Pilot: kwaliteit gezagsregistratie in BRP verbeterd

Door het presenteren van de verschillen aan gemeenten zijn in een pilot 723 gezagsaantekeningen in de Basisregistratie Personen (BRP) gecorrigeerd. Hiermee is de kwaliteit van de registratie van gezag in de BRP direct verbeterd.

Verbetering gezagsinformatie

De pilot in zeven gemeenten was bedoeld om de verschillen in de registratie van gezag tussen het Centrale Gezagsregister (CGR) en de BRP te onderzoeken. Dit kwam voort uit het project Verbetering Gezagsinformatie, waarin de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) deelneemt samen met het ministerie van Justitie en Veiligheid, de Rechtspraak, de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) en diverse ketenpartners. In het deelproject ‘controleprocessen’ is afgesproken om in de toekomst een periodiek geautomatiseerd vergelijkingsmechanisme in te voeren tussen de gegevens uit het CGR en de BRP categorie 11.

944 verschillen

Om de landelijke vergelijking goed voor te bereiden en beter inzicht te krijgen in de oorzaken van de verschillen tussen de registraties (CGR en BRP) en hoe deze op te lossen is de pilot gestart. Deze vond plaats in de gemeenten Amersfoort, Apeldoorn, Goeree-Overflakkee, Groningen, Hellendoorn, Helmond en Súdwest Fryslân. De vergelijking tussen de beide gegevens resulteerde in een lijst met verschillen per gemeente. Die is gedeeld met de gemeenten met het verzoek om te onderzoeken wat de reden is van het verschil, het verschil op te lossen en aan te geven hoe het is opgelost. Er stonden binnen de pilot gemeenten iets meer dan 150.000 minderjarigen geregistreerd in de BRP en ruim 26.000 hadden een registratie in het centrale gezagsregister. Uiteindelijk zijn er 944 verschillen gevonden waarbij de gevonden waarde niet overeenkomt met de verwachte waarde in de BRP. Dit komt neer op 3,6 procent verschil.

Correcties

De gevonden verschillen zijn aangeboden aan de zeven gemeenten om te onderzoeken. Voor vrijwel alle verschillen hebben de gemeenten een uittreksel opgevraagd bij het CGR om de meest actuele uitspraak in te zien. Van de gevonden verschillen zijn gemiddeld 77 procent gecorrigeerd door de gemeenten, 22 procent is niet gecorrigeerd en 1 procent is nog in onderzoek. De correctiepercentages variëren tussen de 50 en 100. Vooral voor gezamenlijk gezag, aantekening gezamenlijk gezag en voogdij en adoptie wordt 91 tot 73 procent van de verschillen gecorrigeerd. Belangrijkste redenen voor het ontstaan van het verschil zijn: uittreksel niet ontvangen (650), ouder is overleden (78) en uittreksel niet (goed) verwerkt (69). Door het presenteren van de verschillen aan gemeenten zijn in de pilot 723 gezagsaantekeningen in de BRP gecorrigeerd.

Duidelijke afspraken

Niet alleen gemeenteambtenaren waren enthousiast over de pilot, ook de rechtbanken vonden de controle nuttig. Een aanbeveling is om duidelijke afspraken te maken over welke kennisgevingen de rechtbanken wanneer moeten sturen en dat zij dit volgens één werkwijze doen. Duidelijk moet in de kennisgeving worden vermeld wat het gevolg is van een uitspraak op het gezag van de minderjarige. Ook moeten er duidelijke afspraken komen over hoe gezag wordt ontleend door gemeenten aan de hand van categorie/code combinaties uit het gezagsregister en informatie uit de BRP.

Vergelijking is nuttig

Een conclusie is dat een structurele vergelijking tussen het CGR en de BRP nut heeft en kan worden ingericht voor alle categorie/code combinaties van gezag waarbij de verwachte waarde in de BRP bekend is. De vergelijking wordt uitgevoerd door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens en worden gepubliceerd aan gemeenten via de Kwaliteitsmonitor. Gemeenten moeten vooraf wel goede informatie en instructies krijgen over het oplossen van verschillen. Voor de lange termijn is een wens van gemeenten is om in alle gevallen het gezag in categorie 11 vast te leggen en direct inzage te krijgen in het CGR. Hiermee kan de stap van het aanvragen van uittreksels worden overgeslagen en kunnen verschillen sneller worden gecorrigeerd.