Samenwerken over grenzen

‘Grenzeloos’ was onlangs het thema van de archiefdagen, het jaarlijkse congres voor de archief- en informatieprofessionals. Het thema van het recente VNG jaarcongres was ‘Over grenzen’. Toeval of niet? 

Betekenen de thema’s hetzelfde of toch net wat anders? Persoonlijk voel ik meer voor ‘over grenzen’ dan ‘grenzeloos’. Grenzeloos geeft mij het gevoel dat het vooral heel groot wordt. Dat je er met geen mogelijkheid overzicht over krijgt. Een onbegrensde ruimte, is dat eigenlijk niet leegte? Grenzen zijn volgens mij heel functioneel. Ze geven kaders en houvast. Ze laten zien waar je vandaan komt. Zo kan mijn inbreng in een gesprek worden bepaald door de grenzen van het Nationaal Archief. Maar je kunt ook over grenzen heen stappen. Tenminste als je geen hoge muren bouwt of prikkeldraad neerzet. Vaak letterlijk, maar ik bedoel het hier overdrachtelijk. ‘Over grenzen’ spreekt mij dus meer aan, zeker als ik denk aan alle samenwerkingen die wij als archief- en informatieprofessionals steeds vaker aangaan.

Ook in ons vak kennen we de nodige grenzen: de grens tussen papier en digitaal, de grens tussen openbaar en niet openbaar, de grens tussen de Archiefwet en de Wet open overheid, de grens tussen ‘archiefvormer’ en ‘archiefbeheerder’. Gelukkig stappen we daar steeds vaker overheen. Zo hebben we bij het Nationaal Archief laatst een project afgrond waarbij het ministerie van Justitie en Veiligheid is aangesloten op het e-Depot van het Nationaal Archief. We hebben de aansluiting beproefd door 106 dossiers van de Immigratie- en Naturalisatiedienst over te brengen naar ons e-Depot. Bij dit project waren niet alleen het ministerie van Justitie en Veiligheid en het Nationaal Archief betrokken. Ook de Justitiële Informatiedienst en de Immigratie- en Naturalisatiedienst waren belangrijke partners. Met vier partijen samenwerken - ieder met zijn eigen taal, eigen processen, eigen systemen, eigen cultuur – was niet altijd makkelijk. Maar het helpt als je een gezamenlijk doel voor ogen hebt. In ons geval: de duurzame publieke toegankelijkheid van overheidsinformatie stimuleren. Het traject duurde uiteindelijk twee jaar. Dat vraagt veel geduld, maar uiteindelijk hebben we veel meer gerealiseerd dan ‘alleen’ een aansluiting op het e-depot. Er is een nieuwe en robuuste werkwijze ontstaan. We hebben elkaars systemen leren kennen, elkaars problematiek, elkaars ongeschreven regels, elkaars onuitgesproken aannames en ga zo maar door.

Ik had het daar laatst over met Vincent Robijn, directeur van het Historisch Centrum Overijssel. Hij vertelde wat zijn vorige baan als gemeentearchivaris van Amersfoort hem heeft geleerd. Namelijk dat het strikt vasthouden aan de kaders van het eigen vakgebied blokkerend werkt, als je de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie als een gezamenlijk belang voor de gemeentelijke organisatie op de agenda wilt krijgen. Wij hebben als archivarissen best sterke opvattingen over ‘hoe het heurt’ bij archivering. Die opvattingen zijn ontstaan in een tijd waarin ‘archief’ en ‘papier’ synoniemen waren. Digitale informatie is zo anders van karakter dat klassieke methoden en aanpakken niet meer werken. Wat hebben we nodig om tot nieuwe oplossingen te komen? Vincent  benadrukte dat het heel belangrijk is om te durven los laten zonder precies te weten wat er dan ontstaat. Vincents woorden deden mij denken aan onze discussie met de IND over het begrip vernietigen.  Toen we besloten onze eigen mening los te laten, konden we samen verder werken aan het uiteenrafelen van het vraagstuk.

Grens overschrijdend dus! Of toch grenzeloos? Om ons doel - het mogelijk maken van het reconstrueren van overheidshandelen - te bereiken moeten we samenwerken, over onze grenzen heen stappen en de reis naar het onbekende durven aangaan. Met in het achterhoofd de kennis van toen en het kompas gericht op de wereld van vandaag en morgen.

Diana Teunissen

Meer columns van Diana Teunissen vindt u hier.