Rotterdam heeft eerste echte E-depot

Samenwerking
Het digitale archief, dat al geruime tijd draait, is een resultaat van de samenwerking tussen het Gemeentearchief en de Rotterdamse ICT-afdeling. Gedeputeerde Staten dienen volgens de Archiefwet dergelijke voorzieningen officieel als zodanig te erkennen. De digitale archiefbewaarplaats - ook wel E-depot genoemd - is fysiek ondergebracht in de gemeentelijke computerruimte waar ook de software en actieve data van de gemeente zijn ondergebracht.

Bewaren
Voor een E-depot is overigens meer nodig dan goede hard- en software die de vluchtige digitale gegevens beschermen. Het bewaren van digitale informatie en documenten dient omgeven te zijn door allerlei procedures, zoals bijvoorbeeld een voortdurende controle op de vraag of er nog wel is opgeslagen wat men meent te hebben opgeslagen, en of de metadata (bron, aanmaakdatum etc.) niet verloren gaan. Ook de toegankelijkheid moet gewaarborgd blijven. Digitale bestandsformaten kunnen immers snel verouderen en uit de gratie raken. Alle oorspronkelijk gebruikte softwareapplicaties moeten dus ook bewaard blijven.

Grip
E-depots zijn een uitvloeisel van het streven van de overheid meer grip te krijgen op zijn eigen digitale informatiehuishouding. Menigmaal is geconstateerd dat die niet in orde is - dit voorjaar wederom door de Rekenkamer. Het grote probleem ligt bij de creatie van de informatie. De digitalisering is onvoldoende gepaard gegaan met eenduidige richtlijnen over het bewaren van de overdaad aan digitale informatie.

Zie voor een uitgebreid verhaal over de informatiehuishouding van de overheid het septembernummer van Digitaal Bestuur.