaat het vooral om inzicht in getrouw beeld (kloppen de cijfers?) en rechtmatigheidsvragen. Rekenkameronderzoek en collegeonderzoek richten zich veelal op het verschaffen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Hoewel rechtmatigheid vanwege de verplichting invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2022 veel aandacht van gemeenten krijgt, mag doelmatigheid en doeltreffendheidsonderzoek geen kind van de rekening zijn. Wettelijke kaders hiervoor zijn de verordening 213a collegeonderzoek en de verordening rekenkamer. In dit artikel wordt een aantal recente onderzoeken genoemd om antwoord te geven wanneer onderzoek er echt toe doet. Het accent van de genoemde onderzoeken in dit artikel ligt op doelmatigheid van organisatieonderdelen en doeltreffendheid van beleid. In dit artikel wordt niet ingegaan op de kwaliteit en de volledigheid van de werkprocessen.

Actuele onderwerpen van onderzoek

Onderzoek dat ertoe doet, heeft vaak een actueel thema als onderwerp. Ook gaat het erom dat er draagvlak voor het onderzoek moet zijn. Het onderzoek moet onderscheidend zijn, dat wil zeggen dat het onderzoek niet in een bepaalde vorm al door een ander organisatieonderdeel wordt uitgevoerd. Het spreekt ook voor zich dat het onderwerp concreet genoeg moet zijn om zich te laten onderzoeken.

In een aantal gemeenten is het onderwerp Inwoner- en burgerparticipatie onderzocht. Dit onderwerp is buitengewoon actueel en leeft erg bij raadsleden. Zie het voorbeeld van de Veluwse gemeente Heerde. Vaak bevat het tips voor de ambtelijke organisatie. Een actueel onderzoeksonderwerp is ook het in beeld brengen van de gevolgen van de Omgevingswet voor de gemeentelijke organisatie, college en raad. Het onderwerp Jeugdhulp blijft actueel voor rekenkamers. Zo heeft de rekenkamercommissie Zoetermeer een nota van bevindingen opgesteld met een voorbeeld normenkader. Uit dit normenkader moet blijken in hoeverre de raad afdoende is geïnformeerd over de jeugdhulp. De gemeente Loon op Zand heeft een lezenswaardige monitor sociaal domein. Overigens zijn gemeenten hier al sinds de decentralisatie van taken vanaf 20215 mee bezig.

De instrumenten rekenkamer en collegeonderzoek zijn sinds 2002, dualisering ingevoerd. Op de site van de rekenkamer Nijmegen staat een zeer lezenswaardig rapport ‘’20 jaar rekenkameronderzoek Frapper toujours’’. Daarin is onder meer aangegeven wat de gemeentelijke organisatie feitelijk heeft geleerd van de rekenkameraanbevelingen en hoe deze zijn opgevolgd. De gemeente Gorinchem geeft jaarlijks in de Jaarstukken de voortgang weer van de stand van zaken aanbevelingen rekenkamer- en collegeonderzoek. Zie daarvoor de paragraaf Bedrijfsvoering. De rekenkamer Lelystad heeft een verdienstelijkerekenkamerbrief Lelystad opgesteld over de stand van zaken 213a onderzoeken in Lelystad. Onderzoeken ex artikel 213a zijn een belangrijke bron van informatie voor de controlerende taak van de raad en maken deel uit van de publieke verantwoording aan de burger. Geldgebrek mag geen reden zijn om geen 213a onderzoek uit te voeren, aldus de rekenkamer Lelystad.

Het leereffect voor de organisatie en het bestuur is belangrijk. Rekenkameronderzoek en collegeonderzoek dragen ieder vanuit eigen perspectief bij aan de democratische legitimatie en de checks en balances in de politieke arena. In het eerder genoemde Nijmeegse rapport wordt terecht het onderscheid gemaakt tussen politieke en inhoudelijke rationaliteiten die leidend zijn in de politieke arena en een wisselend gewicht zullen hebben.

Actuele en gedragen onderwerpen zijn dus belangrijk. Het is belangrijk om betrokkenen, teams, organisatie, college en raad bij de onderwerpselectie te betrekken. Immers collegeonderzoeken, ook al worden ze door gemeenten niet als zodanig genoemd, kunnen ook een externe werking krijgen. Als voorbeeld noem ik het doelmatigheidsonderzoek Stutten en verstevigen van Deloitte. De dienstverlening van de gemeente Hardinxveld-Giessendam is de laatste jaren onder druk komen te staan. Wat is nodig om de taken die er liggen, goed uit te voeren? In het lezenswaardig rapport wordt gesproken over een missend sturend collectief zowel op bestuurlijk als organisatorisch niveau. In mijn rol als raadslid van de gemeente Hardinxveld-Giessendam kan ik aangeven dat het gesprek gevoerd is over wat het college en de organisatie nodig heeft qua budget, qua opdrachtformulering, qua rolopvatting en het gesprek hierover gaande houden tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie.

Een net veel voorkomend onderwerp als doelmatigheidsonderzoek is de evaluatie van de planning en controlcyclus.  De probleemstelling die hierbij kan luiden is: ‘’In hoeverre zijn de doelen uit een project ter verbetering van de planning en controlcyclus op een doelmatige manier gerealiseerd en welke optimalisaties zijn er nog nodig?’’ Controllers kunnen een nuttige functie vervullen bij dergelijke onderzoeken.
In toenemende mate komen ook ICT-gerelateerde onderwerpen op de onderzoeksagenda. Denk aan informatieveiligheid en de inzet van algoritmes door de overheid. Zo pleit de Rotterdamse rekenkamer voor een register van algoritmes zodat controleerbaar is welke er zijn en hoe ze zijn opgebouwd. Dit vraagt om specialistische kennis die gemeenten nog aan het opbouwen zijn.

Hierboven is een aantal actuele onderwerpen genoemd die aangeven waar gemeenten onder meer mee bezig zijn op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid. Uiteraard is het geen volledig overzicht. Het is van belang dat gemeenten werken met een onderzoeksagenda waarbij voldoende spreiding tussen onderwerpen die de rechtmatigheid dan wel doelmatigheid en doeltreffendheid raken. Dat kan in het kader van een intern controleplan zijn, een 213a collegeonderzoek/ rekenkameronderzoek zijn, maar ook in het kader van het uitvoeren van een college- en/ of raadsprogramma.

Onderzoek dat ertoe doet, is actueel en er is behoefte naar. Betrek dus bij de onderwerpselectie de organisatie, de directie, het college en indien gewenst de raad. Blijf leren van onderzoek, volg de uitvoering van de aanbevelingen. Kijk ook welke onderwerpen andere gemeenten bij de kop pakken. Stel een continue onderzoeksagenda op met spreiding van onderwerpen en type onderzoek. Daarbij is het doen van onderzoek ook op te vatten als een leerproces door vragen te stellen, ruimte te geven. Het proces is daarbij even belangrijk als inhoud. Zorg voor een cultuur van leren.