Toetsen kost ook (heel veel) geld

Bij deze methode kijken collega-ambtenaren al in een zeer vroeg stadium naar een ict-project en brengen ze een vertrouwelijk advies uit. Naar aanleiding daarvan kan een plan terug naar de tekentafel of zelfs in de prullenbak belanden.

Wat daarvan te denken? Is dit een baanbrekend idee dat veel kan betekenen? Ambtenaren zijn niet gek. En ministers evenmin. Althans ik ken er geen die een ict-project beginnen terwijl ze weten dat het een flop wordt. Ook wanneer halverwege een project de invoeringsdatum, de werking of de kosten niet helemaal volgens planning verlopen, ken ik niemand die zegt: so what?

Vrijwel altijd is er een faire afweging tussen nut en noodzaak van het voorgenomen of lopende project enerzijds en kosten en opbrengsten anderzijds. Desondanks mislukken projecten. Ook ondanks uitgekiende projectbeheerstechnieken, bijeengebrachte expertise en meer. Toch is nu de idee dat (nog) een extra gateway review de overheid kan behoeden voor zulk falen.

Was het maar zo simpel. Want ook bestaande projecten waar ex ante evaluaties en audits plaatsvinden, kunnen later dan beoogd, duurder dan geraamd of minder functioneel dan gehoopt eindigen. Of alledrie. Of zelfs nooit af komen. Ook de regelmatige geseling van de verantwoordelijken door de Algemene Rekenkamer kan niet verhoeden dat ict-projecten blijkbaar lastig te beheersen zijn.

Tegenover de extra waarde van zo’n slimme, nieuwe, uit Engeland geïmporteerde tussentijdse toetsing staan zelfs nadelen. Bijvoorbeeld dat de toetsing alleen ook geld kost. De toetsingscommissie moet betaald worden. En meer nog, toetsing vergt dat de ict’ers een flinke projectdocumentatie bijhouden en klaar staan om nadere schriftelijke en mondeling vragen te beantwoorden. Waarna adviezen volgen over wat nog niet helemaal goed gaat of risicovol is.

Maar er resteren dan twee vragen. Staan de adviseurs ervoor in dat hun advies wél leidt tot een mooi resultaat binnen de gestelde tijd en kosten? En is het totaal van de kosten van alle gateway reviews minder dan de bespaarde middelen? Dat wordt wel het dilemma ‘de kostprijs van de kostprijs’ genoemd. Om een zaak profijtelijk te draaien, moet je secuur weten waar kosten worden gemaakt en waar ze aan toegerekend moeten worden. Dat inzicht is veel waard. Maar het documenteren en administreren van al die informatie kost ook veel tijd geld en moeite.

Ofwel evalueren, auditing en toezicht, alle bedoeld om geld te besparen, kosten ook veel, heel veel geld. Dat daarom niet a priori gerechtvaardigd is. Beter dan de afspraak alle ict-projecten boven de twintig miljoen euro te toetsen, kan men op basis van een korte risicoanalyse besluiten waar en of een gateway review nuttig is. Een duivels dilemma kortom, of weer zo’n extra toetsingsmethode echt zo veelbelovend is als men nu zegt.