Aanbesteden voor de Woo? Betrek de jurist!

De Woo? Die gaat over lakken. Althans, die perceptie leeft bij veel bestuursorganen. Maar wie zich bij het aanbesteden voor de Woo blindstaart op het lakken, kan bedrogen uitkomen. De toepassing van de Wet Open Overheid vraagt om zoveel meer. Ga je aanbesteden? Haal dan eerst de Woo-jurist erbij.

De Woo is echt een andere wet dan de Wet openbaarheid van bestuur. Dat mag voor ons inmiddels een open deur zijn, omdat het ons dagelijks werk is. Maar sinds de inwerkingtreding van de Woo, vorig jaar mei, zien we bij veel gemeenten nog verwarrende aanbestedingen waarin belangrijke elementen ontbreken. De aanbestedingsdocumenten gaan nog te vaak alleen over de software voor het lakken van documenten. Begrijpelijk, want dát hebben de aanbestedingsexperts en de ICT-ers onthouden van de Wob: het gaat om het lakwerk. Op zo’n aanbesteding kunnen leveranciers met beperkte functionaliteiten in hun software prima inschrijven. Maar krijg je dan ook de oplossingen die de jurist en de beleidsmedewerker nodig hebben? Die vraag blijft vaak nog buiten beeld. Uiteindelijk is dan maanden gewerkt aan een technische oplossing voor simpel lakken, maar kunnen de jurist en beleidsmedewerker er niets mee. Wat hebben zij nodig voor het toepassen van de Woo en wat betekent dat voor de aanbesteding?

Het belangrijkste verschil met de Wob is dat de Woo zorgt voor twee verschillende workflows voor twee verschillende gebruikersgroepen. Bij de actieve Woo gaat het om documenten waarvan al bekend is dat ze gepubliceerd moeten worden. Wettelijk gaat het om een beperkte set aan documenten van overheidsorganisaties, zoals agenda’s en notulen. Omdat je al weet dat je ze moet publiceren, hoe je ze moet beoordelen en anonimiseren, kun je de stappen gemakkelijk inbedden in de werkprocessen en in de software. Dat is overzichtelijk, ook voor de aanbesteding.

Bij de passieve Woo gaat het om een veel omvangrijkere workflow rondom een informatieverzoek van een burger. Je moet het Woo-verzoek eerst beoordelen en besluiten of je het accepteert. Daarna moet je de informatie gaan verzamelen bij allerlei interne bronnen. Als je de informatie gevonden hebt, moet je beoordelen of de informatie onder de reikwijdte van het verzoek valt, en filteren. Eventueel moet je een derde partij vragen om instemming met de publicatie (zienswijze), als het informatie is die wettelijk af te schermen is. Het gaat bij de passieve Woo om ongeveer negen stappen en er moet bijna altijd geanonimiseerd worden. De data komt immers uit veel verschillende bronnen en vaak gaat het om specifieke gegevens die je wilt beschermen. Na het lakken moet de informatie gepubliceerd worden. Dat zijn soms een paar documenten, tien of twintig, maar soms ook honderden of duizenden documenten.

Dan het verschil in gebruikersgroepen. Mensen die de actieve Woo afhandelen zijn veelal informatiespecialisten, met name van archiefafdelingen, en beleidsmedewerkers. Zij zijn gewend om met de documenten te werken, er iets mee te doen en ze dan te publiceren. Dat vraagt om eenvoudiger software, waar een beperkte groep mee werkt. Bij de passieve Woo zijn het juristen en beleidsmedewerkers die documenten en heel veel e-mails verzamelen en beoordelen. Ze willen software met een te verantwoorden zoekslag voor het verzamelen van informatie en ze willen software die helpt om dit zoekproces efficiënt te documenteren, de voortgang van Woo-verzoeken te bewaken, de weigeringsgronden aan te geven, en uiteindelijk gedegen te anonimiseren. Er zijn veel partijen bij betrokken, wat de workflow complexer maakt.

Dat met name de automatisering van de zoekslag in de Woo om voorbereiding vraagt voordat een gemeente gaat aanbesteden, blijkt wel uit enkele rechterlijke uitspraken in 2022. De rechter eist dat je kunt uitleggen hoe je gezocht hebt. De betrokkenheid van de Woo-jurist is daarom onmisbaar bij de aanbesteding: om software te krijgen waar de jurist mee overweg kan en vooral om te voorkomen dat de rechter de latere aanpak afstraft. Dat geldt ook voor het lakken, het anonimiseren, waarover rechters eveneens kritisch hebben geoordeeld het afgelopen jaar. Lakken vraagt om uitleg. En om beleid. Enthousiast de lakrol ter hand nemen, zo zal een professioneel schilder beamen, kan desastreus uitpakken als er geen degelijk voorwerk is gedaan.