Tijd voor een actieve aanpak van de passieve Woo

Het wachten duurt te lang. Dat ervaren veel indieners van Woo-verzoeken. Maar het is ook feitelijk zo. Veel instanties zijn te laat met de openbaarmaking van documenten die onder de reikwijdte van het verzoek vallen. Kan het sneller? Nou en of. Zeker met technologie voor het interne zoekproces, menen Daniël Schuuring en Carel Martens van Reveal | ZyLAB. ‘Maar dan moeten bestuurders wel de aandacht verleggen. Nu wordt er vooral hard gewerkt aan het op orde maken van de actieve Woo.’

Carel Martens maakt het verschil tussen de actieve en passieve Woo meteen beeldend met een voorbeeld. ‘Neem de bouwvergunning voor een nieuwe schouwburg, en alle bijlagen. Daarvan zegt de actieve Woo dat die ergens gepubliceerd moeten worden. En overheden zijn momenteel druk met allerlei projecten om vooral dit beter en sneller te doen.’ Op zich is het goed dat daar aandacht voor is, voegt Daniel Schuuring toe.

Smakelijk

'Ja, alleen zit het probleem niet bij de actieve Woo,’ zegt Carel. ‘Indieners van Woo-verzoeken zijn meestal niet geïnteresseerd in de vergunningen, die gemakkelijk op te zoeken zijn. Het smakelijke of onsmakelijke zou zitten in e-mails van bestuurders en ambtenaren, over die vergunningen, als bijvoorbeeld die schouwbrug te duur is geworden. Indieners willen chats en appjes hebben. Maar deze zogeheten informele informatie zit bijvoorbeeld in mailboxen van personen en die zijn niet voltallig geregistreerd in een systeem. Ambtenaren moeten zelf in hun mailbox kijken en de informatie moeten ze dan ergens neerzetten. Eventueel wordt de IT-afdeling erbij betrokken, maar het zijn langdurige trajecten. Terwijl je veel informatie direct doorzoekbaar kunt maken en gelukkig gebeurt dat al bij enkele ministeries. Die koppelen mailsystemen aan interne zoeksystemen. Maar veel organisaties zijn daar nog niet klaar voor.’

Corvee

Daniël wijst op het onderzoek ‘Matglas’ van de Open State Foundation, van maart dit jaar. Daarin staat inderdaad dat de actieve Woo opvallend veel aandacht krijgt, met allerlei pilots voor een betere actieve openbaarmaking, terwijl de passieve Woo ondersneeuwt. In 2022 deden ministeries gemiddeld 167 dagen over Woo-verzoeken, terwijl de wettelijke termijn 56 dagen was. De NOS had in februari dit jaar een reportage over een Woo-verzoek waar zelfs tien maanden voor werd uitgetrokken. In een reactie verklaarde de directeur van de Open State Foundation dat veel ambtenaren een Woo-verzoek als corvee ervaren, waardoor het onderaan de stapel belandt. Best begrijpelijk, vindt Carel. ‘Je bent geen projectleider Nieuwe Schouwburg geworden om mails door te spitten en te lakken.’

Een corvee-houding helpt niet mee. Maar ook de betrokkenheid van derde partijen kan de boel vertragen, vult Daniël aan. ‘Als in documenten die je naar buiten wilt brengen derde partijen voorkomen, en soms zijn dat er wel tweehonderd, moet je die eerst vragen of er nog iets moet worden gelakt. Al die respons moet je ook weer verwerken.’

Datavraag

Hoe begrijpelijk de vertragingen ook zijn, Carel vindt dat de juridische ambtenaren die de verzoeken afhandelen veel beter geholpen moeten worden met technologie. ‘Zij zouden niet afhankelijk moeten zijn van collega’s die iets aanleveren. Dat trekt ook een te grote wissel op de organisatie, terwijl het met een paar drukken op de knop kan. Zo is er een technische oplossing waarmee je razendsnel in beeld krijgt welke personen in de organisatie informatie hebben die relevant is voor het Woo-verzoek. Dat gaat veel sneller dan een mailtje rondsturen met de vraag of iedereen in zijn mailbox wil kijken. En hetzelfde geldt voor de mogelijkheid om met technologie professionele zoekslagen uit te voeren, die ook de juridische toets kunnen doorstaan.’

Daniël pleit daarbij voor een andere manier van kijken: ‘Er zijn al overheden in Nederland die een Woo-verzoek als datavraag opvatten en niet zozeer als een juridische vraag. Zo bekeken is het een kwestie van zoektermen uitschrijven en in een systeem zetten. Vervolgens haalt het systeem naar voren wat relevant is en je kunt aan de slag met wat onder de reikwijdte valt. Zo pak je het professioneler aan en haal je specifiekere informatie naar boven waardoor er ook minder gelakt hoeft te worden. Kortom, je bespaart kostbare tijd en werkt aan een beter imago.’