Zero based begroten leidt tot draagvlak

Het was tijdens de tweede week van de vakantie dat ik een appje ontving. “Wanneer ben je terug van vakantie? We hebben je nodig!” Zo begon een avontuur dat eindigde in het leukste project dat ik ooit uitvoerde. Ik had net 2 projecten afgerond, waarna ik eindelijk van een welverdiende vakantie kon genieten.

Na terugkomst had ik gelijk een gesprek bij een gemeente. Met de concerncontroller en de programmaverantwoordelijk Directeur. De Wethouder had een probleem. Hij was verantwoordelijk voor een bestuurlijk programma dat geld op moest leveren voor de gemeente. Maar dat deed het niet.  

De concrete vraag was tweeledig. Onderzoek hoe het komt dat het programma geen geld oplevert en onderzoek of de afwijking structureel dan wel incidenteel is?

De beantwoording van de gestelde vragen leek een peulenschil. Want er was toch inzicht in de opbouw van de begroting? Daar konden we dan de realisatie tegenaan zetten en vervolgens de verschillen analyseren.

De waarheid was echter weerbarstiger. Uit interviews met de hoofdrolspelers binnen het programma bleek dat de opbouw van de begroting niet helder was. Ja, er waren uitgangspunten, maar ook uitzonderingen en op die uitzonderingen volgden ambtelijke EN politieke afspraken waardoor een verwacht resultaat op het programma een eigenstandige waarheid was geworden. Een incidenteel berekend overschot werd structureel. Het resultaat van het programma was heilig verklaard. Dat was logisch omdat het resultaat werd gebruikt om andere doelen binnen de begroting te financieren.

Wellicht klinkt dit enigszins herkenbaar binnen uw gemeente?

Wat er ook werd geprobeerd om te nuanceren, het lukte niet. Toevallige meevallers in eerdere jaren, verbloemden de sluimerende tekorten die dreigden op het programma.

Afgesproken was dat gedurende het onderzoek tussenresultaten zouden worden gedeeld. In feite was de conclusie dat de regelgeving die de gemeente zichzelf had opgelegd te uitgebreid was, en te veel uitzonderingen bevatte. Ook was de relatie losgelaten tussen de inhoud en het resultaat van het programma.

De gemeente verstrekte een aanvullende opdracht om de begroting van het betreffende programma weer in overeenstemming te brengen met het beleid. Én de methodiek van begroten goed te documenteren.

De geformuleerde beleidsuitgangspunten werden vertaald in de praktijk van een zero based begroting. In feite werd de begroting totaal van nul af aan opgebouwd.

Het resultaat was een gevolg van het beleid. Wilde je een ander resultaat? Dan moest je de beleidsregels aanpassen. Doordat wij volledige transparantie gaven in het opstellen van de begroting werd tot op wethouderniveau duidelijk wat de financiële gevolgen waren van het gekozen beleid. Dit leverde draagvlak op elk niveau op.

Het gevolg was wel dat binnen de begroting van de gemeente extra geld gevonden moest worden om de gevolgen te financieren. Het bestuurlijke programma leverde namelijk echt veel minder op.

De belangrijke les die de gemeente als geheel trok was dat de begroting altijd een resultante is van het beleid dat is geformuleerd. Om een ander resultaat in de begroting te verkrijgen, is echt beleidsaanpassing nodig. Transparantie bij het opstellen van de begroting vergroot draagvlak. Het wegwuiven van budgettaire problemen leidt er uiteindelijk toe dat de wal het schip keert.

EIFFEL hielp door terug te gaan naar de basis en de uitgangspunten van de begroting door te rekenen en hier volledig transparant in te zijn. Het was jammer dat uiteindelijk de financiële wal het schip keerde, maar het probleem is structureel opgelost. Wij kunnen ons voorstellen dat uw gemeente liever voorkomt dan repareert. Onze ervaring in het opstellen van een zero based begroting stellen wij graag aan u beschikbaar.

Bel ons voor het doornemen van uw begroting.

Voor  bescherming van de betrokken gemeente en haar ambtenaren binnen noemen we geen namen in dit artikel.