Succesvol samenwerken in Friesland

De ICT-afdeling van de gemeente Harlingen vind je niet in het lokale gemeentehuis of op een andere plek in het Friese stadje. Je moet er 20 kilometer verder voor rijden, naar het industrieterrein van Bolsward. Daar ligt het kantoor van het ICT Samenwerkingsverband Zuidwest Fryslân (ISZF). Van hieruit ondersteunt een ploeg ICT’ers de ambtenaren van Harlingen én vier andere gemeenten.

 

Bij het ISZF heerst op deze vrijdagmiddag een gezellige drukte. Diverse schermen en meters kabel worden de cursusruimte in gesleept. Kratten bier en flessen cola staan klaar. Vanavond wordt hier het jaarlijkse ‘LAN-feestje’ gehouden. Medewerkers van het ISZF, ambtenaren van de aangesloten gemeenten en ‘vrienden van’ komen een avondje bij elkaar om te gamen, muziek te luisteren en video’s te kijken.

 

‘Gewoon, omdat het leuk is. Maar ook omdat we willen testen hoe snel we hier een lokaal netwerk kunnen neerzetten’, zegt ISZF-programmamanager Henk Post. Het feestje wordt georganiseerd sinds 2004, het jaar waarin zes gemeenten in Zuidwest-Friesland besloten om hun ICT-diensten samen te voegen. Het toen opgerichte ISZF doet nu alle belangrijke ICT-projecten voor de aangesloten gemeenten, waaronder de automatisering, de inkoop van de applicaties en de ontwikkeling van de digitale dienstverlening.

 

Henk Post was in 2004 nog in dienst bij de gemeente Wûnseradiel (nu onderdeel van fusiegemeente Súdwest Fryslân). Hij nam destijds, samen met collega-ICT’ers van de andere gemeenten, het initiatief tot samenwerking. ‘We liepen tegen de grenzen van ons kunnen aan, omdat de invloed van ICT binnen de gemeente snel toenam. De kwaliteit van de dienstverlening en ons budget kwamen steeds meer onder druk te staan. Er moest iets gebeuren’, vertelt Post.

 

De ICT’ers wisten bestuur en politiek te overtuigen, en ‘alle stoplichten gingen op groen’ voor de oprichting van het samenwerkingsverband. Na een Europese aanbesteding werd een glasvezelkabel aangelegd tussen de deelnemende gemeenten. Alle servers, mailservers en het ICT-personeel verhuisden naar Bolsward. Een van de eerste gemeentelijke shared service centers was geboren.

 

De ISZF-methode

 

De potentie van de samenwerking bleek snel toen twee gemeenten kort na de fusie toe waren aan nieuwe softwarepakketten voor de financiële administratie. Post: ‘We hebben alle financiële mannen bij elkaar gezet om te praten over het nieuwe pakket. Aan een eind kwam er een lijstje uit waarmee wij de markt op gingen. Het resultaat was een programma waarmee iedereen wilde werken. Twee andere gemeenten hebben toen hun oude licentie vervroegd opgezegd en na een jaar gebruikte iedereen hetzelfde programma.’

 

Zo ontstond de ‘ISZF-methode’. De hoogst verantwoordelijke ambtenaren stellen rond de vergadertafel hun gezamenlijke wensen voor een nieuw ICT-project vast. Pas daarna gaat het ISZF tot actie over. Op basis van haar bevindingen nemen diezelfde ambtenaren een beslissing. Post: ‘De gemeentelijke samenwerking is dus de basis van het succes. Het is niet de verdienste van de ICT’ers.’

 

Werken naar een zo groot mogelijk gemeenschappelijk ICT-pakket is volgens Post essentieel voor de efficiency van een samenwerkingsverband. ‘Je moet verder gaan dan automatisering alleen; het gaat ook om standaardisering. Het aantal applicaties is in elke gemeente ongeveer hetzelfde. Maar je wilt het aantal verschillen tussen al die programma’s minimaliseren, omdat het beheer anders te complex wordt. Maar dat kan alleen als er centraal knopen worden doorgehakt.’ 

 

De samenwerking werkt kostenbesparend. Exacte cijfers zijn moeilijk te geven omdat de ICT-dienstverlening door technologische vernieuwing steeds uitgebreider is geworden. Maar zeker is dat alleen al het delen van specialisten en projectleiders, softwarelicenties, (Unix-)servers en een gezamenlijke telefooncentrale (waardoor de gemeenten onderling gratis bellen via VoiceoverIP) jaarlijks tonnen bespaart. Het ISZF heeft ook een centrale inkoper in dienst die onderhandelt met ‘grote jongens’ als Microsoft om een zo goedkoop mogelijk licentie te krijgen. Post: ‘Die heeft zichzelf al 20 keer terugverdiend.’

 

Flink gegroeid

 

Sinds 2004 is het ISZF flink gegroeid (zie kader op volgende pagina). Bij de start bedroeg de omzet van de organisatie ruim 1,5 miljoen euro, op 445 ambtenaren. Dit jaar ligt dat bedrag op 4,3 miljoen euro, maar intussen werken Post en zijn collega’s voor 1300 ambtenaren. De ICT-kosten per ambtenaar, zijn licht gedaald, naar zo’n 3.300 euro per ambtenaar. In de meeste Nederlandse gemeenten ligt dat bedrag rond de 5 duizend euro.

 

Ook het personeel nam sinds 2004 flink toe, van 13 naar 35 fte. Gek genoeg zijn er nauwelijks traditionele ICT’ers bijgekomen, maar wel applicatiebeheerders, controllers, adviseurs, projectmanagers en ondersteunend personeel. Wie de ‘projectenkalender’ van 2011 bekijkt, ziet direct dat het ISZF veel meer is geworden dan alleen een automatiseringscentrum. Het samenwerkingsverband is steeds meer gemeentelijke informatiseringprojecten gaan doen, zoals de invoering van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen en zelfs de gemeentelijke herindeling die leidde tot Súdwest Fryslân.

 

‘Van automatisering naar informatisering’, vat Post die ontwikkeling samen. ‘We worden steeds meer een kenniscentrum dat grote trajecten met een ICT-component van A tot Z doet.’ De groei van het ISZF laat ook zien hoe de ICT bij de gemeenten steeds belangrijker en prominenter wordt. Dat gegeven was voor de gemeente Harlingen een belangrijke reden om in 2009 ook in het ISZF te stappen.

 

‘Onze innovatiekracht was gewoon niet groot genoeg,’ vertelt gemeentesecretaris Wouter Slob in het gemeentehuis van Harlingen. Net als veel andere gemeenten had Harlingen zijn eigen ICT-dienst. Vanuit een zolderruimte in een van de gemeentelijke gebouwen runden vier technische jongens de gemeentelijke ICT. En meer dan dat, want als er ergens een deurklink moest worden gerepareerd, dan deden ze dat ook. Hoewel de ICT goed functioneerde, merkte Slob bij zijn aantreden in 2008 aan kleine dingen dat niet alles even professioneel geregeld was. Zo werd het gebruik van usb-sticks afgeraden, omdat daar ‘beveilingsrisico’s’ aan vastzaten. En het programma Powerpoint bleek niet op zijn computer te staan. Slob: ‘Toen belde ik onze ICT-jongens. ‘‘Gebruik jij dat dan?’’, vroegen ze. Bleek dat er maar een paar gebruikerslicenties waren.’

 

Het verschil met de gemeente Den Helder, waar Slob daarvoor werkte, was aanzienlijk. Daar werden vrijwel alle ambtelijke stukken al digitaal verstuurd, maar in Harlingen werd het aloude tekenboek nog langs gebracht. Ook had de gemeente nog een typekamer, waar een medewerker de collegenotulen kopieerde om ze daarna te verspreiden binnen de gemeente. ‘Het was alsof ik een paar jaar terugging in de tijd’, zegt Slob.

 

E-diensten

 

Maar de belangrijkste reden om de ICT-afdeling op te laten gaan in het ISZF was om kennis in huis te halen, meent Slob. ‘We moesten steeds meer elektronische diensten aan de burger gaan leveren. Daar hadden we specialistische kennis voor nodig.’ Daarnaast hadden de drie bestaande ICT’ers door alle drukte en verantwoordelijkheden vaak geen tijd een nieuw project op poten te zetten.

 

Slob: ‘Neem bijvoorbeeld het opzetten van het intranet. Via het ISZF was dat gemakkelijker geregeld, omdat het bij de andere gemeenten al in de steigers stond.’ Voor relatief kleine gemeenten als Harlingen is de samenwerking een grote winst, denkt Slob. Het online serviceniveau van de gemeente is volgens hem in 2 jaar tijd sterk verbeterd. Er zijn nog ‘wat kinderziektes’, maar inwoners kunnen al verschillende uitreksels digitaal aanvragen en hun verhuizing via internet doorgeven. Vroeger moest iedereen daarvoor naar het gemeentehuis komen.

 

‘We zijn zeker efficiënter gaan werken’, zegt Slob. ‘Ik durf er gif op in te nemen dat de ICT tegelijk beter, innovatiever en relatief goedkoper is geworden.’ Slob heeft niet het gevoel dat hij door de fusie de grip op zijn ICT is kwijtgeraakt, of dat hij er niet meer de baas over is. ‘Uiteindelijk bepalen de gemeenten de uitkomst van de projecten. Bovendien is deelname aan de projecten vrijwillig. Je kunt nog steeds je eigen weg gaan.’

 

De uitdaging voor de aangesloten gemeenten is juist dat ze zich af moeten vragen wat ze allemaal willen op ICT-gebied. ‘We moeten blijven nadenken welke diensten we willen afnemen en welke service we de burgers willen bieden. Alleen zo kunnen we de regie in handen houden.’ Een concreet voorbeeld is de vraag of Harlingen burgers vrije internettoegang zou moeten geven in gemeentelijke instellingen. Daar zitten wel wat haken en ogen aan, zoals de beveiliging van het netwerk. ‘Het gaat erom dat wij eerst de vraag beantwoorden of we dat willen. Daarna gaan we voor de eventuele uitvoering naar het ISZF.’

 

Een andere vraag voor de gemeenten is of ze meer leden willen toelaten. Volgens Slob staat er al een rij andere gemeenten aan de deur van het ISZF te kloppen om mee te mogen doen. Slob lijkt er niet heel enthousiast over. ‘Voor ons betekent dat misschien wel dat we minder service krijgen en dat gaat ten koste van onze bedrijfsvoering.’ Ook Henk Post van het ISZF is terughoudend. ‘Wat betreft automatisering kunnen we zo uitbreiden, maar een goede samenwerking in stand houden is iets anders. Ik denk dat het aantal deelnemers bepaald wordt door het aantal mensen dat om een vergadertafel past. Je moet elkaar direct kunnen aanspreken en vertrouwen’, zegt Post.

 

Maar ook cultuurverschillen spelen een rol. Een gemeente in Zuid-Friesland hoeft zich niet verwant te voelen met een andere gemeente in dezelfde regio. ‘Zelfs binnen een grote stad kun je die verschillen al hebben. Dan is het heel lastig om iedereen dezelfde kant op te krijgen.’

 

---

5 gemeenten, 1300 ambtenaren

 

Het ISZF bestaat anno 2011 uit vijf deelnemers: Gaasterlân-Sleat, Harlingen, Lemsterland, Littenseradiel en de gemeente Súdwest Fryslân. Laatstgenoemde gemeente is per 1 januari van dit jaar door de gemeentelijke herindeling ontstaan uit Bolsward, Nijefurd, Sneek, Wûnseradiel en Wymbritseradiel. Samen hebben de vijf ISZF-leden 135.000 inwoners en 1300 ambtenaren. Het ISZF is een bedrijf onder de gemeenschappelijke regeling. De gemeenten dragen zelf de meeste projecten aan. Dit varieert van een verbetering van de begraafplaatsenadministratie tot de introductie van een nieuwe website. De ‘projectkalender’ van het ISZF wordt op advies van de gemeentesecretarissen vastgesteld door het ISZF-bestuur. Dat bestaat uit leden van de verschillende colleges. ‘Zo blijft de regie op alle niveaus in handen van de gemeenten’, aldus Post.