Juristen doen voortaan online navraag in Rotterdam

Advocaten en notarissen kunnen nu bij de gemeente Rotterdam online navraag doen naar personen voor bijvoorbeeld de afhandeling van nalatenschappen. Maar het antwoord of uittreksel moet nog wel op papier.

Handmatig proces
De gemeente Rotterdam wordt jaarlijks duizenden keren benaderd door notarissen en advocaten voor de verstrekking van afschriften van aktes Burgerlijke Stand, GBA-uittreksels of inlichtingen voor de afwikkeling van een nalatenschap. Tot dusver gebeurde dat via de post, waarna de gegevens bij de gemeente handmatig moesten worden overgetikt in een backoffice-systeem. Dat hoeft nu niet meer; het handmatig invoeren van gegevens is - voor dit proces - verleden tijd.

Transparanter
De advocaten en notarissen loggen voor hun aanvraag in met eHerkenning (de 'DigiD voor bedrijven') en kunnen via dat kanaal ook zien of en wanneer hun aanvraag is behandeld. "Ze weten nu ook dat het terecht komt bij de juiste afdeling", zegt projectleider Janine Lindelauf. "Ze kunnen ook alleen datgene aanvragen waarvoor ze echt in aanmerking komen. Er zit meer transparantie in." Digitale aanvragen leiden ook tot een kortere verwerkingstijd dan aanvragen per post.

Ook de achterkant
De gevraagde documenten worden per cliënt in één postzending verzonden - op papier dus. Het moeten volgens de wet immers nog steeds documenten met een stampel en/of handtekening van een ambtenaar zijn. Lindelauf wacht op de wetswijziging die gewaarmerkte digitale kopieën dezelfde status geeft. "We willen heel graag ook die achterkant automatiseren, zodat ook de afhandeling helemaal digitaal kan." Een mogelijke volgend proces dat kandidaat is voor digitalisering is volgens haar de aanvraag van horeca- en evenementenvergunningen.