Intern onderzoek in de praktijk, niet zo simpel als het lijkt

Op papier kan een intern onderzoek redelijk recht toe recht aan lijken: er is een vermoeden van een onregelmatigheid (zoals bijvoorbeeld fraude) er wordt een intern onderzoek gestart, er wordt informatie en daarna bewijs verzameld, en het rapport wordt gepresenteerd. Simpel als dat.

In de praktijk is dit echter een ander verhaal. Interne onderzoeken zijn vaak lange processen waar veel mensen bij betrokken zijn en waarin onderzoekers grote hoeveelheden aan informatie moeten doorzoeken om bewijs te kunnen vinden. Het is dan ook niet gek dat sommige interne onderzoeken langer dan een jaar kunnen duren.

In deze blog wil ik wat licht schijnen op een paar problemen waar een intern onderzoeker zoal tegenaan kan lopen tijdens een intern onderzoek.

Het proces van een intern onderzoek

Zoals hierboven gezegd begint een intern onderzoek pas na een vermoeden van een onregelmatigheid. Als de interne onderzoekers zijn aangewezen, zullen zij starten met het onderzoek. Allereerst moeten zij vaststellen wat de onderzoeksvragen zijn die zij moeten beantwoorden. In het geval van een fraudeonderzoek zijn dit meestal vragen zoals: wie heeft de fraude gepleegd, wat voor fraude is er gepleegd, hoeveel schade heeft de fraude aangericht, etc.

Wanneer de onderzoekers duidelijke vragen hebben geformuleerd, moeten zij gaan bepalen hoe zij de vragen kunnen beantwoorden. Dit onderdeel van het onderzoek wordt ook wel de scoping genoemd. Er moet worden gekeken naar de informatie die al bekend is, en welke informatie er nog mist. Vervolgens wordt er gekeken waar, van wie en op welke manier je de informatie kan verkrijgen.

Als de scoping is bepaald, zal de informatie ook daadwerkelijk moeten worden verzameld. Dit doen onderzoekers door bepaalde onderzoeksmiddelen in te zetten, zoals bijvoorbeeld het houden van interviews, een werkplaatsonderzoek of een openbronnenonderzoek. In een eerdere blog heb ik veelgebruikte onderzoeksmiddelen op een rijtje gezet.

Nadat al deze informatie is verzameld, zal er in de verzamelde informatie gezocht moeten worden naar bewijs. Zodra er genoeg bewijs is verzameld, zal het bewijs gepresenteerd worden in een onderzoeksrapport. In dit rapport worden de onderzoeksvragen beantwoord die aan het begin van het onderzoek zijn geformuleerd.

De knelpunten

Elk intern onderzoek is verschillend, en bij elk intern onderzoek kunnen er zich verschillende problemen voordoen.

Een van de eerste obstakels waar een intern onderzoeker tegenaan kan lopen is te weinig informatie. Is er bijvoorbeeld een vermoeden van wie de fraudeur is of heeft de werkgever geen idee? Zijn er meerdere mensen bij betrokken? Moeten alle werknemers worden onderzocht? Voor een intern onderzoeker kan het ingewikkeld zijn om vast te stellen wat voor informatie hij nog zal moeten verzamelen. Bij de scoping kan het daarom moeilijk zijn om te bepalen welke middelen waar moeten worden ingezet.

Het eerste obstakel kan meteen leiden tot het tweede obstakel. Als het moeilijk is om te bepalen waar of van wie er informatie moet worden verzameld, is het ook moeilijk om de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit goed te kunnen toepassen. Moet je heel breed gaan zoeken of juist specifiek? Als je heel breed zoekt, kan je dit dan nog goed genoeg onderbouwen om te voldoen aan het beginsel van proportionaliteit? En als je specifiek zoekt, kan het zijn dat je niet genoeg of geen bewijs vindt.

De derde belemmering waar een intern onderzoeker tegenaan kan lopen, is het zoeken naar bewijs in de verzamelde informatie. Het analyseren van de verzamelde data kan ongelooflijk veel tijd kosten. Bij een intern onderzoek kan een onderzoeker al snel te maken krijgen met grote hoeveelheden documenten die in sommige gevallen één voor één moeten worden beoordeeld.

eDisovery

Om bovengenoemde problemen op te lossen heeft een intern onderzoeker hulp nodig. In de praktijk zorgt het eerste obstakel ervoor dat een intern onderzoeker vaak breed moet zoeken en daarom veel informatie zal verzamelen. Om daarbij toch het beginsel van proportionaliteit en subsidiariteit toe te passen en tevens gericht te kunnen zoeken in de data, kan het gebruik van eDiscovery een passende oplossing zijn.

eDiscovery is het proces waarin zo snel en efficiënt mogelijk relevante informatie in data wordt gevonden. Tegenwoordig zijn er meerdere soorten software die bij dit proces kunnen helpen. Digitale data, alsmede fysieke documenten die kunnen worden gescand, kunnen door zulk soort gespecialiseerde software makkelijk doorzoekbaar worden gemaakt. Een onderzoeker kan op die manier snel en gemakkelijk documenten inzien, analyseren en beoordelen. Daarnaast kan een software soms ook een deel van de taken van een onderzoeker overnemen of sneller maken, zoals het zoeken naar bepaalde documenten of aflakken van persoonlijke informatie.

Bij bovengenoemde problemen kan gespecialiseerde software het verschil maken. De geüploade data kan door middel van Artificiële Intelligentie (AI) overzichtelijk gemaakt worden waardoor je als intern onderzoeker sneller kan uitzoeken welke informatie mogelijk nog mist. Daarnaast geeft gespecialiseerde software de mogelijkheid om privé informatie makkelijker op te sporen en meteen af te lakken of te verwijderen uit de data. Ook kan het zoeken naar bewijs door verschillende zoekmogelijkheden vele malen makkelijker worden gemaakt.

Tegenwoordig heeft een intern onderzoeker steeds vaker ondersteuning nodig van software die het analyseren van data makkelijker maakt, omdat de hoeveelheid aan digitale data over de jaren heen alsmaar blijft groeien. Dit maakt interne onderzoeken steeds complexer, en gespecialiseerde software is daarom steeds vaker een must.

In de volgende blogs zal ik uitleggen hoe eDiscovery en gespecialiseerde software kan helpen bij het uitvoeren van een intern onderzoek. Ik zal hierbij ingaan op het zoeken naar bewijs alsmede het beoordelen van documenten en andere toepassingen die handig kunnen zijn voor een intern onderzoeker.