Inrichting iv-control

Scherp zicht op kosten en baten.

De beheersing van de ICT of Informatievoorziening (IV) is voor veel organisaties een hoofdpijndossier. Dat dit binnen de Rijksoverheid niet anders is, behoeft weinig toelichting. We kennen allemaal de voorbeelden van grote mislukte ICT-projecten in overheidsland, zoals de vernieuwing van de digitale infrastructuur van Defensie SPEER of de ontwikkeling van een nieuw IT-systeem voor de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit. Maar ook buiten het zicht van die mediagenieke fiasco’s worstelen veel organisaties met vraagstukken op IV-gebied.

Projecten die uit de hand lopen en kosten die onvoldoende worden beheerst, kunnen een symptoom zijn van onvoldoende ‘in control zijn’ op IV-gebied. In dit artikel willen we twee herkenbare uitdagingen uitlichten: onvoldoende inzicht in de totale kosten van de Informatievoorziening en onvoldoende zicht op wat het oplevert. Er is gerichte IV-control nodig om deze uitdagingen het hoofd te bieden.

 

Total Cost of Ownership

Weinig organisaties slagen erin om de totale kosten van de Informatievoorziening goed in beeld te krijgen. Het begint al bij de inrichting van de administratie. Deze is vaak niet geschikt om de juiste dwarsdoorsnedes te kunnen maken. Een eenvoudige vraag wat een specifiek onderdeel kost, is dan al lastig te beantwoorden. Terwijl dit wel relevant is, bijvoorbeeld voor het doorbelasten van deze kosten aan derden.

 

Maar het wordt nog veel ingewikkelder wanneer de toekomstige kosten ter sprake komen. Door meerdere jaren vooruit te kijken, ontstaat inzicht in de Total Cost of Ownership’. TCO is het totaal van: (1) Initiële investering, (2) bijbehorende afschrijving en (3) Bijkomende kosten, zoals onderhoud en beheer. Deze lopen vaak nog jaren door!

 

In de praktijk worden investeringen vooral op de eerste twee categorieën beoordeeld en wordt de derde component voor het gemak ‘vergeten’. De investeringskeuze is dan wellicht onvoldoende gefundeerd gemaakt. Op het eerste gezicht verstandige keuzes kunnen dan verkeerd uitpakken, de kosten lopen mogelijk uit de hand. 

 

Batenmanagement

De kostenkant is slechts één kant van de medaille. Want waar het nog vaker aan ontbreekt, is goed inzicht in de opbrengsten van de IV-investeringen. We spreken dan van batenmanagement of waardenmanagement. We investeren om waarde te creëren voor de klant, de burger, de maatschappij of de organisatie zelf. Of het nou gaat om ‘ouderwetse’ ICT-projecten en business cases of om Agile werken met Lean business cases. Daarbij draait het dus niet alleen om geld, maar vooral ook om klanttevredenheid, welzijn, milieu, veiligheid en al het andere van waarde. Belangrijk dus om deze zaken mee te wegen in de investeringsbeslissingen.

 

Slechts weinig organisaties slagen erin om dit batenmanagement goed in te vullen. Door Agile te gaan werken worden voor het gevoel wel stappen in de goede richting gezet, omdat klantwaarde daarin nou eenmaal centraal staat. Maar ook dan is de praktijk weerbarstig. Want de product owner die namens de business over de klantwaarde gaat, heeft vaak moeite om deze te bepalen.

 

De controller zou hierbij goed kunnen helpen, maar deze is vaak niet aangehaakt. Bovendien bekijkt deze de nieuwe ontwikkelingen met argusogen en houdt vast aan ‘oude’ tools die haaks staan op het Agile gedachtengoed. Dit is de rechterkant van het Agile Manifesto: processen, documentatie, contracten en plannen. Met als gevolg dat deze batenkant, net als de kostenkant, een sprong in het duister wordt.

 

IV-Control: controlling met kennis van zaken

Wie dus inzicht heeft in de totale kosten en baten van de Informatievoorziening, kan betere investeringsbeslissingen nemen en meer waarde creëren. Niet per se kosten besparen trouwens, omdat meer kosten aan de voorkant kunnen leiden tot veel meer waarde aan de achterkant. Juist die focus op kostenbesparingen die we zo gewoon zijn en waar ook controllers zich traditioneel hard voor maken, kan in een IV-gedreven organisatie verkeerd uitpakken.

 

Vergelijk het met de mobiele telefoon. Die werd eerst steeds kleiner en goedkoper en toen weer groter en duurder, maar wel met veel meer functionaliteit. Waren we toen voor verdere kostenbesparing gegaan, dan hadden we nu allemaal met hele kleine Nokia’s rondgelopen, in plaats van met de ons bekende smartphones.
Kortom, het wordt tijd voor een vorm van IV-Control die meegaat met de tijd, met kennis van en begrip voor IV-ontwikkelingen.

 

Dit leidt tot de volgende tips om in control te komen:

1. Breng de totale kosten van de ICT in beeld (huidig en toekomstig) en pas de administratie indien nodig aan op de informatiebehoefte.
2. Maak serieus werk van batenmanagement, zowel financieel als niet-financieel. Verwacht niet dat dit met de introductie van Agile werken vanzelf gaat.
3. Zorg voor IV-controllers met kennis van Informatievoorziening én ontwikkelingen als Agile werken. Dit voorkomt dat de nieuwe werkelijkheid met oude tools wordt ‘bestreden’.

 

Wat kan EIFFEL voor u betekenen?

Bij EIFFEL beschikken we over de nodige kennis en ervaring om invulling aan de juiste vorm van IV-Control te helpen geven. Het doel is om samen met uw eigen Finance en Controlfunctie aan de slag te gaan en te zorgen dat zij het zelf kunnen voortzetten. Om daarmee de Informatievoorziening eindelijk écht in control te brengen.

 

Meer weten over onze oplossingen? Neem dan contact met ons op!

 

Eelko Plomp, Business Consultant

eplomp@eiffel.nl / tel: 06 1358 70 27

LinkedIn