Provincie Zuid-Holland omarmt GenAI, maar wacht een monsterklus

Generatieve AI belooft het werk van ambtenaren volledig te transformeren, van complexe ruimtelijke puzzels oplossen tot beleidsstukken schrijven. Maar voordat deze technologie echt kan doorbreken, moet de provincie eerst haar enorme informatiehuishouding op orde brengen. Twee betrokken experts delen hoe zij werken aan deze uitdaging en de kansen die AI biedt.

In hun dagelijks werk zijn provincieambtenaren vaak vele uren bezig met het leggen van ruimtelijke puzzels, terwijl een digitale assistent hen in luttele seconden een ontbrekend stukje kan aanreiken. Neem bijvoorbeeld het openbaarmakingsproces in het kader van de Wet open overheid (Woo). AI-tools kunnen het uitzoekwerk voor de vraag of informatie wel of niet moet worden weggelakt, grotendeels uit handen nemen. Dat generatieve AI het werk van provincieambtenaren ingrijpend kan veranderen, is duidelijk. Maar er moet nog veel gebeuren voordat het zover is.

Informatie duurzaam toegankelijk maken

In het provinciehuis in Den Haag is Pearl Hagen, projectmanager duurzaam digitaal informatiebeheer, aangeschoven. Sinds iets meer dan een jaar werkt zij voor Zuid-Holland aan het programma ‘Informatietransitie’. Haar missie is om informatie duurzaam toegankelijk te maken. De provincie heeft dit omvangrijke programma, dat tot 2028 loopt, opgezet om ervoor te zorgen dat informatie beter vindbaar, bruikbaar en betrouwbaar wordt.

Dat is noodzakelijk, want het toekomstige succes van generatieve AI staat of valt met de kwaliteit van provinciale data, zo vertelt Hagen. ‘Onze provincie heeft zoveel informatie in huis dat je op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer ziet.’ Het project waar zij aan werkt, moet ervoor zorgen dat de data goed vindbaar is en kan worden hergebruikt, bijvoorbeeld om generatieve AI mee te voeden. ‘Maar wanneer wij informatie willen hergebruiken of data willen combineren, moeten we zeker weten dat we met de juiste en meest actuele versie werken, zodat de uitkomsten betrouwbaar zijn.’

Menselijk handelen veranderen

Om het project te laten slagen, is echter meer nodig dan alleen het op orde brengen van data. ‘Het is groter dan dat. Dit gaat ook over het veranderen van menselijk handelen, bestaande processen en de manier waarop we georganiseerd zijn.’

Aan de andere kant van de tafel zit Guido Scheuerman, adviseur digitale innovatie voor de provincie, geïnteresseerd mee te luisteren. Naar eigen zeggen probeert hij als een soort makelaar nieuwe technologieën te koppelen aan de bestaande provinciale opgaven. Scheuerman organiseert experimenten met nieuwe technologieën, waarvan sinds een jaar of twee het merendeel met AI te maken heeft. ‘Ik bewaak bij deze experimenten het innovatieproces en geef gevraagd en soms ongevraagd advies over nieuwe toepassingen die impact kunnen hebben op de organisatie.’

AI veilig toepassen

De provincie Zuid-Holland heeft voor vernieuwing duidelijke ‘basisuitgangspunten’ opgesteld, legt Scheuerman uit. ‘De juridische kaders zien we als een minimum waar we niet onder willen zakken. Daarnaast willen we op ethisch vlak een stap verder gaan door publieke waarden expliciet mee te nemen.’

Een van de meest succesvolle experimenten tot nu toe is de PZH-assist, die inmiddels breder is uitgerold binnen de organisatie. Het gaat om een veilige variant van het taalmodel ChatGPT, waarbij ambtenaren vragen kunnen stellen en antwoorden ontvangen. De ingevoerde data blijven bij het gebruik van deze tool volledig in eigen beheer. Daarnaast werkt men aan chatbots met meer domeinspecifieke informatie, zoals recentelijk een chatbot die alles weet over verlofdagen en IKB-budgetten. ‘Laaghangend fruit,’ noemt Scheuerman dat.

Beleid ondersteunen

Het werk van provincieambtenaren zal echter pas echt worden beïnvloed als GenAI beleidsstukken kan schrijven of ambtenaren daarbij kan assisteren. Scheuerman: ‘De provincie is een beleidsfabriek. We produceren een enorme hoeveelheid beleidsdocumenten. Je zou de technologie bijvoorbeeld kunnen gebruiken om documenten goed vindbaar te maken.’

Hij illustreert dit met een voorbeeld: ‘Stel dat ik een uitgebreid stuk schrijf over AI-beleid. Het zou geweldig zijn als een assistent kan suggereren hoe ik de tekst beter kan indelen, herschrijven of aanvullen om deze leesbaarder te maken. Met suggesties voor metadata kan ook de vindbaarheid verbeteren.’

Langdurige processen

Waar Scheuerman zich richt op nieuwe AI-ontwikkelingen, houdt Hagen het overzicht over de enorme opgave die hiervoor de basis moet leggen. Dit is een langdurig proces, dat nog jaren in beslag zal nemen. Niet alleen moeten de processen binnen de provincie worden verbeterd, maar ook de gigantische hoeveelheid aanwezige informatie moet klaar worden gemaakt voor toekomstig gebruik.

Hagen: ‘We voeren diverse deelprojecten uit, zoals het beheer van metadata. De provincie bleek hierbij andere standaarden te hanteren dan de verplichte landelijke standaarden. We proberen de informatie generiek te maken en passen dit proces ook toe op onze geo-informatie. Maar voordat we hiermee kunnen beginnen, moet er binnen de professionele teams overeenstemming worden bereikt over de metadatamodelleringen en schema’s. Daar zitten we nu middenin.’

Inhaalslag maken met data

Uiteindelijk is het doel om de standaardisatie van metadata zoveel mogelijk door technologie te laten uitvoeren, zodat gebruikers dit niet handmatig hoeven te doen. ‘We moeten niet alleen voortaan anders gaan werken, maar ook een inhaalslag maken,’ vult Hagen aan. Terwijl AI zich razendsnel ontwikkelt, heeft de provincie nog veel tijd nodig om haar informatiehuishouding op orde te brengen. ‘Onze medewerkers kennen nu toepassingen als ChatGPT en Gemini. We willen niet dat ambtenaren met externe bronnen aan de slag gaan, dus moeten we zorgen dat onze interne informatie betrouwbaar en up-to-date is voor eigen AI tooling.’

Snelheid maken is mogelijk

De samenwerking tussen Hagen en Scheuerman balanceert tussen de lange termijn en het tempo van nieuwe ontwikkelingen. ‘Ik denk dat we best wat snelheid kunnen maken,’ zegt Scheuerman. ‘We pakken het gewoon heel praktisch aan. Bij gebrek aan metadata en versiebeheer werken we nu met gecureerde documentensets, die door mensen zijn gecontroleerd. Dit kunnen we blijven doen totdat onze metadata volledig op orde is.’

Zolang de informatiehuishouding niet op orde is, blijven scenario’s waarin een chatbot bijvoorbeeld het vergunningsproces volledig automatiseert, nog ver weg. ‘De grote processen hebben tijd nodig. Maar dit geeft ons ook de kans om te experimenteren met de technologie en zorgvuldig na te denken over ethische kaders.’

Diepgaande impact op organisatie

Scheuerman is vooral verrast door de diepgaande impact van GenAI op alle processen en systemen binnen de provincie. ‘Vroeger trainden we algoritmen met gestructureerde datasets, zoals meetgegevens van wegverkeerslussen. Het ging om een klein, afgebakend deel van de informatiehuishouding. Nu raakt GenAI de hele informatiehuishouding, en dat vraagt veel meer organisatie.’

Hagen beaamt dit. ‘Het raakt aan onze manier van werken en organiseren. We moeten deze ontwikkeling bekijken vanuit een veranderkundig perspectief, niet alleen als een technologische innovatie.’

Druk komt nu vanuit gebruikers

Hagen merkt tot slot op hoe snel medewerkers de nieuwe technologie omarmen. ‘Wat mensen thuis al kunnen met tools zoals ChatGPT en Gemini, verwachten ze ook in een professionele organisatie te kunnen doen. Voor de provincie ligt er dus een zekere druk om mee te gaan, maar dan wel op een veilige en betrouwbare manier. Het op orde brengen van onze informatiehuishouding is niet langer alleen een juridische noodzaak; het is ook nodig om de mogelijkheden van AI te benutten en het werk van onze medewerkers efficiënter te maken.’