Westland kan papieren archieven volledig afschaffen

De gemeente Westland mag alle papieren documenten vervangen door digitale versies, als eerste gemeente in Zuid-Holland. Dat is geen simpel besluit; het aanlooptraject voor de ‘substitutie’ vergde bijna drie jaar.

Versnipperaar
Veel gemeenten werken al met digitale documenten, maar het afschaffen van papieren archieven is een stap die aan strikte regels is gebonden. De gemeente Westland heeft een algemene machtiging voor de vervanging van papieren documenten gekregen van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. Daardoor kan Westland haar informatiehuishouding volledig digitaal gaan inrichten; papieren documenten kunnen na digitalisering de versnipperaar in.

Wabo
Allereerst zijn de fysieke documenten aan de beurt uit de processen rond de Wabo, vergunningsgebonden controle en (AMvB-)meldingen op grond van de Wet milieubeheer vanaf 1 oktober 2010. “Zodra andere archiefverzamelingen of documenten uit processen voor vervanging in aanmerking komen mag het college van B&W door de verkregen algemene machtiging hiertoe zelf een besluit nemen”, zegt Silvie van Lin, projectleider substitutie van de gemeente Westland. De eerstvolgende fysieke documenten die voor vervanging in aanmerking komen zijn die uit de archieven van Bouwen, Sociale Zaken, WMO en P&O. “Het is de bedoeling dat uiteindelijk alle fysieke documenten uit processen voor substitutie in aanmerking komen.”

Handboek
GS (en de provinciale archiefinspecteur) gaan pas akkoord met de vervanging als er een goed ‘Handboek vervanging’ is opgesteld. Het opstellen en aanpassen van dat handboek nam veel tijd in beslag, aldus Van Lin. “Je moet immers weten hoe je precies wilt gaan werken. Dat wordt pas duidelijk als het in de praktijk wordt nagebootst. Dan weet je ook gelijk waar je tegenaan loopt, niet alleen qua techniek maar ook qua wijzigingen in de manier van werken door de medewerkers die documenten selecteren, scannen, registreren, archiveren en vernietigen. Het kost tijd om de nieuwe procedures conform het vervangingproces te laten verlopen.” Zaken als werkvolgorde, bestandsformaten, autorisaties en kwaliteitsprocedures spelen een rol. Het garanderen van de integriteit van de digitale documenten (heeft er geen onbevoegde wijzigingen aangebracht?) bleek ook minder eenvoudig dan gedacht.

Zaken
Uiteindelijk wil Westland helemaal digitaal werken, maar Van Lin zegt er nog geen zicht op te hebben wanneer het zover is. Dat hangt mede af van de voortgang van het ‘zaakgericht werken’ dat de gemeente nu aan het invoeren is, met behulp van zogeheten midoffice-software. Stroomlijning van de processen (waaruit de ‘zaken’ en bijbehorende digitale documenten voortkomen) is dus eerst aan de orde.