Het belang van data-inventarisatie

Overheden dienen hun informatiehuishouding op orde te hebben. Dit is essentieel voor de bescherming van privacy, bevordering van transparantie en goede archivering. Maar vaak weet een Kruidvat-filiaal beter welke producten ze in de schappen hebben liggen, dan dat een overheid weet welke informatie ze allemaal beheren. Tijd om daar verandering in te brengen door informatie goed te inventariseren en bestaande archief en privacyregisters te integreren.

De Raad voor Cultuur schreef in 2016 al dat de informatiehuishouding van de overheid niet op orde is. Niet alle informatie staat op het netvlies om te archiveren omdat medewerkers er soms een schaduwadministratie op nahouden. Ook burgers kunnen de dupe worden van slechte informatie-uitwisseling, wanneer zij ten onrechte een heffing ontvangen of hun persoonsgegevens door gebrekkig beheer op straat komen te liggen.

Daarnaast komt een gebrekkige informatiehuishouding transparantie niet ten goede. Een burger, belangenorganisatie of journalist die informatie zoekt, zal deze daardoor niet altijd kunnen vinden. Wanneer informatie dan met een Wob-verzoek opgevraagd dient te worden dan zal dit vaak een breed informatieverzoek betreffen. De opvrager weet immers niet welke informatie er allemaal voorhanden is, maar deze brede verzoeken leveren overheden veel werk op. Een lijst met op te vragen informatie zou daarbij helpen.

Inventariseer je eigen data
Genoeg redenen dus om informatie en data goed te inventariseren. Welke informatie produceert jouw organisatie? Welke informatie wordt in opdracht of met subsidie verzameld en beheerd door externe partijen of leveranciers? De Rijksoverheid heeft op enkele ministeries na data-inventarisaties uitgevoerd. Ook diverse provincies en gemeenten hebben deze inventarisatie uitgevoerd. Op data.overheid.nl kun je handleidingen vinden voor het maken van een data-inventarisatie en op de website Open Overheid staat een handig stappenplan.

Maak gebruik van bestaande lijsten
Overheden hoeven echter niet bij nul te beginnen. Er zijn namelijk al lijsten aanwezig. Zo moet elke overheid in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een verwerkingsregister bijhouden. Om dit register te maken moet uiteraard geïnventariseerd zijn welke data in bezit is van een overheidsinstelling. Daarnaast dient in het kader van de Archiefwet een Bestandsoverzicht gemaakt te worden met informatie over welke archiefbestanden er zijn en waar ze zich bevinden. Ook vanuit de Wet Open Overheid, die momenteel in herziening is, vloeit de plicht voort om voor overheden om een Informatieregister aan te leggen ten behoeve van transparantie.

De Erfgoedinspectie schreef eerder ook al over de raakvlakken tussen het Informatieregister, onderdeel van de nog in herziening zijnde Wet open overheid, en het Bestandsregister van de Archiefwet. Het is daarom handig om de raakvlakken tussen AVG, Archiefwet en Wet Open Overheid te gebruiken om een gezamenlijk informatieregister te maken met alle informatiecategorieën die een overheid bezit met informatie over de openbaarheid, privacy en archivering.

Een register voor betere informatiehuishouding en transparantie

Door het maken en actief bijhouden van dit geïntegreerde informatieregister krijgt een overheid meer grip op de eigen informatiehuishouding. Dit register kan eveneens gepubliceerd worden en hiermee kunnen gesprekken gevoerd worden met informatievragers zoals mede-overheden, journalisten, inwoners en belangenorganisaties. In deze gesprekken kunnen deze informatievragers aangeven waar de prioriteiten liggen voor actieve openbaarmaking. Zo kan je als overheid niet alleen je informatie op orde krijgen, maar ook vraaggestuurd werken aan transparantie. Aan de slag met inventariseren dus!

Meer columns van Tom Kunzler zijn hier te vinden.