Gebruik IT met mate

IT is niet altijd het juiste middel om problemen in de jeugdsector op te lossen.

Beschikbare informatie wordt niet gedeeld. Organisaties werken onvoldoende samen. En kennis over de risico’s op ontsporing wordt niet gebruikt. Drie veel gehoorde klachten uit de wereld van de jeugdsector, die vaak in een adem worden genoemd met wat voor een belangrijk deel voor de oplossing doorgaat: informatietechnologie. Als we organisaties toegang geven tot elkaars systemen zouden onwetendheid en gebrekkige afstemming tot het verleden gaan behoren. Is het wel zo simpel?

Al sinds het einde jaren van de negentig wordt gewerkt aan informatiesystemen die informatie over jeugdigen met (kans op) problemen tussen verschillende organisaties moet delen. Wat begon als een serie van lokale instrumenten om hulpverleners van elkaars bestaan en betrokkenheid rondom een jongere op de hoogte te brengen, is uitgegroeid tot een landelijke Verwijsindex Risicojongeren. Amsterdam en Rotterdam waren er vroeg bij met het digitaliseren van dossiers van consultatiebureau- en schoolartsen, een opzet die uitmondde in een verplicht Elektronisch Kinddossier in alle gemeenten. Daarnaast lopen nog tal van projecten in bijvoorbeeld de jeugdbeschermingsketen en het jeugdstrafrecht. Gemeenten lopen vaak vooruit op en gaan verder dan de landelijke initiatieven. En er wordt voortdurend onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om nog meer informatie tussen nog meer organisaties uit te wisselen.

Informatisering is begrijpelijk
De neiging om naar IT te grijpen als instrument om het probleem van versnipperde informatie en ongesmeerde coördinatie op te lossen, is begrijpelijk en kan ook heel effectief zijn. Informatie- en communicatietechnologie maakt precies datgene mogelijk wat in de naam besloten ligt: het opslaan en uitwisselen van gestructureerde en ongestructureerde informatie. De jeugdsector loopt, onder andere door een sterke fragmentatie en een ten opzichte van de gezondheidszorg laag professionaliseringsniveau, achter op andere sectoren als het gaat om de toepassing van informatietechnologie. Een inhaalslag in de informatiehuishouding van instellingen zelf is daarom goed te begrijpen. Anders wordt het wanneer informatie de grenzen van een organisatie of een discipline (zoals artsen, welzijnswerkers) overschrijdt – de focus van dit artikel.

Toch betekent het feit dat iets mógelijk is, niet dat het ook ingezet moet worden. Het koppelen van de informatiesystemen van politie, onderwijs, jeugdzorg, jeugdgezondheidszorg, gezondheidszorg en onderwijs is een technische uitdaging, maar zeker niet onmogelijk. De belangrijkste vraag die nu echter moet worden gesteld is niet hoe we die uitwisseling moeten realiseren, maar of die wel altijd wenselijk is. In de discussies over kinddossiers en verwijsindexen wordt te gemakkelijk voorbijgegaan aan de discussie over ‘nut en noodzaak’, maar vooral ook aan de ‘nadelige effecten’-discussie.

Vier randvoorwaarden
In dit artikel staat de vraag centraal welke gevaren de uitwisseling van informatie in de jeugdsector met behulp van IT kent en hoe die kunnen worden tegengegaan. Het gaat niet in op vraagstukken die sowieso rondom informatie-uitwisseling spelen – denk aan het risico op informatielekken en de wenselijkheid van het delen van informatie in verschillende domeinen (privacy) en aan de vraag of de informatie wel nodig is om de gekozen doelen te bereiken – maar specifiek om de rol van IT daarin.

Er zijn vier randvoorwaarden waaraan ten minste voldaan moet worden om IT effectief in te kunnen zetten en nadelige effecten zoals misinterpretatie en schijnzekerheid te voorkomen. Als die gevaren zich manifesteren, kan de inzet van IT contraproductief zijn. De randvoorwaarden zijn noodzakelijk en zeker niet voldoende, maar kunnen wel hulp bieden bij het overdenken van systemen.

De betekenis van informatie
Informatie kan alleen worden geïnterpreteerd aan de hand van een referentiekader. Of een verwijzing naar een bank een meubel of een financiële instelling betreft, wordt vaak niet geëxpliciteerd. Als meubelmakers of bankiers dit onderling gebruiken, geeft de context aan wat precies wordt bedoeld. Het wordt lastiger als de meubelmaker en de bankier informatie met elkaar willen uitwisselen. Dat type uitwisseling is precies wat er gebeurt als er informatie wordt uitgewisseld tussen verschillende disciplines in de jeugdsector. Een aanduiding als ‘vermoeden van kindermishandeling’ betekent voor een docent die niet geschoold is in het herkennen van mishandeling iets heel anders dan voor een kinderarts die volgens de regelen van het beroep – opleiding, protocollen, vertrouwensartsen – een veel scherpere definitie hanteert. Voor de eerste kan een onschuldige blauwe plek op de elleboog leiden tot de kwalificatie ‘vermoeden van kindermishandeling’, voor de tweede gaat dat pas op als de locatie, de omvang en de vorm van de blauwe plek zijn bestudeerd en is geconstateerd dat mishandeling een optie is.

Informatietechnologie is bijzonder geschikt om harde, feitelijke informatie op een gestructureerde manier uit te wisselen. Het is echter niet zonder meer geschikt om zachte, ambigue en voor verschillende disciplines verschillend te interpreteren informatie los van de context uit te wisselen. Die stelling wordt ondersteund door de zogeheten ‘media richness theory’, die stelt dat als het erom gaat de betekenis van informatie scherp te krijgen – en niet slechts zoveel mogelijk feiten over te pompen – een rijker mediakanaal de voorkeur verdient. Rijke kanalen dragen veel context over. Denk aan face-to-face gesprekken, videoconferencing of de telefoon. E-mail en fax zijn armere kanalen, en openstelling van gestructureerde databases is nog armer.

Aan deze randvoorwaarde kan voldaan worden door een taxonomie op te stellen en gebruikers daarvan goed te trainen, of door gebruikers ‘meertalig’ te maken, zodat zij elkaars terminologie begrijpen. Hoe meer ervaring er is in samenwerking tussen dezelfde disciplines, hoe meer leereffecten hier optreden.

Betrouwbaarheid van gegevens
Mensen zijn geneigd snel af te gaan op de juistheid van informatie in systemen. Net zoals een jonge scholier al snel geneigd is ‘het internet’ te vertrouwen, hebben ook volwassenen vaak het idee dat als informatie in een groot, duur en gestructureerd systeem is opgeslagen, het betrouwbaar is. De kwaliteit van de dossiervorming in bijvoorbeeld het onderwijs, maar ook op sommige plekken van de jeugdgezondheidszorg, is echter veel te laag om er van uit te kunnen gaan dat alles klopt. Informatie moet dus altijd nog een keer gecontroleerd worden – iets dat veel makkelijker kan in een fysieke of schriftelijke conversatie dan wanneer het passief van het scherm gehaald wordt.

Binnen een organisatie of beroepsgroep is relatief snel duidelijk wat de betrouwbaarheid van gegevens is. Als de dossiervoering van een bepaalde afdeling slecht op orde is, is dat onder collega’s in de regel algemeen bekend. Dat ligt anders als informatie wordt uitgewisseld zonder dat de ontvanger de afzender goed kent.

Het is mogelijk aan deze randvoorwaarde te voldoen. Leereffecten spelen een beperkte rol in het opmerken van onbetrouwbaarheid. Men zal het dus vooral moeten hebben van het vergroten van de betrouwbaarheid van de brongegevens.

Incompleetheid van gegevens
Net zoals informatie uit een systeem al snel betrouwbaar wordt geacht, wordt die ook vaak als compleet beschouwd. Denk aan een strafblad: een delict dat daar niet op staat, wordt geacht niet te hebben bestaan. Als er straks databases zijn gevuld met risicofactoren en meldingen, is de menselijke geest geneigd om een zekere compleetheid toe te dichten aan het aanwezige overzicht. Systemen zullen echter nooit de hele werkelijkheid en alle relevante gegevens kunnen omvatten. Daarom is nader onderzoek noodzakelijk en moeten hulpverleners altijd ook hun eigen informatie verzamelen. Dat gaat echter niet vanzelf. Alleen als voldoende tijd beschikbaar is – onder druk is de neiging immers nog groter om af te gaan op de al beschikbare informatie – en er een kritische houding bestaat onder gebruikers kan aan die randvoorwaarde voldaan worden.

Een tweede effect is lastiger te bestrijden. Wat als er van een kind in een vermeend risicovolle situatie geen informatie beschikbaar is? Men zou snel kunnen denken dat er dan ook niets aan de hand is. Net zoals de aanwezigheid van informatie over de zorgen van andere hulpverleners een vermoeden van problemen kan versterken, kan de afwezigheid ervan het afzwakken. Deze ‘witte vlek’ kan levensgevaarlijk zijn als het bijvoorbeeld gaat om kindermishandeling. Alleen een heel stevig besef van het feit dat een informatiesysteem slechts één vindplaats van informatie is, die eigen kennis, ervaring, activiteiten en netwerken aanvult, kan dat tegengaan.

Follow-up is gegarandeerd
Een cultuur van samenwerking kan een vierde onbedoeld neveneffect hebben. Als men gezamenlijk verantwoordelijk is, kan het nemen van eigen verantwoordelijkheid daaronder lijden. Als een risicosituatie is gemeld of een dossier wordt gedeeld, is er nog geen kind geholpen. Dat gebeurt pas als er ook daadwerkelijk actie wordt ondernomen. Toch kan de verleiding groot zijn om te denken dat je je verantwoordelijkheid hebt genomen als de informatie en twijfels eenmaal zijn gedeeld. Het staat toch in het systeem? Nu kunnen anderen toch hun deel oppakken? Het uitwisselen van informatie moet dan ook altijd gepaard gaan met heldere afspraken over de vervolgactiviteiten.

De twee meest in het oog springende IT-initiatieven in de jeugdsector zijn momenteel het Elektronisch Kinddossier (EKD) en de Verwijsindex Risicojongeren (VIR). Het EKD beoogt de dossiers van de jeugdgezondheidszorg te digitaliseren en bij verhuizing of het bereiken van de vierjarige leeftijd over te dragen tussen organisaties. Niets meer, en niets minder. Omdat afzender en ontvanger zich vaak binnen dezelfde organisatie bevinden, en in ieder geval binnen dezelfde beroepsgroep, is informatie nauwelijks ambigu. Richtlijnen over dossiervoering verhogen (de kennis over) de betrouwbaarheid en compleetheid van dossiers, en inbedding in het reguliere werkproces waarborgt de follow-up. Met het EKD zoals het nu in de steigers staat zullen er daarom ook weinig problemen te verwachten zijn.

De VIR zorgt ervoor dat hulpverleners uit verschillende sectoren hun zorgen over een jeugdige kunnen melden. Als er meerdere meldingen over een jeugdige zijn, worden de melders op de hoogte gesteld van elkaars contactgegevens. Omdat daarbij geen inhoudelijke gegevens worden uitgewisseld, treden de problemen van betrouwbaarheid en ambiguïteit niet op. Wel moet ervoor gezorgd worden dat er altijd follow-up is – de Verwijsindex draagt bij uitstek het risico van ‘afschuiven’ in zich. De wet waarin de VIR wordt geregeld gaat echter gepaard met verplichtende aanwijzingen over zorgcoördinatie. Blijft over het risico van incompleetheid. Dat vereist een gedegen training van de gebruikers ervan.

Met het EKD en de VIR zijn weinig problemen te verwachten. Anders ligt dat als het Kinddossier open wordt gesteld voor gebruikers buiten de jeugdgezondheidszorg, waarom de Tweede Kamer regelmatig heeft verzocht. Terwijl de digitalisering van de kinddossiers nog bij lange na niet voltooid is, kan niet worden uitgegaan van betrouwbaarheid en compleetheid. Het is onduidelijk waarom de informatie uit het kinddossier relevant zou zijn voor anderen, laat staan dat er al heldere afspraken zijn over de inbedding in processen. Het grootste gevaar is echter dat de referentiekaders van afzender en ontvanger verschillen. Juist omdat samenwerken in de jeugdsector afstemming tussen heel veel verschillende disciplines en gebruikers vereist, is het nauwelijks realistisch om te veronderstellen dat de betekenis van informatie voor iedereen hetzelfde is.

IT is geen panacee
Er is dan ook veel te zeggen voor het gematigd inzetten van IT bij het uitwisselen van informatie tussen organisaties. De gedachte achter de Verwijsindex – alleen dát-informatie – is daarom zo gek nog niet. Voor de wát-informatie pakke men de telefoon of berijde men liever de fiets. Mits juist ingezet, kan IT zeker bijdragen aan een effectievere hulpverlening aan kinderen en jongeren. Het voldoen aan de randvoorwaarden voorkomt problemen, maar om de inzet van IT ook succesvol te kunnen maken, is het onmisbaar om duidelijke doelen vast te stellen en te werken aan draagvlak, wederzijds begrip en heldere afspraken.

Vanuit de gedachte dat uitwisseling van informatie erg complex is – zie alleen al de aspecten die in dit artikel zijn benoemd – is het verstandig om de weg der geleidelijkheid te bewandelen: neem kleine stapjes waarvan het effect nog is te overzien en profiteer van leerervaringen. Paradoxaal genoeg kan door een serie kleine stapjes uiteindelijk een ambitieuzer doel worden bereikt. Hoe meer ruimte er is om te leren van opgedane ervaringen en hulpverleners elkaars taal, mogelijkheden en onmogelijkheden leren kennen, hoe minder vaak de in dit artikel genoemde risico’s zich zullen voordoen.

is consultant Public & Health bij Capgemini Consulting en houdt zich voornamelijk bezig met e-dossiers, ketenintegratie en de jeugdsector. Dit artikel is gebaseerd op zijn afstudeeronderzoek bij Capgemini en het 3TU.Centre for Ethics and Technology. De volledige scriptie is hier te vinden.