Klaar met mail: op dieet

Voor vrijwel iedereen herkenbaar: de terreur van uitpuilende mailbox die nooit leger lijkt te worden. 

De e-mails blijken voor 90 procent uit de eigen organisatie afkomstig. Een groter wordende groep ambtenaren is klaar met de e-mail en boycot deze vorm van elektronische communicatie. Persoonlijke communicatie, via de app of even bellen ervaren mensen als prettiger. Zoals rijksambtenaar Hermien van Triest. ‘We hebben een mail-dieetweek ingevoerd. In die week hebben we gekeken naar onze mail gewoontes.

En wat bleek, we mailden eerder dan dat we tien meter verderop onze collega aanspraken. Een totaal nutteloze gewoonte!’ Ook anderen haken aan en beginnen deze maand met het experiment ‘e-maildieet’. Kim Spinder, initiator van het Nationale E-maildieet, is al jaren geleden gestopt met mailen. ‘Kenniswerkers komen door de berg e-mails die ze de hele dag sturen niet meer toe aan diep geconcentreerd werk. Veel tijd gaat op aan het voortdurend als een menselijke router e-mails sturen en ontvangen, met veel pauzes voor snelle vormen van afleiding.'

Volgens haar is e-mail nooit uitgevonden als tool om mee samen te werken. Toch heerst er volgens haar bij veel organisaties een e-mailcultuur. ‘We houden elkaar onnodig in een digitale wurggreep. Dit zorgt ervoor dat we ons een groot deel van de tijd bezighouden met oppervlakkig eenvoudig werk in plaats van diep geconcentreerd werk. Dat laatste is nodig om iets belangrijks van de grond te krijgen. Maar het is nog niet zo eenvoudig om het tij te keren. Afleiding is de norm geworden. Wat blijkt? Als je te vaak oppervlakkig werk doet, ben je bijna niet meer tot diep werk in staat.'