In vijf stappen naar een bestelling

‘Een bestelbriefje kan vaak al genoeg zijn om Woo-technologie in te huren.’ Dat zegt Carel Martens, adviseur bij Reveal. Hij kent bestuursorganen die maanden studeren op aanbestedingsregels en implementatieplannen, om er uiteindelijk achter te komen dat de opdrachtverstrekking sneller en eenvoudiger had gekund. ‘Je bent zo een jaar verder, en dat kun je voorkomen.’

Met een beknopt stappenplan kunnen opdrachtgevers flink wat tijd en moeite besparen.

Stap 1: Hulp nodig?

Is het noodzakelijk om assistentie in te huren? Een goede startvraag bij het nadenken over Woo-technologie, zegt Carel Martens. Veel bestuursorganen kunnen een klein Woo-verzoek of een klein aantal Woo-verzoeken prima zelf afhandelen met de tools die ze intern hebben. ‘Maar als het om een groter dossier gaat, met vele vindplaatsen van complexe informatie, waarbij je als overheid ook wilt laten zien dat je er bovenop zit, dat je transparant wilt zijn, dat je in dialoog gaat met de burger, kan het extra belangrijk zijn om vertraging te voorkomen en dus met zoek- en laktechnologie te gaan werken.’

Is je inschatting dat het te lang gaat duren om alles zelf te doen, dan is het tijd voor stap twee: in gesprek gaan met de mogelijke opdrachtnemer voor de juiste technologie. ‘Voor ons geldt dat we ook al kunnen meedenken bij de eerste stap: het inventariseren van de hulpvraag,’ aldus Carel.

Stap 2: Aanbesteding nodig?

Bij het nadenken over de inzet van Woo-technologie gaat het al snel over de kosten. Logisch. En ook logisch dat het dan al snel over aanbesteden gaat. Carel adviseert eerst goed te kijken of aanbesteding wel verplicht is. ‘Zo voorkom je dat je maanden studeert op ingewikkelde contracten en regels. Terwijl je wellicht met een simpel bestelbriefje binnen twee weken kunt beginnen.’

Bij de meeste Woo-verzoeken gaat het om het verwerken en lakken van duizend tot 1500 e-mails of documenten. De inzet van de software kost dan tussen de 5.000 en 10.000 euro. ‘Dat ligt ruim onder de eerste aanbestedingsdrempel. Bij een structurelere inzet liggen de kosten natuurlijk hoger.’ Bovendien schaft het bestuursorgaan niets aan, benadrukt Carel. ‘Als je iets aanschaft komt het op de balans en dan moet het ook een voorraadpositie krijgen. Onze service huur je voor een beperkte tijd in. Je kunt dus vrij simpel een bestelling plaatsen.’

Stap 3: ICT-afdeling nodig?

Woo-technologie is feitelijk gezien een technische service voor een juridisch proces. En ook al gaat het om software, dat betekent niet per se dat de ICT-afdeling moet worden betrokken, vertelt Carel. ‘Er wordt namelijk niets geïnstalleerd. We werken geheel in de cloud en het bestuursorgaan krijgt van ons een code en een link. Het is panklaar. Natuurlijk kan ICT een prima partner zijn, maar zie het vooral niet als een ICT-gebaseerd project.’

Overigens wordt de data naar Reveal toe gekopieerd. De technologie daarvoor voldoet aan alle wettelijke eisen en de Rijksnorm rond informatiebeveiliging voor dit type informatie. Per categorie bestuursorgaan is een passende en standaard verwerkersovereenkomst gemaakt.

Stap 4: Implementatieplan nodig?

Een implementatieplan is niet nodig. Ook dit kan men zich dus besparen, zegt Carel. ‘Met de code en de link kan de Woo-tool gaan werken. Dat is het. En met onze onlinecursussen trainen we de juristen vanaf het begin. De begeleiding van ons juridisch geschoold team gedurende de hele beoordelingsfase is zo mogelijk nog belangrijker.’

Stap 5: Adviseurs nodig? (En hoe kom je weer van ze af?)

Het mag voor Carel en collega’s allemaal gesneden koek zijn, voor de meeste bestuursorganen is dat allerminst het geval. Welke stappen zijn nodig om te komen tot inhuur en inzet van de Woo-technologie? Daarbij is van begin tot eind begeleiding mogelijk. Zo heeft Carel volop ervaring met deze rol. ‘Meestal lukt het om te helpen versnellen. Dat is zeker bij Woo-verzoeken van belang. Bestuursorganen liggen al zo onder een vergrootglas.’

Tot slot: de samenwerking is in principe tijdelijk. ‘We werken een tijdje intensief samen met de betrokken juristen, we begeleiden ze goed bij het gebruik van de Woo-technologie, en als het klaar is, is het klaar.’