Provincie Groningen voorlopig niet 'zaakgericht'

De provincie Groningen dreigt een miljoenenschade te lijden door het staken van de invoering van een nieuw zogeheten zaaksysteem: onvoldoende gebruiksvriendelijk en ook niet veilig genoeg. De leverancier kaatst de bal terug.

Anders werken
Gedeputeerde Staten heeft in september in een brief aan Provinciale Staten gemeld dat de invoering van het al vertraagde zaaksysteem is gestopt. Het systeem zou het bestaande 'stukkenstroomsysteem' ProMIS moeten vervangen en een centrale rol spelen in de nieuwe manier van werken, het 'zaakgericht werken'. Daarbij wordt op een efficiëntere manier gewerkt met digitaal bijgehouden dossiers die vanuit de hele organisatie toegankelijk zijn.

Ingewikkeld en onveilig
Maar tijdens de pilot die in de eerste helft van dit jaar bij twee afdelingen is uitgevoerd blijkt volgens GS dat het geselecteerde zaaksysteem Verseon van leverancier Circle Software onvoldoende gebruiksvriendelijk is en tot een hogere werkdruk leidt door het hoge aantal handelingen dat van gebruikers wordt verlangd. Het systeem zou ook niet aan de gestelde eisen rond beveiliging voldoen. Verder kon de leverancier geen duidelijke opleveringsplanning geven. En als vierde reden geeft GS: 'De invoering van zaakgericht werken blijkt een langdurig en ingrijpend proces te zijn, de overgang naar het nieuwe zaaksysteem bleek een te grote stap in dit proces.'

Organisatieverandering
Een door Computable gepubliceerde reactie van de softwareleverancier maakt melding van de 'weerstand die het zaakgericht werken vaak intern oproept.' [...] 'Systemen zoals die van ons worden doorgaans geïmplementeerd om anders en digitaal te werken. Niet alleen om de efficiency en dienstverlening van organisaties te verbeteren, maar ook om meer grip te krijgen op informatiestromen al dan niet vanuit ‘compliancy’-overwegingen. Het implementeren van zaakgericht werken is daarmee vooral een organisatieveranderingsproces. Veranderende werkwijzen vereisen visie, leiderschap, commitment en communicatie.'

2,8 miljoen
Het opzeggen van de overeenkomst met Circle Software levert de provincie een 'desinvestering' op van 450.000 euro, stelt GS. Met alle interne kosten erbij zou de totale schade volgens de ondernemingsraad echter ongeveer 2,8 miljoen euro bedragen. Voorlopig wil de provincie het ProMIS-systeem moderniseren en daarnaast een nieuwe opzet bedenken voor het alsnog invoeren van zaakgericht werken.