Gemeente As A Service

Naar een ver(der)gaande gemeenschappelijke gemeentelijk inrichting en infrastructuur.

Veel gemeenten kiezen voor eigen benaderingen en oplossingen voor hun inrichting. Ze vinden zich allemaal uniek en motiveren dit vanuit het hebben van een eigen identiteit. In essentie voeren ze desondanks allemaal gelijke of gelijksoortige bedrijfsfuncties uit. Er zijn wel verschillen tussen gemeentes, maar die worden vooral bepaald door grootte en karakter (zoals stad/platteland, bevolkingsopbouw, bevolkingssamenstelling). Dat vertaalt zich alleen niet in de achterliggende bedrijfsfuncties en basisprocessen, maar vooral in politieke aspecten en de contacten met de burger. Er is sprake van een zekere bewustwording, al is dat eerder impliciet, doordat men zoekt naar samenwerking. Een samenwerking die vooral wordt gemotiveerd door het beschikbaar hebben van voldoende expertise in een steeds omvangrijker en complexer krachtenveld.

Als we de overheid bedrijfsmatig bekijken is het vreemd dat gemeentes vooral hun eigen weg zoeken. Aan de ene kant is men zich zeer bewust dat er gebruik wordt gemaakt van gemeenschapsgeld en werkt men met de hand op de knip. Anderzijds wordt er door het overal zelf aan werken ontzettend inefficiënt met dat geld omgegaan. Het is niet voor niets dat veel gemeenten fuseren of dat daar van bovenaf op aan wordt gestuurd. De motivatie is ook dan het al genoemde het op niveau krijgen van de benodigde expertise en bemensing van functies. Maar deze redenering kan net zo goed worden gebruikt voor een meer uniforme benadering van de inrichting van bedrijfsprocessen en ICT. Kennelijk is er niet zoveel verschil tussen gemeentes dat deze samenwerking of fusies onmogelijk maken.

Front office voor de gehele overheid
Bedrijfsmatig kan je de overheid vergelijken met een organisatie waarbij de gemeenten kunnen worden gezien als de kantoren van de overheid, zoals een winkelketen zijn filialen heeft. De overheid stuurt daar zelfs op aan door de gemeente te positioneren als de front office voor de gehele overheid. Elk willekeurig bedrijf zou er voor zorgen dat de processen en ICT inrichting op alle locaties waar zij actief is zo eenduidig mogelijk wordt ingericht. Dit is kostenbesparend, maar ook noodzakelijk voor de vergelijkbaarheid en consolidatie van de gegevens en financiën. Het is zelfs van levensbelang voor de continuïteit en om te overleven in de concurrentieslag.

Bij dat laatste zit hem nu net de kneep. Gemeenten functioneren in belangrijke mate autonoom en hoeven niet te concurreren met andere partijen. Hierdoor wordt niet vanuit een automatisme toegewerkt naar een zo efficiënt mogelijke benadering. Het gebruik van benchmarks zal dit niet oplossen en ook het kunnen betrekken van bepaalde diensten (zoals rijbewijzen) bij andere gemeenten zal daar niet veel aan veranderen. Hoeveel mensen zullen immers echt verhuizen of extra reiskosten maken om de hoogte van gemeentelijke belastingen te ontvluchten ?

Het wiel zelfstandig uitvinden?
De centrale overheid stelt allerlei eisen op het gebied van aan te bieden diensten en gemeenschappelijke gegevens. Gemeenten doen daarbij in lijn met het bovenstaande veelal zelfstandig allerlei inspanningen om aan te sluiten op centrale voorzieningen op het gebied van basisregistraties. In plaats dat dit gefragmenteerd gebeurt en ieder het wiel zelfstandig uitvindt, kan dit veel beter gemeenschappelijk worden opgepakt.

In dit kader wordt er daarom voor gepleit om zoveel mogelijk van de gelijksoortige ofwel generieke centrale voorzieningen eenduidig en uniform op te zetten en de hierbij relevante opzet voor processen, hulpmiddelen en voorzieningen vanuit de overheid centraal beschikbaar te stellen.
Dit op basis van het volgende model:

De belangrijkste motivatie hiervoor is:

Wat gemeentes doen is in essentie voor minstens 80 procent gelijk;

De burger heeft overal recht op gelijk niveau van voorzieningen; die wordt voor een belangrijk deel bepaald door de efficiency van de zich achter de klant contacten afspelende activiteiten en daarbij gebruikte services;

De identiteit/eigenheid van een gemeente wordt vooral bepaald door de wijze waarop deze interacteert met de burger, niet door de inrichting van generieke processen en hulpmiddelen;

Er kan eenvoudiger worden aangesloten op centrale voorzieningen van de overheid;

(dit kan het beste door) Eenduidige generieke centrale voorzieningen/services voor elke gemeente waarmee de betreffende processen/taken worden ondersteund;

Gegevensuitwisseling kan eenvoudiger, sneller en eenduidig worden vorm gegeven;

De bedrijfsvoering wordt efficiënter en beheerkosten beter beheersbaar;

Vergelijkbaarheid van gemeenten neemt toe, wat ook een betere benchmarking mogelijk maakt.

Voor specifieke onderdelen van de invulling kan elke gemeenten natuurlijk eigen accenten leggen. De eigenheid of identiteit komt daarbij vooral terug in het contact met de burger. Deze kan los van de generieke centrale onderdelen door een gemeente zelfstandig worden vorm gegeven. De afhandeling daarachter kan uniform op basis van een voor alle gemeenten generieke ondersteuning.

Hier wordt tot op zekere hoogte al invulling gegeven door het aanbieden van algemene architectuur concepten en middelen in de vorm van basisregistraties. Het hier bedoelde concept trekt dit evenwel veel verder door. De meeste gemeenten hebben onvoldoende expertise en middelen om de aangeboden concepten vorm te geven. Ze zijn daarbij nu ook vaak individueel overgeleverd aan marktpartijen. In het hier voorgestelde model wordt gepromoot dat de overheid zelf de voorzieningen en inrichtingsmiddelen aanbiedt, die daarbij optimaal zijn afgestemd op de centraal gebruikte processen en gegevens. Of dit gebeurt met ondersteuning of pakketten van derden is irrelevant. Dat is invulling.

Goedkopere kostenstructuur
Een aanvullend voordeel is dat dit ook veel eenvoudiger SSC-constructies mogelijk maakt. De belangrijkste randvoorwaarden zijn een structurele aandacht vanuit centrale overheid, sturing daarop en het naast het opleggen van allerlei taken ook beschikbaar stellen van middelen aan gemeenten. Dit verdient zich uiteindelijk terug in een goedkopere kostenstructuur van gemeenten en lagere belastingsdruk voor de burger.

De overheid zal hierbij veel meer ondersteuning moeten leveren dan nu en veel meer dwingend dienen te zijn in het aanbieden van gemeentelijke ICT- voorzieningen en procesconcepten voor de centrale 80 procent van de voor een gemeente benodigde voorzieningen.

Het geeft de gemeenten de mogelijkheid om zich te concentreren op zaken die er voor de burger echt toe doen. Dit heeft natuurlijk tijd nodig, maar zal er toe bijdragen dat de gemeente zich ontwikkelt tot een service gerichte organisatie en zich kan omvormen tot een Gemeente As A Service.

Peter van Diepen is managing consultant bij Capgemini.