In 5 stappen naar betere Wob-afhandeling

De Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) van 1991 geeft iedere burger, journalist of actiegroep het recht om informatie van ieder Nederlands bestuursorgaan in te zien. Door de jaren heen zijn het aantal Wob-verzoeken per jaar alsmaar gestegen. Burgers worden mondiger, en zich steeds beter bewust van hun recht op informatie.

Hoe zet je nu een soepel en herhaalbaar Wob-proces dat transparantie vergroot, risico verkleind en vertrouwen in de overheid verbetert. Om dit te bereiken is het essentieel dat afhandeling van Wob-verzoeken goed is georganiseerd.

Stap 1: Consolideer de verantwoordelijkheden

De manier waarop de afhandeling van Wob-verzoeken is georganiseerd is van groot belang. Stel als organisatie daarbij de vraag: wie doet wat en waar zit de kennis? Voor bestuursorganen kan het lonen om de afhandeling centraal in te richten, bij kleinere organisaties gebeurt het nog veelal decentraal. Voorheen kregen in de provincie Gelderland inhoudelijke mensen, die onervaren waren in de Wob de afhandeling van het verzoek op hun bordje. De provincie merkte dat hierdoor ‘beginnersfouten’ werden gemaakt, wat de afhandeling niet ten goede kwam. Nu zijn er enkele medewerkers gespecialiseerd in de Wob en de afhandeling daarvan. Aan de ene kant zorgt deze manier van organiseren voor minder fouten; aan de andere kant zorgt het ervoor dat inhoudelijke medewerkers hun kerntaken zo goed mogelijk kunnen blijven uitvoeren.

Stap 2: Communicatie met de aanvrager

Het is goed om met de oorspronkelijke Wob-aanvrager te overleggen: wat wil deze precies? Is dat hele brede verzoek wel nodig? In sommige gevallen kan aan een Wob-verzoek worden voldaan met een simpel document in plaats van een uitgebreid datapakket waar de aanvrager ook niets aan heeft. De vraag van een Wob-verzoeker kan zo goed mogelijk worden beantwoord wanneer contact met diegene wordt opgenomen. Aan de ene kant vinden mensen dat vaak prettig en aan de andere kant kan de zoekvraag voor de organisatie versmald worden.

Stap 3: Verbeter filtering-capaciteit

Technologie helpt om de juiste informatie die onder het Wob-verzoek te vinden. Alle documenten kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan het ZyLAB systeem. Het systeem analyseert de documenten zodat alle informatie doorzoekbaar is. Met de zoekmogelijkheden kan snel een selectie gemaakt worden van de documenten die onder de reikwijdte van het verzoek vallen. Met een precies zicht op duplicaten en oormerken van wat reeds of niet openbare informatie is. En een kant-en-klaar inventarislijst vanuit het systeem.

Stap 4: Automatiseer het lakken

Zonder gebruik van de juiste tools, is anonimiseren één van de meest tijdrovende klussen in het Wob-proces. Met de juiste technologie kan persoonlijke informatie automatisch worden geanonimiseerd en gelakt. Door middel van zoekopdrachten en kunstmatige intelligentie worden namen, organisaties, BSN nummers, creditcard nummers, IBAN en email adressen automatisch weggelakt.

Stap 5: Consolideer het volledige proces

Het gebruiken van één platform om een Wob-verzoek van begin- tot eindpunt in behandeling te nemen scheelt tijd, mankracht en bespaart kosten. Software kan de juiste data verzamelen die is gemoeid met het Wob-verzoek, de verzamelende documenten beoordelen op relevantie en de documenten automatisch aflakken. Het platform wat zo’n software biedt maakt het afhandelen van Wob-verzoeken efficiënter en overzichtelijker. ZyLAB is voor veel overheidsorganisaties de vaste partner om het WOB proces te verbeteren. Met ZyLAB ONE helpen wij grote en kleine overheden met het zoeken en aflakken van grote volumes van data zodat het WOB proces veilig en juist afgehandeld kan worden.

Lees meer in onze whitepapers:

In 5 stappen naar betere Wob-afhandeling en
Wob-verzoeken: snel en efficiënt gegevens lakken

Of kijk ons webinar terug over 'Woo-tooling: handel snel en efficiënt informatieverzoeken af'.