‘Wereld te winnen’ in relaties met leveranciers

Te vaak blijkt de rol van leveranciers in overheidsprojecten niet realistisch en te vaak worden aannames gedaan over de rol van opdrachtgevers. Dat schrijft het Adviescollege ICT-toetsing in de jaarrapportage. Overheden moeten de regie nemen, maar ze moeten ook vooraf zorgen voor beter zicht op de kosten en baten.

‘Marktpartijen speelden ook in 2021 een belangrijke rol in veel overheidsprojecten’, schrijft het adviescollege. Mogelijke oplossingen zijn betere marktverkenningen en het concreet maken van verwachtingen. Werken overheden hier niet aan, dan lopen zij het risico in een situatie terecht te komen waarin leveranciers volgens de opdrachtgever tekortschieten.

Regie nemen

Overheden moeten zich goed laten informeren over de marktpartijen, hun producten en de te stellen eisen. Gaat het om nieuwe gebieden, voer dan een marktconsultatie uit waarin het product, de dienst en het samenwerkingsmodel aan de orde komen. Overheden moeten de regie nemen. ‘Zorg dat hiervoor voldoende kennis in huis is.’

Het adviescollege zag het afgelopen jaar nog steeds projecten die vooraf onvoldoende inzicht gaven in de businesscase. ‘Als gevolg daarvan lopen organisaties het risico dat vernieuwingen juist extra kosten en geen besparingen opleveren.’ Met een goede probleemanalyse, waarbij de kosten en baten duidelijk worden, ‘kan voorafgaand aan een project een onderbouwde afweging gemaakt worden of de baten opwegen tegen de kosten’.

Verder gaat er in de beginfase dikwijls weinig aandacht uit naar de processen en krijgt het technische systeem de volle aandacht. ‘Er bestaat dan een groot risico dat een ict-applicatie wordt ontwikkeld die niet goed aansluit bij de praktijk.’ Het adviescollege constateert ook dat organisaties die een nieuw systeem invoeren, vaak geen rekening houden met de beheer- en onderhoudsfase. Dat moet natuurlijk wel.