Gemeenten merkbaar zuiniger

Goedkopere schoonmaak, een schraler aanbod in het bedrijfsrestaurant en minder bureaus: gemeenten brengen de facilitaire kosten per werkplek flink terug.

Vergeleken met 2010 zijn gemeenten erin geslaagd de kosten op het gebied van onder andere huisvesting, ict, facility management en diensten en middelen vorig jaar met 2.000 euro per werkplek te reduceren. Dat blijk uit het jaarlijkse benchmarkonderzoek Facilitaire Kengetallen Gemeenten van Fier.fm. Het is vijftiende keer dat het vergelijkende onderzoek is gehouden.

Het onderzoek, dat volgende maand pas officieel wordt gepresenteerd, laat een aanzienlijke daling van de totale kosten per werkplek zien. Vooral de huisvestingslasten dalen, een trend die inzette vanaf 2009. Met name de energie- en waterkosten en die van onderhoud zijn sindsdien fors teruggelopen.


Ondergrens
De economische crisis is volgens Fier.fm-directeur Remko Oosterwijk bepalend voor de trend. Gemeenten houden vaker de hand op de knip. Enerzijds gaan ze voor minder kwaliteit. De ondergrens van wat nog acceptabel is, is echter bijna bereikt. ‘Anderzijds worden gemeenten creatiever en innovatiever.

En niet onbelangrijk: ze onderhandelen slimmer en hebben veel meer zicht op de contracten en stellen zich assertiever op richting de leveranciers van diensten’, zegt hij. Intussen werpt ook het Nieuwe Werken zijn schaduw vooruit. Het aantal vierkante meters per werkplek stijgt. Dat komt omdat er steeds minder ambtenaren een vaste werkplek hebben. Een terugschakeling in ruimtegebruik van een derde is volgens deskundigen op termijn niet onmogelijk. Niet alleen de huurlasten gaan dan naar beneden, maar ook de facilitaire kosten.

Watercoolers
Uit het onderzoek blijkt dat gemeenten behoorlijk minder kwijt zijn aan consumptieve kosten. Dat zijn de kosten die te maken hebben met het bedrijfsrestaurant, de catering tijdens vergaderingen en de koffiecorners. Voor wat betreft het bedrijfsrestaurant zijn de kosten per werkplek met dertig euro gedaald, tot net onder de tweehonderd euro. Er zijn gemeenten die overwegen hun bedrijfsrestaurant maar helemaal te sluiten, zeker waar gemeentehuizen in het centrum liggen of waar medewerkers tussen de middag en masse thuis gaan eten.

De nieuwe zuinigheid treft ook de watercoolers. ‘Die apparaten deden een paar jaar geleden vrijwel overal hun intrede. Ze gaan nu weer de deur uit: er blijkt bij nader inzien toch niet zo’n behoefte aan dat hele koude water’, zegt Oosterwijk.

Gemeenten slagen er niet in over de hele linie de facilitaire kosten terug te dringen. Een stijgende kostenlijn laat bijvoorbeeld het onderdeel documentenmanagement (reproductie, postkamer en archief) zien. De kosten per werkplek zijn in één jaar tijd met gemiddeld 250 euro gestegen.

Oosterwijk: ‘Oorzaak? De hybride omgeving. Veel organisaties zijn aan het omschakelen naar digitaal. Zolang die transitie nog niet helemaal is voltooid, moet je dus én-én hebben: papier en digitaal. Dat zorgt voor dubbele kosten. Maar je zult zien, dat over een paar jaar, als de omschakeling een feit is, de kosten voor documentenmanagement flink zullen dalen.’

Externen
Ook de ict-kosten per werkplek stegen, zij het met iets meer dan 1 procent naar verhouding erg licht. Een belangrijke reden voor die relatief geringe stijging is dat gemeenten op ict-gebied steeds meer onderling gaan samenwerken. ‘En vergeet niet dat er als gevolg van de bezuinigingen door gemeenten in de ict-hoek veel externe inhuur is geschrapt’, aldus Oosterwijk.

---

---