Voorbereiding wet op elektronisch verkeer kost tijd

Een aantal gemeenten en waterschappen en een provincie deden in de afgelopen jaren pilots in het kader van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV). Wat moet worden geregeld voordat de wet in werking treedt? Wat is de impact voor de decentrale overheid? Hun bevindingen zijn nu verzameld.

Digitale post

Vanaf 1 januari volgend jaar wordt het waarschijnlijk mogelijk voor inwoners om officiële post, zoals een vergunningsaanvraag of een bezwaarschrift, elektronisch te versturen. Dan treedt de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) naar verwachting in werking. De wet regelt de rechtspositie van burgers in het digitale contact met de overheid. Nu is het vaak alleen mogelijk om zaken elektronisch te regelen als de overheid daar zelf voordeel bij heeft. Als de wet ingaat, hebben inwoners recht om een formeel bericht digitaal te versturen. De manier waarop, dus bijvoorbeeld via e-mail of webformulier, bepaalt de overheid.

Inwoners hebben dan onder meer recht op een ontvangstbevestiging en op inzage in wat ze ook alweer hebben ingevuld op een webformulier. De overheid heeft een zorgplicht om mensen bij het digitale formele verkeer te helpen. Het blijft ook altijd mogelijk om per post met de overheid te communiceren. Een aantal decentrale overheden onderzocht de impact van de wet.

Waterschappen

De waterschappen Noorderzijlvest en Amstel, Gooi en Vechtstreek en Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier deden implementatiepilots met de Unie van Waterschappen (UvW). Welke randvoorwaarden zijn er om minimaal te voldoen aan de wet? Welke gevolgen heeft de wet organisatorisch, op ICT-gebied en financieel gezien? Ze leverden een toolkit op om andere waterschappen te ondersteunen bij de implementatie. Ook deden ze een aantal aanbevelingen, waaronder een klassieker: begin tijdig. Daarnaast raden ze onder meer aan om een multidisciplinaire werkgroep op te zetten voor de implementatie. Daarin moeten betrokkenen uit juridisch, dienstverlening, ict en bestuurlijk plaatsnemen. Ook is het verstandig om eigenaren van verschillende producten in kaart te brengen en te betrekken bij impactanalyse en aanpassingen.

Gemeenten

De gemeenten Groningen, Barneveld, Veldhoven en Zevenaar gingen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) aan de slag met de implementatie van de WMEBV. De wet heeft impact op meer dan 400 gemeenten producten. Hoe het staat met de digitale dienstverlening verschilt sterk per gemeente. Zo waren in Zevenaar in oktober 2021 van de 425 producten er nog 365 niet digitaal. In Groningen ging het om 24 niet-digitale producen op een totaal van 432. Voor de meeste verplichtingen uit de wet geld dat ze geen, weinig of een gemiddelde impact hebben op gemeenten. Alleen het formeel aanwijzen van een elektronische weg voor alle soortenberichten heeft een hoge impact, omdat het een groot aantal processen raakt (ruim 400), die zijn belegd bij verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente.

Zorgplicht gemeenten

Onderdeel van de pilot was een onderzoek naar de zorgplicht. Alle gemeenten geven daar op hun eigen manier invulling aan. Komen inwoners en digitaal niet uit, dan kunnen ze bellen of langskomen. Soms worden afspraken bij inwoners thuis gemaakt, of zijn er locaties in de wijk waar ze terechtkunnen. Deze manier van hulp bieden is gericht op het individu, er wordt maatwerk geboden.  De zorgplicht wordt wel versnipperd georganiseerd. Een omnichannel-benadering zorgt voor regie en samenhangt, verwachten de pilotgemeenten. Als ze van de zorgplicht een consistent geheel moeten maken dat ze systematisch gaan toepassen, dan belooft dat een forse eenmalige inspanning. Het totaal aan incidentele kosten bedraagt iets meer dan 15 miljoen euro. Het structureel beheer wordt geschat op 5 miljoen euro. Ook deze pilots hebben een toolkit opgeleverd.

Provincie

De provincie Limburg hield een eigen pilot met het Interprovinciaal Overleg (IPO), waarin alle formeel verkeer werd geïdentificeerd: niet alleen met burgers, maar ook met bedrijven of organisaties. Voldeed het aan de wettelijke criteria? Wat moet er gebeuren om het analoge verkeer te digitaliseren? En hoe moet de zorgplicht worden ingericht? Op basis hiervan werd een handreiking voor provincies opgesteld. Het bleek best makkelijk om alle werkprocessen of producten te identificeren, maar minder makkelijk om te achterhalen hoe de formele communicatie binnen de werkprocessen verloopt: via e-mail, webformulieren, iets anders? Het kost veel tijd om het formele digitale verkeer te toetsen aan de wettelijke eisen.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelde een voorlopige Handreiking implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer op. De deelnemers aan de pilots droegen bij aan een aantal aanpassingen aan deze handreiking.