GovUnited snakt naar positief nieuws

"Succesvolle oplevering GovUnited MidofficeSuite 2.3 in Winterswijk." Een opmerkelijk bericht 27 juli op de GovUnited-website voor wie (via andere media) weet had van de Programmaraad van 29 juni. Toen immers hadden deelnemers aan het samenwerkingsverband leverancier Logica nog eens drie maanden extra gegeven voor het vervullen van zijn contractuele verplichtingen om dan 7 september een lang verhoopt ‘go’ te kunnen uitspreken voor de verdere ingebruikname van het innovatieve product. Het was temeer frappant omdat GovUnited het heuglijke nieuws nog een week onder zich had gehouden. Verderop in het bericht heette het: "Logica en GovUnited hebben op 20 juli de productierijpe omgeving bij de gemeente opgeleverd."

 

Dus: 29 juni meldt het dagelijks bestuur van GovUnited zijn leden dat Logica op 1 juni nog geen tachtig procent van de normen haalt (dat was nadat 1 mei de teller tussen 35 en 40 procent was blijven steken, wat het bedrijf al een eerste maand respijt had opgeleverd) en drie weken later kan plotsklaps de vlag uit wegens een ‘succesvolle oplevering’.

 

Maar niet alles in de berichtgeving vanuit GovUnited is even consistent en eenduidig. "De onderdelen van de GovUnited MidofficeSuite 2.3 zijn afgelopen week in de gemeente Winterswijk opgeleverd in de productieomgeving", staat er. Dat suggereert volledigheid. Er staat echter ook dat het de eerste gemeente is ‘waar de websiteproducten uit het GovUnited-traject zijn opgeleverd’. Dat wekt juist weer de indruk dat het vooral de frontoffice betreft, naast andere onderdelen, waaruit dat ‘GovUnited-traject’ kennelijk ook bestaat.

 

De organisatie spreekt van ‘de release van 20 juli 2009’. Die wordt ‘door het IT-auditteam van Deloitte bekeken’. Op 29 juli zal dit Deloitte-team ‘ook de gemeentespecifieke aspecten en normen [nalopen] die alleen in een productieomgeving te bekijken zijn’. Er blijken overigens tevens een ‘GovUnited testteam’ en een ‘GovUnited-omgeving’ te bestaan. Dat testteam is gestart ‘met het (her)testen van de moederomgeving en de GovUnited-omgeving, waarbij rekening wordt gehouden met de gemeentespecifieke aspecten in Winterswijk’.

 

Wat GovUnited de GovUnited MidofficeSuite noemt, heeft bij Logica een andere naam: ‘Digimeente Midoffice Suite’. Het bedrijf, dat zijn product eerst oktober 2008 bij zes pilotgemeenten zou opleveren, maakt het doorgronden van de spannende ontwikkelingen op 3 augustus met een eigen persbericht nog wat gecompliceerder. Onder de kop ‘Logica gestart met implementatie nieuwe Digimeente Midoffice Suite’ meldt het dat deze ‘vorige week’ (dus eind juli) is ‘opgeleverd in de gemeente Steenwijkerland’. In Winterswijk was dat ‘eerder’ gebeurd. "Hier worden de diverse onderdelen van de Suite momenteel gefaseerd getest en geaudit en worden voorbereidingen getroffen om in productie te gaan."

 

Twee dagen later doet GovUnited zelf weer een duit in het zakje. "GovUnited test midofficesysteem", meldt de website ruim een week nadat de succesvolle oplevering wereldkundig is gemaakt. Voorts leest men: "Het systeem is 31 juli jl. door Logica aangeboden en inmiddels geïmplementeerd bij de eerste pilotgemeente Winterswijk. De komende weken vindt een tweede implementatie plaats in de gemeente Steenwijkerland."

 

Samenvattend: het systeem, de productierijpe omgeving, de (onderdelen van de) midofficesuite dan wel de websiteproducten is/wordt/zijn/worden dus aangeboden, geïmplementeerd, getest, geaudit of opgeleverd.

 

Relativeren
Dat GovUnited er behoefte aan heeft positief nieuws naar buiten te brengen, is na alle draagvlak bedreigende berichten over niet nagekomen beloften en opstappende leden niet onbegrijpelijk, maar erg helder is de nieuwsvoorziening niet. En vooral het eerste bericht valt niet overal in goede aarde. Winterswijk is niet ingenomen met de impliciete boodschap dat het midoffice-invoeringstraject daar aanstonds tot een glorieuze afronding komt. In de Achterhoek ziet men zich genoodzaakt telefoontjes van gemeenten die de waarheid achter de GovUnited-berichten willen weten, te beantwoorden met een fikse portie relativering. Robert Jansen (6 augustus) tegen Digitaal Bestuur: "De indruk wordt gewekt dat we klaar zijn. Dat we met één druk op de knop live kunnen. Maar zo ver is het absoluut nog niet."

 

Hoe ver dan wel? "De focus ligt op het CMS en de PDC [contentmanagementsysteem en producten-/dienstencatalogus] en op de nieuwe websiteomgeving. Er is een koppeling met het GBA-systeem en de afsprakenmodule en er is een link met e-formulieren. Het gegevensmagazijn is gevuld. Het KCC [klantencontactcentrum/zaaksysteem] is organisatorisch nog in ontwikkeling, maar als module niet geïmplementeerd, evenmin als de modules Midoffice en DMS [documentmanagementsysteem]."

 

Wanneer dat dan gaat gebeuren? "Dat durf ik niet te zeggen. Nee, dat redden we niet voor eind augustus. In de exercities na 29 juni moesten koppelingen van Logica naar backofficeapplicaties worden gelegd, nodig om voor- en achterkant te verbinden. Dat is gedaan. Maar dat betekent niet dat we meteen live kunnen of dat we voor honderd procent tevreden zijn met wat geleverd is. Dat moet ons eigen testprogramma nog uitwijzen."

 

In Steenwijkerland, de enige andere overgebleven pilotgemeente na het afhaken van Leiden, Zaanstad, Midden-Drenthe en Zuidhorn, meldt Dries Zielhuis (7 augustus) dat niet één GovUnited-module is geïmplementeerd. Ook hier is het CMS ‘speerpunt’ – een oud systeem wordt vervangen door een GovUnited-product – en geldt voor het DMS dat ‘de verdere inrichting later’ volgt.

 

Is met deze signalen van de werkvloer het denkbeeld dat GovUnited zeer binnenkort live gaat ontzenuwd, de vraag blijft relevant of de activiteiten in juli en augustus daar in Winterswijk en Steenwijkerland volstaan om tot een verantwoord besluit te komen over de acceptatie. De audit is een formeel en juridisch cruciaal element in de procedure.

 

In Steenwijkerland, waar GovUnited-voorzitter Peter van der Terp wethouder is, zegt Zielhuis over de audit dat die ‘grotendeels centraal en voor een deel decentraal’ plaatsvindt. "Het is niet per se nodig dat in alle gemeenten alle modules zijn geïmplementeerd. Er is verschil tussen de uitkomst van de audit en het draaien van de volledige oplossing in alle gemeenten. Maar ik ga ervan uit dat Deloitte straks een totaaloordeel kan geven en van alle eisen kan zeggen of er wel of niet aan wordt voldaan."

 

In Winterswijk, waar GovUnited-bestuurslid André van Nijkerken wethouder is, zegt Jansen: "Van de 462 normen hebben er zo’n twintig betrekking op koppelingen en dataverkeer. Dat aspect is in de vakantieperiode gedaan. Succesvolle oplevering betekent dan dat de koppelingen en het dataverkeer werken. Daarvoor is Deloitte een dag hier geweest." Een go/no go-besluit 7 september lijkt hem ‘lastig’. Jansen: "Het zou me verbazen als Deloitte kan verklaren dat honderd procent op groen staat. Maar zelfs als dat zo zou zijn, dan betekent dat alleen maar dat het doet wat was afgesproken en implementatie niet in de weg hoeft te staan. Dan start echter het inregelen van je eigen tenant [het gemeentelijk deel van het moedersysteem, waarmee Logica de midofficediensten op afstand aanbiedt]. Dat is fase twee. In de Programmaraad zal gevraagd worden naar de ervaringen van Winterswijk. Wij zijn de balans aan het opmaken en kijken welk geluid we daar zullen laten horen. Ook als de audit wordt gehaald, zegt dat nog niets over de performance en hoe het systeem zich houdt als alle gemeenten ermee draaien. Wij gaan daar ook zelf zeker niet de suggestie wekken dat we live gaan, maar zullen een genuanceerd verhaal houden."

 

GovUnited goede klant van Deloitte
Zwolle, Dordrecht, Rotterdam, Oss, Skarsterlân en het ministerie van Binnenlandse Zaken zijn deelnemer in de ‘Ideeëncentrale’. Sinds september vorig jaar live, ontvangt die gemiddeld tien ideeën per week. In de 44 weken tot augustus in totaal 443 stuks.
Wat dat met GovUnited van doen heeft? Sinds januari doet dat het beheer. En dan is 10 augustus een goed moment om via de website te laten weten: "Ideeëncentrale: aantal ideeën groeit explosief." Het bericht omschrijft de voorziening als ‘een landelijk platform, gericht op het indienen van ideeën ter bevordering en vernieuwing op het gebied van bedrijfsvoering, organisatieontwikkeling of beleid’. De software voor de Ideeëncentrale is gebouwd door Deloitte, blijkt elders op het internet.

 

ICTU, waarvan GovUnited een programma is, heeft met Deloitte Consultancy een mantelcontract voor systeemontwikkeling/realisatie, organisatieadvies en programmamanagement/projectleiding. Met Deloitte Accountants is er een mantelovereenkomst voor auditing/kwaliteit.
GovUnited is trouwe klant bij Deloitte. Bij zijn start verschafte het bureau een businesscase op grond waarvan een tiental founding fathers ‘go’ zei tegen GovUnited. Ook ontwikkelde het een rekenmodel, waarmee GovUnited-leden de kosten en opbrengsten van hun deelname in kaart kunnen brengen. Voorts hielp het bureau in opdracht van GovUnited bij de doorontwikkeling van het voor Amsterdam gemaakte integrale aanvraagformulier voor horecavergunningen. En het maakte procesmodellen voor de afhandeling van aanvragen voor de omgevingsvergunning. Van de 26 personen, die GovUnited op zijn website onder ‘organisatie’ vermeldt, zijn er minimaal zes, van wie één in het managementteam, gedetacheerd door Deloitte. GovUnited heeft Deloitte ook ingehuurd voor de onafhankelijke audit van de midofficesuite 2.3 van Logica.

 

Deels toch volledig
De pilotgemeenten stellen dus allebei dat beperkte invoering van het systeem daar en volledigheid in de audit elkaar niet hoeven uit te sluiten. Toch roept de lokaal-gedeeltelijke implementatie nog vragen op waar het de te realiseren e-diensten betreft. In eerste instantie moet de GovUnited-oplossing er negen omvatten. Steenwijkerland heeft volgens Zielhuis gewerkt aan ‘melding openbare ruimte’ en ‘integrale horecavergunning’. Jansen noemt voor zijn gemeente ‘afspraak maken via Op Afspraak’, ‘afschrift GBA’ en ‘binnengemeentelijke verhuizing’. Dat zijn er samen dus vijf. Of eigenlijk vierenhalf, want die laatste vormt met ‘buitengemeentelijke verhuizing’ één e-dienst.

 

Informatie van GovUnited leidt niet tot volledige opheldering. Volgens directeur Arjen Hof worden (inmiddels waarschijnlijk: zijn) in Winterswijk en Steenwijkerland alle vijf GovUnited-modules en alle negen e-diensten bekeken. Kennelijk kunnen ‘omgevingsvergunning’, ‘evenementenvergunning’, ‘WMO-voorzieningen’, ‘algemeen bezwaarschrift (niet WOZ)’ en ‘buitengemeentelijke verhuizing’ worden beoordeeld zonder dat ze in een pilotgemeente draaien. Hof zegt ook dat twee gemeenten toereikend zijn voor een oordeel over ‘multitenancy’ (waarbij alle GovUnited-leden gezamenlijk één midofficesysteem gebruiken). Anders ligt het bij koppelingen naar backoffices, die niet overal zijn ingericht als bij de twee pilotplaatsen. Weliswaar zijn koppelingen ontwikkeld met generieke normen en EGEM-standaarden en werkten ze in een simulatieomgeving goed, zegt Hof, maar of ze bij elke gemeente functioneren, ‘zal in de praktijk moeten worden getoetst.’

 

Als je eerst zes pilotgemeenten wenselijk of noodzakelijk acht (waarvan GovUnited Midden-Drenthe en Zuidhorn aanduidt als ‘referentiegemeente’) en je moet het uiteindelijk met maar twee doen, moet dat een forse streep door de rekening zijn. Hof laat hierover niet het achterste van zijn tong zien. Het begrip referentiegemeente komt in het bestek niet voor. Daarin staat wel: "De pilot vindt plaats met een viertal pilotgemeenten." Maar de vraag of het bestek een audit bij vier pilotgemeenten voorschrijft om het Logica-product te kunnen accepteren, beantwoordt Hof ontkennend. Bevestigen dat een audit bij twee gemeenten voor acceptatie toereikend is, doet hij echter evenmin. "Er wordt getest bij de twee pilotgemeenten en dan formuleert het bestuur een advies, positief of negatief, waarop de programmaraad beslist." Hof verwacht (verwachtte eind juli) een go/no go-besluit op 7 september en noemt zichzelf ‘ontzettend optimistisch’ en ‘zeer hoopvol’.

 

In deze mondelinge toelichting van de GovUnited-directeur adviseert het bestuur de programmaraad, precies omgekeerd aan wat GovUnited in zijn bericht van 5 augustus schrijft: "De Programmaraad adviseert in haar vergadering van 7 september 2009 het Dagelijks Bestuur van GovUnited op basis van het test- en auditverslag, waarna een besluit wordt genomen over de acceptatie van het systeem." Als, zoals Hof zegt te verwachten, komende maandag inderdaad een go/no go-besluit valt, moet het DB dat dus na de (in de avond te houden) Programmaraad nemen. Formeel moet de acceptatie overigens door ICTU plaatsvinden, dat GovUnited als programma onderdak verleent. Hoe zich deze formele rol verhoudt tot een beslissing over go/no go door GovUniteds programmaraad en/of bestuur is onbekend.

 

Er blijkt ook een ‘routekaart’ te bestaan, die weer een ander licht op het acceptatieproces werpt. Daarvan maken B en W van Rheden in een notitie melding (‘Stand van zaken deelname GovUnited’, opgesteld na de programmaraad van 29 juni): "Om Logica meer aan te sturen heeft GovUnited een zogenaamde routekaart ontwikkeld waarbij de oplevering van de MidOffice gefaseerd plaatsvindt. In deze routekaart worden mijlpalen benoemd met verplichtingen van Logica. Elke mijlpaal staat het toe om op dat moment de overeenkomst met Logica te ontbinden." 20 juli is zo’n mijlpaal: productierijpe omgeving in Winterswijk. Maar ook: "1 oktober is de Midoffice vrij van gebreken zodat een acceptatie onder voorbehoud kan plaatsvinden". En: "4 januari 2010 zijn ook de laatste kleine gebreken verholpen". Rheden bereidt zich overigens (‘preventief’) erop voor dat het wellicht naar een andere oplossing moet omzien wanneer het contract met Logica wordt ontbonden en is daarin niet de enige gemeente. Diverse leveranciers laten weten door GovUnited-leden benaderd te zijn en ook gemeenten zelf verhelen dat niet.

 

Voorlopig productierijp
Een andere inconsistentie blijft ook intrigeren: de verschillende data (20 en 31 juli) in de berichtgeving door GovUnited. Opleveren, testen, accepteren en wat dies meer zij, het vereist een helder, zorgvuldig uitgevoerd proces. Maar volgens Hof is van inconsistentie geen sprake: "Beide data zijn correct. Er is op 20 juli een productierijpe omgeving opgeleverd. In de periode tot 31 juli zijn alle instellingen gecontroleerd en is de oplossing door Logica aangeboden ten behoeve van de test- en auditwerkzaamheden." Ook om een toelichting gevraagd, laat Logica weten dat wat bij GovUnited 20 juli een ‘productierijpe omgeving’ heet, voor de leverancier ‘een voorlopige versie’ is. En 31 juli is het systeem volgens Logica ‘definitief aangeboden en geleverd’.

 

Over de volledigheid willen GovUnited en Logica geen twijfel laten bestaan. Uit ‘websiteproducten uit het GovUnited-traject’ moet niet worden begrepen dat het alleen om CMS en PDC zou gaan. Hof: "Het gaat om de volledige oplossing." Logica: "Als er van de Suite wordt gesproken, dan hebben we het over het totaal van de componenten van de Digimeente Midoffice." Voor Winterswijk gaat het dan om: ‘midoffice, het klantcontactcentrum, het contentmanagementsystem, het E-loket, de producten-/ dienstencatalogus en het document managementsysteem’.

 

Spreken van productierijpe omgeving en succesvolle oplevering is dus niet voorbarig. Hof stelt althans (7 augustus): "De huidige status is dat sprake is van een succesvolle oplevering en een productierijpe omgeving. De test- en auditactiviteiten zullen beoordelen of dit ook conform de afspraken is." Logica (12 augustus): "Alle modulen functioneren. De oplevering voldoet aan de afspraken die zijn gemaakt met GovUnited over de scope van de levering per 31 juli. Doelstelling van de audit is om vast te stellen of dit inderdaad het geval is."

 

Eerst zeggen dat de oplevering voldoet aan de afspraken en dan dat dit nog gecontroleerd moet worden: toch een wat merkwaardige volgorde. Tenzij je natuurlijk erg zeker bent van je zaak. Logica is dat schijnbaar. En wel in die mate dat het ook al over de toekomst spreekt. Waar Hof het nog niet wil hebben over wat na 7 september komt (bijvoorbeeld afvallige gemeenten aan hun afnameverplichting zien te houden), meldt Logica alvast over de huidige versie (2.3) van de Digimeente Midoffice Suite: deze wordt, ‘zoals gebruikelijk, in toekomstige releases aangevuld met additionele functionaliteit’.

 

Voor de doorontwikkeling van de midofficesuite heeft GovUnited met Logica geregeld dat dit volgens principes van zaakgericht werken gebeurt. Kort na gunning van de opdracht aan Logica, vorig jaar april, is de scope van het project verlegd van procesgericht naar zaakgericht werken en dat is nu ook het parool voor de toekomst. Maar de Digimeente Midoffice Suite heeft ook een verleden. Het was vóór GovUnited verkocht aan vier gemeenten, die nu versie 1.3 in huis hebben. Hoe gaat het daar?

 

Midoffice voor een prikkie
Uden beet het spits af. De gemeente brak er zelfs een aanbestedingsprocedure voor af, want Logica zocht een pilotplaats en bood het product, aldus woordvoerder Arnold Janssen, ‘bijna voor niks’ aan. Dat was beneden de aanbestedingsdrempel. Uden ging eind 2006 met Logica (en onderaannemer Green Valley) in zee. "Het was nog voor 99 procent in ontwikkeling. De reden om er ja tegen te zeggen was dat het om een grote marktpartij ging, waarin je vertrouwen kon hebben." Om een beeld te geven van de aantrekkelijkheid van het kostenplaatje: de ‘Raamovereenkomst 2008 LogicaCMG ten behoeve van ontwikkeling Midoffice’, waarover B en W vorig jaar maart besloten, beliep ‘maximaal € 75.000,=’.

 

Janssen toont zich tevreden. "Niet alles is helemaal gegaan, zoals we hadden gedacht, maar nu hebben we een leuk product. Het is meer werk dan we hadden verwacht, en ook de kosten vallen hoger uit. Geen meerwerk voor Logica, maar omdat niet alle werkprocessen geschikt zijn voor de midoffice moet je naar nieuwe procesbeschrijvingen en dat kost geld. Sinds begin 2007 hebben we e-diensten draaien, inmiddels een stuk of acht."

 

Wat betekent het voor bestaande klanten als volgende versies van Digimeente zaakgericht worden? Logica: "Dit heeft alles te maken met of en wanneer bestaande Digimeente-klanten over gaan naar de nieuwe versie. Zo ja, dan zal dit voor de betreffende gemeenten een migratie vereisen op technisch, functioneel en organisatorisch gebied. De nieuwe versie van Digimeente biedt verregaand verrijkte functionaliteit op het gebied van onder andere het zaaksysteem en het CMS."

 

Janssen heeft er ‘nog geen zicht’ op. "Logica hanteert een dubbele lijn: bestaande klanten en GovUnited. Over overstappen naar 2.3 is nog niet besloten, maar het is redelijk zeker dat we dat doen. Het betekent misschien dat als wij de e-dienst ‘visvergunning’ willen, we mogelijk op de GovUnited-gemeenten moeten wachten. Aan de andere kant betekent meelopen met GovUnited minder ontwikkelen. Ik denk dat GovUnited een goed product krijgt. Maar het is een lastig traject. Met zoveel deelnemers heb je heel veel visies, het is een ambitieus traject en dan heb je ook nog te maken met allerlei verwachtingen vanuit Den Haag. Als ik zie wat voor opgave het voor ons is, één gemeente, kijk ik er niet van op dat het bij GovUnited nogal wat voeten in de aarde heeft."

 

E-diensten werken niet
In Terneuzen klinken andere geluiden. Daar zijn eerst een CMS (van Green Valley) en DMS (van BCT) in gebruik genomen, en die werken naar tevredenheid, maar met de midoffice (Digimeente 1.3) gaat het ‘niet zo soepel’. Daarmee uit Bart Dekker zijn wrevel met een understatement. Logica werd maart 2008 na een aanbesteding geselecteerd en er zijn vijf e-diensten uitgekozen. Maar: "Het is nog niet gelukt die operationeel te krijgen." Dekker noemt twee oorzaken. "Het is door Logica behoorlijk onderschat en het koppelvlak naar backofficesystemen van Centric is geënt op het internetkanaal, terwijl wij multichannel willen werken." Ook de beloofde ‘geo-component’, die afkomstig zou zijn van Grontmij, bleef uit. "Dat is helemaal niet van de grond gekomen. Men heeft zich in de complexiteit vergist."

 

Bij GovUnited is de geo-module ook mede om die reden vervallen. Terneuzen heeft inmiddels ‘niet de beste relatie’ met Logica. "Aan de buitenkant is men heel juichend, maar de praktijk is weerbarstig. Kant en klare oplossingen zijn er niet. Wij zijn redelijk veeleisend, maar zij hebben de moeilijkheden onderschat." Volgens Dekker doet zijn leverancier niet zo veel meer aan versie 1.3 en waar Logica de afgelopen maanden enkele tientallen medewerkers voor GovUnited nodig had, werd de spoeling voor Terneuzen dunner. "Wij kregen niet altijd de beste mensen, om het zachtjes uit te drukken." Hij heeft het gevoel ‘in de wachtkamer’ te zitten voor versie 2.3. "Logica heeft een aanbieding gedaan, maar we zijn daar nog niet uit. Overstappen naar zaakgericht werken geeft het product een andere scope. We hebben geïnvesteerd in 1.3., dat willen we niet verloren zien gaan." Terneuzen, zegt Dekker, oriënteert zich zekerheidshalve ook op aanhaken bij het midofficesamenwerkingsverband Dimpact.

 

Nog één vraag. Behalve dat de ‘Perspectievennota 2009-2012’ van Terneuzen € 572.984 noemt als investeringskrediet voor het traject ‘vraaggericht verder’ en € 106.445 aan jaarlijkse operationele kosten, spreekt het stuk van ‘een "proof of concept" waarbij Logica met het implementeren van 3 gemeentelijke producten: uittreksel GBA, binnengemeentelijke verhuizing en melding openbare ruimte moet bewijzen dat hun oplossing ook gaat werken’. Het voegt eraan toe: "Daarna volgt pas definitieve gunning." Hoe kan ruim anderhalf jaar later nog geen e-dienst het doen? Dekker: "De proof of concept is gelukt en er is dus definitief gegund. Maar in de praktijk blijkt het toch een stuk ingewikkelder."

 

Op de speciale Digimeente-website van Logica en Green Valley staat Terneuzen nog altijd als referentiegemeente. Ook refereert die aan Zeist. Gevraagd naar zijn ervaringen met de midofficesuite, is het antwoord van Jan Voskes daar: "Ik ben drie weken hoofd ICT, maar zou het niet kunnen zeggen. Waarom ben ik dat nog niet tegengekomen?" Hij gaat op onderzoek uit, waarna uit zijn relaas niet blijkt dat de onwetendheid samenhangt met iets afwezigs; de midoffice is er wel degelijk en functioneert zelfs naar Zeister tevredenheid. Midden 2008 werd Digimeente ingevoerd en inmiddels staat de gemeente voor de keuze, tegelijk met de invoering van een nieuwe website, hoe de voorziening uit te breiden. Daarbij is ook de vraag aan de orde of Zeist migreert naar versie 2.3, waarbij het evenals Terneuzen gedane investeringen niet wil zien verdampen.

 

Geen verbinding
De Digimeente-site meldt over de vierde klant: "Burgers van Bunnik kunnen vanaf oktober as. digitale producten aanvragen via de website, welke vervolgens via het midoffice worden afgehandeld." Het bericht is van augustus 2008, dus ‘oktober as.’ is inmiddels elf maanden geleden.

 

"We zijn nog niet operationeel," meldt desondanks Michel van Klaveren. Bunnik is gestart met het digitaal loket en sloot daartoe in 2007 een contract met Green Valley. Medio vorig jaar kwam daar voor de midoffice Logica bij. Deze aanpak noemt Van Klaveren als verklaring waarom Bunnik niet bij GovUnited is gegaan. Net als GovUnited koos het wel voor Digimeente als ASP (application service provider), waarbij het systeem dus niet in huis draait. Maar de verbinding met de moederomgeving wil maar niet tot stand komen.

 

"Het werkte niet. Een alternatieve oplossing ook niet. Nu is men aan de derde variant toe." Volgens Van Klaveren liggen de problemen niet bij Logica of Green Valley, maar bij het computercentrum, dat het systeem host, en de leverancier van de dataverbinding. Het sleept al een maand of negen. "Het is ook al geëscaleerd, maar het probleem met meerdere partijen is dat ze naar elkaar gaan wijzen en wij zelf geen mogelijkheid hebben echt hard in te grijpen." Toch is Bunnik niet zonder vertrouwen dat in het najaar een pilot met het GBA-afschrift kan starten. "We hebben wel bedenkingen gehad over ASP en of we daarmee de goede keuze hebben gemaakt. We zijn een van de eerste gemeenten die dat zelfstandig doen en dan moet je alles zelf regelen. In een groter verband kun je ervan uitgaan dat het in één keer voor iedereen goed wordt geregeld. We kijken ook met belangstelling naar GovUnited, daar zal wel iets zinvols uitkomen." Dat is dan wel de 2.3-versie. Van Klaveren: "Logica heeft gezegd dat ze naar één versie willen en graag hebben dat we eind 2009 overstappen. Maar we willen eerst voorbeelden en ervaringen zien. We willen proven technology."

 

Maandag moet duidelijk worden of GovUnited-leden het systeem, de productierijpe omgeving, de (onderdelen van de) midofficesuite dan wel de websiteproducten, kortom de GovUnited MidofficeSuite 2.3 ofwel Digimeente Midoffice Suite 2.3, bij twee van hun mede-leden enigermate operationeel, maar niettemin volledig geaudit, voldoende ‘proven’ vinden.

 

Pilotgemeente Winterswijk schreef januari 2008 in een voortgangsrapportage over haar Programma Dienstverlening: "Bij een positieve audit zal het voornemen tot gunning worden omgezet in een definitieve gunning. Voor de leverancier betekent dit dat de overige bij GovUnited aangesloten gemeenten tot aanschaf over zullen gaan. Bij een negatieve audit zal het voornemen tot gunning niet worden omgezet en zal de leverancier zonder enige vergoeding worden uitgesloten. Gezien de belangen die hierbij op het spel staan is deze optie zeer onwaarschijnlijk."

 

Onhandige wijziging van scope was fout
GovUnited schrijft de vertraging die het midofficeproject heeft opgelopen, voornamelijk toe aan een keuze voor zaakgericht werken volgens het ‘Dordtse model’. Anders dan het aanvankelijk beoogde procesgericht werken (‘…als we voor alle negen e-diensten die moesten worden gerealiseerd, één voor één een nieuw proces moesten toevoegen, zou dat vele maanden kosten’, aldus Arjen Hof in januari), zou zaakgericht werken zich met generieke functionaliteit laten realiseren. GovUnited maakte de keuze voor het model-Dordrecht bekend op 5 juni 2008.

 

Een opmerkelijk moment, want een dag eerder had de organisatie op haar website gezet: "GovUnited heeft op 4 juni 2008 de ANDEZ-3/GU-1 aanbesteding voor een midoffice suite definitief gegund aan Logica." Het bericht van 5 juni, waarin geen sprake was van een veranderde aanpak, kon dus worden opgevat als een nadere toelichting op het gunningsbesluit.

 

Pas veel later is Hof gaan spreken van ‘veranderingen in de scope’. Toen de onrust onder zijn leden toenam schreef hij overigens in een managementletter (25 maart) in een korte schets van het voorafgaande: "Op 14 april 2008 is de opdracht definitief gegund aan Logica." Deze gunningsdatum laat meer ruimte voor de gedachte aan een switch, maar ook zeven weken zijn maar een bescheiden periode voor voortschrijdend inzicht om tot een forse koerswijziging aanleiding te geven.

 

In die managementletter staat ook: "Logica heeft de opdracht gewonnen met haar ‘standaard’ product, de digimeente midoffice suite. Vrij snel na de start van de implementatie bleek dat met deze oplossing precies gebouwd zou kunnen worden wat in het bestek stond, maar dat dit onvoldoende flexibiliteit zou geven na oplevering en bij doorontwikkeling." Waar standaardisatie doorgaans een recept heet voor flexibiliteit, was dat hier blijkbaar niet zo. En als je er na enkele weken achter komt dat wat je had besteld, een inflexibel product gaat opleveren, hoe doordacht was die bestelling dan?

 

De leverancier mag onvoldoende hebben gepresteerd, in het stuk verheelt Hof niet dat het ook aan opdrachtgeverskant aan effectief opereren ontbrak. "Ondanks alle afspraken over opleveringen, planning en een actieve participatie is het krijgen van voldoende grip op het proces een permanent aandachtspunt." En: "De aansturing van Logica […] is geïntensiveerd met een zwaardere en meer directe betrokkenheid van het Dagelijks Bestuur, pilotgemeenten en de directie van Logica. Dus: een duidelijke structuur in de relatie klant-leverancier." Ook blijkt ‘dat te weinig aandacht is besteed aan de professionalisering van de interne organisatie’.

 

Mogelijk dat onzekerheid over het eigen optreden GovUnited deze zomer tot een milde opstelling tegenover Logica heeft gebracht, dat eerst een maand en toen nog eens drie maanden respijt kreeg. Dan kan de opdrachtgever, mocht het tot een juridisch treffen komen bij het opbreken van de samenwerking, in elk geval niet worden aangewreven de falende contractpartner geen kans te hebben geboden alsnog zijn verplichtingen na te komen. Met het oog op zo’n procedure zal GovUnited niet in zijn sas zijn geweest met de kop ‘GovUnited erkent fout in aanbesteding midoffice’, die Computable.nl 22 juli boven een bericht zette. Een uur later was die trouwens gewijzigd in ‘GovUnited: verandering midoffice-project onhandig’, maar in de tekst eronder bleef Hof antwoorden op de vraag wat hij anders zou doen: "Achteraf gezien hadden we gedurende het project geen veranderingen in de scope mogen toestaan. We hadden naar een eerste fase toe moeten werken en eventueel later aanvullingen kunnen toevoegen."

 

In een schriftelijke toelichting op de gewijzigde aanpak bevestigt Logica desgevraagd dat deze tot meerwerk heeft geleid: "Het klopt dat het tot extra werk heeft geleid. De kern van de Digimeente Midoffice Suite is het Zaaksysteem. Aanpassing van dat Zaaksysteem, naar voorbeeld van het in Dordrecht in gebruik zijnde Mozaïek, had qua technische architectuur nogal wat voeten in aarde. En het Zaaksysteem is één, maar het gaat juist ook om de samenhang tussen alle componenten. Het doelstelling van het project is om ‘gestandaardiseerd maatwerk’ te leveren. Dat betekent dat gemeenten gebruik kunnen maken van dezelfde oplossing, maar waar noodzakelijk toch hun legitieme lokale verschillen een plek kunnen geven. Het ontwikkelen van een generiek systeem, dat zonder programmeerwerk aangepast kan worden aan de lokale situatie is complex gebleken. Uit een oogpunt van beheer en doorontwikkeling wil je namelijk dat de samenhang in de gehele oplossing in stand blijft. Deze mechanisme moesten in alle onderdelen worden doorgevoegd, van de formulieren tot het zaaksysteem en van het DMS tot het identitymanagement".

 

Het college van B en W van de afgehaakte pilotgemeenten Midden-Drenthe heeft GovUnited verweten na de keuze voor zaakgericht werken deze weer te hebben verlaten. Arjen Hof wil daarop niet ingaan. Volgens Han Dieperink, directielid van Inter Access, dat vorig jaar vergeefs voor de GovUnited-opdracht inschreef, verschillen het Dordtse model en procesgericht werken niet erg van elkaar. "Er wordt net gedaan of zaakgericht werken een enorme trendbreuk is, maar dat is niet zo. In de oplossing, die wij hebben aangeboden, zat het allebei."

 

Inter Access heeft in 2007 voor Dordrecht en het samenwerkingsverband Drechtsteden genoemd zaaksysteem Mozaïek bekeken om na te gaan of de functionaliteit daarvan zich zou laten realiseren met het opensource-DMS Alfresco. Onder voorwaarden kreeg die vraag een positief antwoord. Volgens een bron die anoniem wil blijven, is het vooral dit Alfresco, dat GovUnited en Logica heeft opgebroken. "Zaakgericht werken en workflow configureren met Alfresco is lastig. Daarvoor moet je eigenlijk weer iets aparts verzinnen." Dieperink (die als twitteraar het resultaat van de ‘succesvolle oplevering’ in Winterswijk verwelkomde met de oprisping: "Ik zou me er kapot voor schamen! Drie jaar terug in de tijd voor drie keer het geld") noemt dat ‘een broodje aap’. De GovUnited-oplossing zet Alfresco zo in, dat workflow meer daarbuiten gebeurt. Het midofficeproduct van Inter Access leunt voor workflow zwaarder op Alfresco. "Dan zou het kunnen spelen. Maar wij gebruiken het, met wat extra inspanning, gewoon in onze Webnext Midoffice Suite."

 

Een en ander maakt duidelijk dat de markt het reilen en zeilen van GovUnited met argusogen volgt. Dan kan ook een gerucht opduiken als zou GovUnited Logica’s facturen voor het meerwerk, ten belope van enkele miljoenen euro’s, onbetaald hebben gelaten en geconfronteerd zijn met een incassoprocedure. Beide partijen verklaren dat dit bericht onjuist is.

 

Peter Mom