Oude software problematisch voor historische archieven

Regionale archieven dreigen in de problemen te komen door een oerwoud aan verouderde software waarop materiaal door gemeenten, provincies en waterschappen is opgeslagen, zo blijkt uit een rondgang van AG Connect. Ook floppy’s en cd-roms zorgen vanwege bitrot voor problemen. ‘Jarenlang werd er vrolijk allerlei soorten software aangeschaft en wij denken nu: hoe gaan we dit ooit nog goed bewaren?’

Vele verschillende soorten

AG Connect heeft voor de rondvraag over data-archivering contact opgenomen met elf Regionaal Historische Centra (RHC's) die zijn aangewezen als ‘archiefbewaarplaatsen’ voor de lokale overheden. Een zestal van deze benaderde organisaties heeft medewerking verleend. In gesprek met een aantal archivarissen wordt duidelijk dat zij forse problemen verwachten voor de komende jaren. De oorzaak: de vele verschillende soorten verouderde software waarop veel archiefmateriaal in de afgelopen jaren is bewaard.

 

Verplichting

Gemeenten, provincies en waterschappen zijn verplicht om informatie die is aangemerkt voor 'blijvende bewaring' op tijd over te brengen naar zogeheten archiefbewaarplaatsen. Deze zijn bij de regionale historische centra ondergebracht. Het gaat bijvoorbeeld om bestemmingsplannen, geografische objecten en procedurestukken. Ook videovergaderingen, WhatsApp-berichten en tweets kunnen voor blijvende bewaring worden aangemerkt.

 

Geen problemen met papier

Hella Timmermans, archivaris bij het Brabants Historisch Informatie Centrum, licht toe hoe dat dat in zijn werk gaat. ‘Overheden moeten de stukken die als bewaarstukken zijn aangemerkt uiterlijk 20 jaar na dato verplaatst hebben naar een e-depot, dat is een plek waar ze blijvend worden bewaard. Voorlopig gaat het dus nog om de stukken van vóór het millennium. Wat we nu overdragen is vrijwel uitsluitend papier. Dat gaat dan ook prima, omdat het gewoon een kwestie van inscannen is. Maar in de periode na 2000 zijn overheden steeds meer digitaal gaan werken. We weten daarom dat er de komende tijd heel wat op ons af gaat komen. Het kan heel erg mis gaan.’

 

Moeilijker en ingewikkelder

Hoe meer digitale archiefstukken worden aangeleverd, hoe meer problemen er komen, vreest Timmermans.  ’Dat komt omdat iedereen vanaf een bepaalde tijd vrolijk allerlei soorten software is gaan aanschaffen, waardoor de informatie in allerlei bestandstypes zijn opgeslagen. Het wordt voor ons daardoor steeds moeilijker en ingewikkelder. Iedere keer komen er weer nieuwe soorten bij en dan denken wij: hoe gaan we dit nu weer voor elkaar krijgen? Het kost een hoop tijd.’

 

Meer standaardisatie

Vaak moeten de leveranciers van weleer er aan te pas komen om de  informatie uit de systemen te ontsluiten. ‘Het probleem is dat iedereen destijds maar van alles heeft aangeschaft, zonder hier over na te denken.’ Er zijn ook positieve ontwikkelingen, Timmermans geeft een voorbeeld. ‘Organisaties werken nu vaak met Google, Microsoft of Apple, er is daardoor veel meer standaardisatie ontstaan in het opslaan van de informatie.’

 

Bitrot

Bij Regionaal Archief Rivierenland herkent collega-archivaris Teun de Reijke deze problemen. Het werk voor archivarissen gaat volgens hem de komende jaren flink lastiger worden. ‘Het beheren van een digitaal archief vraagt een heel andere set vaardigheden. Je krijgt te maken met allerlei soorten bestandsformaten waarin de informatie is opgeslagen.’

 

Digitaal verval

‘Er is vaak haast bij geboden, want bij een aantal bestandsformaten beginnen nu de eerste bitjes al om te vallen, waardoor het materiaal niet meer leesbaar is. Dat heet ‘bitrot’. Het moet daarom op tijd zijn overgezet.’ De Reijke geeft een voorbeeld uit de praktijk. ‘Wanneer je in Word 2003 een document opslaat, kun je deze in Office 365 al niet meer lezen. De bestandsformaten raken zo onbruikbaar. Wat je dan krijgt zijn de bekende vraagtekentjes in plaats van letters. Digitaal verval.’

 

Uitdagingen voor ICT-professionals  

Eric Kokke, bestuurslid KNVI, de vereniging voor informatie- en ICT-professionals ziet de uitdaging die archivarissen schetsen niet alleen bij de overheid bestaan, maar ook in de private sector. ‘Onze leden zijn dagelijks met deze problematiek bezig. In de tijd dat alles op papier werd bijgehouden, werd alles gestructureerd in mapjes bewaard. Alles was redelijk onder controle. Door digitalisering is er een enorme uitdaging ontstaan.’

 

Gewoonte

Hij noemt een aantal voorbeelden die hij vanuit zijn leden hoort. ‘Met name bijlagen van e-mails waar vaak archiefwaardig materiaal in staat worden slecht teruggevonden. Ook procesapplicaties leveren problemen op, met name door gebrek aan metadata waardoor amper iets terug te vinden is. Daarnaast hebben veel mensen de gewoonte om informatie op hun eigen laptop op te slaan en niet op een gedeelde schijf. De uitdagingen zijn legio.’

 

Dit artikel verscheen eerder op AG Connect.