Besparen op staven

Overheidsorganisaties kennen uitgebreide stafdiensten, leert bijvoorbeeld de kritische Berenschotpublicatie Heeft iemand de overhead gezien?, verschenen in januari. Grote staven zorgen voor personeelszaken, financiën, ict en administratie. Ze zijn onmisbaar omdat ze facturen verwerken, zorgen dat de lonen worden uitbetaald en dat pc's werken. Uitvoerende stafdiensten worden echter gaandeweg geïntegreerd. Deze sso-vorming is geïnspireerd door managementgoeroes als Tom Peters, door de mogelijk heden van de ict-revolutie en in belangrijke mate ook door bezuinigingsnoodzaak. Voor dat laatste doel zijn veel diensten in één organisatie bijeengebracht en op een plaats geconcentreerd, in plaats van gehandhaafd als decentrale bedrijfsbureau 'om de hoek van de gang'.

Mogelijk is deze eerste generatie sso's die nu is ontstaan maar een tijdelijke verschijningsvorm. Langs vier sporen kan de sso zich verder ontwikkelen, het debat is nog gaande over welke vorm de juiste is. Een eerste spoor is om de huidige generatie sso's te bundelen met andere en zo enkele grote serviceorganisaties te bouwen, die in concurrentie met elkaar voor de departementen werken. Een tweede spoor is om rijksbreed alle eenheden die financiële of juist personele werkzaamheden verrichten bijeen te brengen en zo gespecialiseerde sso's op te richten. Bij sso-managers zelf leeft ook wel een derde idee, om kleiner te willen worden, door minder uitvoerend werk zelf te doen, maar wel de opdrachtgevers te helpen alle diensten bij derden in te kopen. Een deel van deze werkzaamheden zou immers ook door andere publieke of private partijen kunnen worden gedaan.

Outsourcing van diensten, het vierde spoor, is ook een optie. Is sso-vorming al een succes? Dat is lastig te zeggen. Het blijkt niet eenvoudig om vast te stellen of het oorspronkelijke doel - meer kwaliteit met minder ambtenaren - is gehaald. Wat zijn de redenen? Twee springen eruit. Veel dienstverlenend stafwerk is lastig te gieten in producttermen, waar een prijs en kwaliteitsniveau aan gekoppeld kan worden. Inzicht in de ontwikkeling van de kwaliteit van de dienstverlening in de tijd is vaak niet mogelijk.

Er is ook een tweede, dieperliggend probleem. Departementale opdrachtgevers vinden 'opdrachtgeven' eigenlijk heel lastig. Al die gesprekken over servicelevel agreements zijn niet hun favoriete tijdverdrijf. Door gebrek aan tijd en aandacht zijn lijnmanagers hierdoor over geleverd aan de uitvoerende sso, die eigenlijk in hoge mate bepaalt wat geleverd wordt en tegen welke prijs en kwaliteit.

Zo bezien is het eigenlijk een wonder dat dankzij de eerste generatie sso's al flinke taakstellingen op ambtenaren zijn behaald. Onbekend is of die taakstellingen zijn bereikt door slimmer ingerichte werkprocessen of door een lager dienstverleningsniveau, en of die besparingen ook niet bereikt konden worden met slimme ict zonder opschaling van stafdiensten. Voorlopig tuft der sso-trein voort, gedreven door de kabinetstaakstellingen. Langs vier sporen. Waarheen zal snel blijken nu het kabinet verdere besparingen wil gaan opleggen.