Samen werken aan een nieuw CiVision Samenlevingszaken

Robin Hutten is Businessanalist bij PinkRoccade Samenlevingszaken. In de doorontwikkeling van de backoffice-applicatie CiVision Samenlevingszaken zet hij de input van gebruikers voorop: “We werken in co-creatie, zodat we straks een oplossing hebben die écht goed is en weer jaren mee kan.”

Het huidige CiVision Samenlevingszaken gaat al een tijdje mee

Een aantal gemeenten gebruikt deze oplossing sinds 2005 en dat voldoet nog steeds. De applicatie verwerkt alle administratieve processen voor alle onderdelen in het sociaal domein. Dat op zich is indrukwekkend. Wel lopen we technisch tegen een aantal grenzen aan. Robin: “Zo staat CiVision Samenlevingszaken nu geïnstalleerd op vaste computers, on premise zoals we dat noemen. En dat in het tijdperk van clouds en Software as a Service. Bovendien is de user interface niet helemaal meer van deze tijd.”

De verouderde techniek levert soms omslachtige processen op

Robin: “Bij elke nieuwe release bijvoorbeeld, leveren we die uit aan de applicatiebeheerder bij een gemeente. Die moet er dan zelf voor zorgen dat dit op elke computer wordt geupdate. Ook alle lokale instellingen en scripts loopt een beheerder na bij een nieuwe release. Dat kost tijd die niet besteed wordt aan het ondersteunen van gebruikers.”

Ook als een klant ergens tegenaan loopt, is het proces om het probleem op te lossen vaak omslachtig: “Dan moeten we vragen op welke computer het staat, welke versie van Windows daarop draait, welke versie van CiVision Samenlevingszaken ze gebruiken, en meer van dat soort vragen. Pas als we al die variabelen scherp hebben, kunnen we meedenken over een oplossing.”

Daarom ontwikkelen we het vernieuwde CiVision Samenlevingszaken als een web-based Software as a Service oplossing

Wij zorgen dat de applicatie centraal gehost wordt. Doordat het web-based is, leveren we bijvoorbeeld veel eenvoudiger nieuwe functionaliteiten op. Zonder dat de applicatiebeheerder eraan te pas komt. “Zo hebben we altijd volledig grip op de applicatie en hebben klanten altijd de laatste functionaliteiten tot hun beschikking.”

In de ontwikkeling van de nieuwe applicatie werken we nauw samen met onze klanten 

Robin: “In mijn rol als Businessanalist houdt ik mijn ogen en oren open voor de wensen in de markt. Daarom zijn we nu al een aantal maanden bezig om klanten te betrekken bij het ontwikkelen van het nieuwe CiVision Samenlevingszaken.”

We vinden het belangrijk om onze klanten mee te nemen in onze visie

Robin: “We bespreken graag onze plannen en de mogelijkheden. Dat doen we in zogenaamde co-creatiesessies. In die sessies overleggen we met applicatiebeheerders en eindgebruikers van CiVision Samenlevingszaken over wat de nieuwe applicatie moet kunnen. We bespreken hoe het eruit moet komen te zien en hoe het technisch in elkaar moet komen te zitten.”

Als je zelf lange tijd met iets bezig bent, ontstaat het risico op tunnelvisie

Daarom is het zo belangrijk om de gebruikers te laten meedenken en samen te laten werken in het proces. Zo versterken we elkaar. Robin: “Het kan bijvoorbeeld ook zo zijn dat wij vinden dat iets niet fijn werkt, maar dat de klanten er heel tevreden mee zijn. Dan is het raadzaam om dat goed te bespreken met degenen die dagelijks met de applicatie werken.” 

Co-creatie gaat niet alleen over inhoud, het gaat ook over betrokkenheid

Robin wil graag een applicatie opleveren waar onze klanten heel tevreden over zijn. “En als je je klanten bij het hele proces betrekt, kom je tot een breder gedragen oplossing. Het leidt niet alleen tot een beter eindresultaat, maar ook tot meer betrokkenheid bij het product.”

Het proces begint met het duidelijk stellen van kaders

“We zijn voor de zomer gestart met de co-creatiesessies. Eerst informeerden we bij de klanten: hoe sta je tegenover co-creatie en wat verwacht je ervan? De kaders moeten duidelijk zijn voor we beginnen, zo stem je de verwachtingen goed af.”

En zo is en blijft de richting van het proces regelmatig onderwerp van gesprek in de sessies. “Hiermee voorkomen we ook dat mensen maar over 1 onderwerp mogen meepraten, terwijl we willen dat ze echt gehoord worden. Ook op thema’s die wij misschien niet in eerste instantie op de agenda hadden staan. Co-creatie is dan ook geen eenmalige inspraak, maar een echte samenwerking.”

Tijdens de eerste sessies haalden we op welke onderwerpen relevant zijn

Van daaruit clusterden we een aantal overkoepelende thema’s. Op basis daarvan richten we de sessies straks verder in. Robin: “We kijken dan dus samen naar wat we met die thema’s willen en kunnen doen. We verzamelen die input en gaan ermee aan de slag. Zodra we iets hebben ontwikkeld, toetsen we dat weer bij onze klanten. Met de feedback die daaruit komt ontwikkelen we de applicatie weer door.”

Goede communicatie en goed verwachtingsmanagement is belangrijk

Niet altijd heb je 100% hetzelfde voor ogen. Het kan natuurlijk zo zijn dat een klant net een andere kant op wil dan wij. Dat is alleen maar goed, beaamt Robin: “Het hoort bij het proces. Het is dan heel belangrijk om goed en open met elkaar te communiceren. Mijn ervaring is dat dat met onze klanten heel goed gaat, we hebben vaak een zeer goede relatie.”

Het proces is in volle gang en verloopt voortvarend

Robin merkt dat hij scherp moet blijven om iedereen goed aangehaakt te houden. “Voor mij is het een uitdaging om het proces zo in te richten, dat het voor onze klanten ook interessant en boeiend blijft om eraan deel te nemen. Hoe meer gemotiveerd ik iedereen houd, hoe beter het eindproduct wordt. Daar heeft iedereen belang bij en daar stem ik de aanpak dan ook continu op af.”

Met kleine stapjes en veel terugkoppeling houden we iedereen betrokken 

Zo kunnen we goed laten zien wat we met de input van onze klanten hebben gedaan. Robin: “Het is aan ons om te zeggen wat we doen en vervolgens te doen wat we zeggen. Dat betekent ook dat we tijdens het proces altijd open en eerlijk zullen zijn. ”

We bouwen een applicatie die weer jaren mee kan

Robin heeft veel vertrouwen in het proces: “We zitten echt op de goede weg. Hebben we straks CiVision Samenlevingszaken vernieuwd en het draait in de cloud? Dan maakt dat het ook veel makkelijker om onze 3 applicaties volledig integraal met elkaar te laten samenwerken. En dat biedt voor iedereen weer een heleboel voordelen.”

Er is in Nederland bijna geen andere applicatie te vinden waarmee je zo breed het sociaal domein uitvoert

En dat moet zo blijven. Daar gaan we voor zorgen. Robin sluit af: “De kern blijft overeind, maar de hele techniek en interface gaan we op de schop nemen. Met als resultaat een applicatie die helemaal voldoet aan de moderne eisen van onze gebruikers, maar uiteraard ook aan alle wet- en regelgeving.”