Webapplicaties vormen risico

Steeds meer overheden automatiseren hun bedrijfsprocessen via het web. Dat komt de efficiency van hun bedrijfsvoering ten goede. Maar als zij verzuimen om hun IT-beleid aan te passen, dreigen de voordelen om te slaan in nadelen.

Ook bij de overheid kiezen steeds meer organisaties ervoor om hun interne bedrijfsprocessen te ondersteunen met behulp van webbased applicaties (Software as a Service, alias SaaS). Het gaat om bijvoorbeeld online applicaties voor personeelswerving, extranetten voor cliënten en relaties, geautomatiseerde inkoophandelingen via webservices, online selfservice-oplossingen en online tools voor klanttevredenheidsonderzoeken.

Webbased applicaties stellen de overheid zo in staat haar bedrijfsvoering efficiënter te maken. Een deel van het interne bedrijfsproces, dat vroeger door de eigen IT-afdeling werden ondersteund, verhuist naar webservers van externe dienstverleners. Voor een deel gaat het daarbij om standaard applicaties, maar in heel veel gevallen ook om maatwerk dat door een IT-dienstverlener of internetbureau wordt ontwikkeld. Ook komt het steeds vaker voor dat er maatwerk wordt ontwikkeld in aanvulling op standaard SaaS-diensten.

Maar deze trend van nieuwe webapplicaties met een verschillende platformsignatuur brengt voor de overheid ook grote risico’s mee. Zo kan een lappendeken ontstaan van verschillende webapplicaties. Zodra er al eentje verandert, kan dat onvoorspelbare gevolgen hebben voor andere applicaties. De efficiencyvoordelen worden op die manier teniet gedaan.

Organisaties die kiezen voor een vergaande vorm van SaaS, moeten eerst hun hele IT-beleid tegen het licht houden. Dat is nodig om hun bedrijfsvoering beheersbaar te houden.

Eén van de risico’s van SaaS is de grote afhankelijkheid van externe partijen. Het kan gebeuren dat overheden voor een cruciaal onderdeel van hun bedrijfsprocessen afhankelijk worden van een kleine technologische online dienstverlener. Vaak gaat dat hand in hand met het ontbreken van goede documentatie van de webapplicatie in kwestie. Daardoor is deze applicatie niet zo makkelijk bij een andere dienstverlener onder te brengen.

Daarnaast neemt het risico op storingen behoorlijk toe naarmate meer applicaties op verschillende plaatsen worden gehost. Dat komt door meer uitval van software-service, maar doordat er veel koppelingen met de interne IT-omgeving moeten worden gerealiseerd. Verder hebben online applicaties allemaal hun eigen beveiliging, waardoor medewerkers beschikken over veel toegangscodes. Dat vergroot het risico van misbruik als zij uit dienst zijn. Tenslotte vergroot de complexiteit van alle webbased applicaties de kosten doordat er bij elke wijziging veel moet worden overlegd en afgestemd.

Marc-Paul Brandt is algemeen directeur van eFocus