West-Friese gemeenten gaan hun ICT samen doen

Met de oprichting van een gezamenlijke ICT-afdeling verwachten vijf Noordhollandse gemeenten efficiënter, beter en goedkoper uit te zijn. Daarvoor moet ook de informatiehuishouding worden geharmoniseerd.

1 januari 2014
Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer en Medemblik komen samen in het 'shared service center' DeSom, waarvoor een gemeenschappelijke regeling is opgezet. De naburige gemeente Koggenland heeft aangekondigd op een later moment in te willen stappen. De samenwerking, die een vrij lange aanloop heeft gehad, is deze week door de laatste raadsvergadering gekomen en kan op 1 januari 2014 officieel van start. In eerste instantie zullen de technische infrastructuren (waaronder het PC-park) worden verenigd en geharmoniseerd; de glasvezelverbindingen tussen de gemeenten zijn al aanbesteed en gegund.

Informatisering harmoniseren
"Maar daar ga je niet echt het meest mee verdienen", zegt Almar Wimer Siebenga, tot vorig jaar directeur van het Friese ISZF (een van de eerste gemeentelijke shared service centers) en nu als 'kwartiermaker' druk bezig met de start van DeSom. ”In deze fase winnen we aan continuïteit en kwalileit van de ICT-dienstverlening. In de volgende fase willen we de informatisering harmoniseren, dus waar mogelijk de processen en de toepassingen samen aanpakken. Daarbij moet je wel de regie heel duidelijk bij de gemeenten laten."

Procedures doorlopen
Siebenga begon in februari in het gemeentekantoor van Medemblik (in Wognum). "Er lag al een basis, met een goedgekeurd projectbudget en een business case, en vijf gemeenten die zeiden 'we willen dit'." Het was overigens niet zo dat hij op basis van zijn ISZF-ervaring heel snel een SSC uit de grond kon stampen. "Je moet wel alle procedures doorlopen."

Supernetwerkorganisatie
De les die Siebenga in ieder geval samen met zijn bestuurlijke opdrachtgevers wel goed in de praktijk wil brengen, is dat verantwoordelijkheid en betrokkenheid dicht bij de gemeenten blijven. "Gemeenschappelijke regeling is een beetje een besmette term geworden, dus je moet de deelnemende gemeenten wel het gevoel geven dat ze in control blijven. Dit wordt ook een GR waarvan de bedrijfsvoering zoveel mogelijk door alle gemeenten wordt geleverd. De huisvesting door de gemeente Medemblik, en communicatie, financiën en juridische zaken elk weer bij een andere gemeente. Het is een soort supernetwerkorganisatie."

Complicaties

Een ietwat complicerende factor is dat drie van de gemeenten - Drechterland, Enkhuizen en Stede Broec - elkaar in de aanloop naar DeSom hebben gevonden en hebben besloten per 1 januari 2015 ambtelijk te fuseren. "De tijd staat niet stil, we hebben de aanpak moeten bijstellen. Die ambtelijke samenwerking is door DeSom deels ook makkelijker geworden." Maar ook de noodzaak tot samenwerking met een RUD en in het sociaal domein brengen een lastige dynamiek. Siebenga: "Je ziet dat door het gewenste tempo het verleidelijk wordt om tot suboptimale oplossingen te komen. Maar je wilt bijvoorbeeld niet weer voor elke functie een apart zaaksysteem of telefonie-oplossing hebben."

Evenwaardige partners
Met de grootste buurgemeente Hoorn werken de DeSom-gemeenten al samen op het gebied van werk en inkomen. Siebenga hoopt op de langere termijn op deelname van Hoorn in DeSom in een organisatie waarin door verdere krachtenbundeling wellicht drie evenwaardige partners aan tafel zitten. Dat dat laatste wel belangrijk is, is ook een ISZF-les.

Vooral internen
Er lag bij de komst van Siebenga een plan om met vooral externe mensen de organisatie te bouwen en pas bij implementatie de locale collega's te laten instromen in de nieuwe organisatie. "Maar ik heb meteen de nadruk gelegd op het samenbrengen van de eigen mensen in het nieuwe kantoor in Wognum, gemeente Medemblik. Nu zijn de vijf helpdesks inéén geschoven, maar zijn we ook meteen in staat om samen de infrastructuur vorm te geven en in beheer te nemen. En alle kennis blijft in huis. Er worden wel externen ingezet, maar die moet je zoveel mogelijk misbaar maken."