'Gebrek aan regie' levert bezwaarmaker Utrecht bijna miljoen op

Een gebrek aan regie is de voornaamste reden dat een bezwaarmaker al meer dan 985.000 euro aan dwangsommen ontving van de gemeente Utrecht. Onafhankelijk onderzoeksbureau Berenschot deed in opdracht van de gemeente onderzoek naar hoe het zo mis kon lopen en stelt vast dat de verschillende afdelingen hopeloos verstrikt raakten in het dossier.

Dwangsommen innen

Het begon met een conflict in 2017 over de staat van een pand en werfkelders in de binnenstad van Utrecht. De gemeente vond dat een man en zijn buurman de bouwregelgeving overtraden. De man maakte bezwaar tegen elk besluit van de gemeente. Ook vroeg hij regelmatig informatie op. Volgens de Wet openbaarheid van bestuur en de daaropvolgende Wet openbare overheid moet de gemeente daar binnen een bepaalde termijn op reageren, maar dat gebeurde niet of te laat. Zo'n overtreding wordt doorgaans bestraft met een dwangsom van 100 euro per dag dat de beslissing te laat komt (met een maximum van 15.000 euro). De rechter gaf de man elke keer gelijk. Op 1 maart 2023 stond de teller van uitgekeerde dwangsommen aan de man al op ruim 985.000 euro.

Complex dossier

Volgens onderzoeksbureau Berenschot, dat na ophef in de gemeenteraad door de gemeente werd ingeschakeld om uit te zoeken hoe het zo fout kon  gaan, was een gebrek aan regie op dit hoofdpijndossier de belangrijkste reden dat het zo uit de klauwen liep. ‘Meerdere afdelingen binnen de gemeente wisten zich geen raad met het complexe dossier.’ Er was te weinig overzicht, er werd onvoldoende op resultaat gestuurd en het ontbrak aan een goede strategie.

Onvermogen

Uit het rapport: ‘Het verloop van het dossier Binnenstad is (…) niet te wijten aan een of enkele personen die hun werk niet goed hebben gedaan. In plaats daarvan zien wij een vastgedraaide organisatie die zich geen raad wist met een dossier dat in veel opzichten anders was dan een regulier dossier. Het systeem, de cultuur, de mensen en (...) de organisatie als geheel waren (en zijn) niet ingericht of klaar voor het door ons onderzochte dossier. De verklaring zit hem volgens ons daarin: het onvermogen om om te kunnen gaan met een dergelijk ingewikkeld dossier.’

Miljoenen

Het college van burgemeester en wethouders neemt de conclusies een aanbevelingen van Bureau Berenschot volledig over. Volgens het college komt het te vaak voor dat er niet op tijd wordt opgeschaald binnen de organisatie, waardoor mensen vastlopen. Ook wordt er vaak te laat regie genomen. Dat blijkt: ‘Het dossier is in een periode van vijf jaar geëscaleerd van een handhavingszaak naar een ingewikkeld verzameldossier dat de gemeente inmiddels, naar onze beste inschattingen, enkele miljoenen kost, en waarvan het einde nog niet in zicht is,’ schrijven de onderzoekers.

Problemen aanpakken

De gemeente wil de structurele problemen ‘in de volledige breedte’ aanpakken. De samenwerking tussen de betrokken afdelingen VTH (Vergunningen, Toezicht, Handhaving) en FIJ (Financiën, Inkoop en Juridische Zaken) moet beter. De werkwijze van deze afdelingen in een zogeheten keten werkt prima bij eenvoudige dossiers, maar loopt vast in een zaak als deze, concluderen Berenschot en de gemeente eensgezind. Het informatiebeheer moet op orde, ambtenaren moeten eerder hulp inschakelen in ‘complexe dossiers’ en de aandacht voor juridische kwaliteit moet groter.