Defensie gaat digitaal

Na een lange periode van bezuinigen en krimp gaat Defensie fors groeien. Een groot deel van het extra budget gaat naar F35-jachtvliegtuigen, drones, meer voorraden en loonsverhogingen. En daarnaast zal een behoorlijk deel worden besteed aan informatiegestuurd werken. Er liggen op basis van uitgebreid onderzoek duidelijke aanbevelingen hoe de organisatie haar IT-ambities zoveel mogelijk kan waarmaken. ‘Het centrale, op beheersing en kostenreductie gericht systeem wordt nu doorbroken.’

De wereldwijde veiligheidssituatie verslechtert als gevolg van verschuivende machtsverhoudingen, de impact van klimaatverandering en technologische ontwikkelingen. Nederland investeert voor het eerst in jaren fors in Defensie, zodat we onze verdediging samen met onze bondgenoten vorm kunnen geven. Defensie zet de komende jaren in op hogere gereedheid en inzetbaarheid, gerichte verbetering van de gevechtskracht en meer wendbaarheid. Eén van de actielijnen om dit te realiseren is de transformatie naar informatiegestuurd werken en optreden.

Het slagveld digitaliseert. De hoeveelheid data neemt enorm toe. Informatietechnologie (IT) en techniek in bredere zin ontwikkelen razendsnel. De defensieorganisatie moet informatie sneller en slimmer verkrijgen, verwerken en verspreiden om gericht te sturen en zo succesvol te kunnen zijn in moderne conflicten en crises: dat is de kern van informatiegestuurd optreden.

Dit is geen keuze, maar een noodzaak. Een belangrijke voorwaarde voor informatiegestuurd optreden is het op orde krijgen van de IT-vaardigheden (cyber en dataskills), de beveiliging van IT en de onderliggende IT- infrastructuur en voorzieningen van Defensie. De omvang en het belang van IT-voorzieningen zijn daarom de afgelopen jaren steeds groter geworden en zullen in belang blijven toenemen. Dit stelt hoge eisen aan de continuïteit, beveiliging en aanpasbaarheid van de (bestaande) IT.

De IT-ambities van Defensie zijn hoog en beslaan een voor IT-begrippen uitzonderlijk lange periode tot 2035. Dit is kenmerkend voor Defensie want investeringen in wapensystemen hebben veel langere horizon. Veel andere overheidsorganisaties hebben zelfs een horizon van niet meer dan een jaar en gaan gemakshalve uit van pakweg 5 procent meer of minder budget voor het volgende jaar. Om met maximaal effect te groeien heeft Defensie al ruim voor het opstellen van de Defensienota 2022 samen met IT-dienstverleners QA Consulting, Deloitte en Capgemini uitvoerig onderzoek gedaan naar de verhouding tussen ambities en de mogelijkheden voor realisatie hiervan wat betreft mensen, middelen en manieren.

Met het onderzoek – Defensie Duurzaam Digitaal – heeft Defensie gezorgd voor een realistische, solide basis voor de plannen in de Defensienota door een feitelijk inzicht in en bewustwording van beschikbare en benodigde mensen en middelen. Het uiteindelijke resultaat bestaat uit vijf onderzoeksrapporten die te samen de benodigde ontwikkelingen, investeringen en veranderingen beschrijven.

Dat zijn Defensie Duurzaam Digitaal (uitgevoerd door Defensie en QA Consulting); Scenario’s en ontwikkelpaden IT- investeringen van Defensie (uitgevoerd door Defensie en QA Consulting); Strategisch Personeelsplan Defensie (uitgevoerd door Capgemini); Herijking Strategische Personeelsplanning JIVC (uitgevoerd door Deloitte) en Duurzaam Vooruit: Onderzoek naar de IT exploitatiekosten (uitgevoerd door QA Consulting).

Discrepantie

Voor de middelen is volgens de Defensienota meerjarig budget beschikbaar. Geld is er dus, maar de uitdaging is om de juiste mensen te krijgen. Uit het onderzoek bleek een toenemende discrepantie tussen de vraag (vanwege bestaande plannen en ambities) en aanbod (wat kan er daadwerkelijk gerealiseerd en geabsorbeerd worden). Deze discrepantie is uitgedrukt in de omvang van IT-investeringen, de IT-exploitatie en de personele capaciteit en kwaliteit.

De financiële IT-exploitatie op de begroting stond onder druk als gevolg van stijgende IT-prijzen maar ook door onvoldoende balans in de budgetten van investeringen (groei), materiële exploitatie en personele exploitatie (stabiel). Verder bleken de (sterk toegenomen) geplande investeringen grotendeels de realisatie van al bestaande plannen te betreffen. Dan gaat het niet alleen om het life cycle management van de klassieke IT, maar ook om delen van wapensystemen en communicatiemiddelen zoals radio’s en satellieten. Er bleek onvoldoende ruimte voor de broodnodige IT-transformatie.

Voor realisatie van de bestaande plannen – laat staan de extra ambities bleek de personele bezetting van de IT-organisatie onvoldoende. Er zijn Strategische IT Personeelsplannen gemaakt. Daaruit kwamen grote kwalitatieve en kwantitatieve tekorten naar voren. Defensiebreed (inclusief het Joint Informatievoorziening Commando ( JIVC), het IT-bedrijf van Defensie) is de komende jaren behoefte aan 1.000 tot 1.500 extra IT-mensen.

Vooral de behoefte aan IT-capaciteit voor bedrijfsvoering, data ( science) en cybersecurity is groot. De door Defensie gewenste extra competenties zijn schaars op de arbeidsmarkt, omdat de vraag naar IT-professionals nog steeds sneller toeneemt dan het aanbod. Deze krapte op de arbeidsmarkt zorgt voor een war for talent en hoge salariseisen. Tot slot heeft Defensie heeft net als veel andere departementen een bureaucratische, complexe manier van werken. Om de ambities te realiseren is de noodzaak tot grotere wendbaarheid en meer innovatief vermogen in de manier van werken en besturen groot.

Werving medewerkers

Het rapport bevat een aantal groeiscenario’s. Daarbij blijkt het opendraaien van de geldkraan alleen geen oplossing. Het maximaal haalbare groeitempo wordt bepaald door de personele migratie- en implementatiecapaciteit binnen de organisatie en de mate waarin Defensie in staat is extra IT-investeringen in de bestaande IT-infrastructuur te realiseren en absorberen. Het werven, opnemen en inwerken van medewerkers kost tijd. Er zijn naast het baseline scenario (‘niets doen’) drie scenario’s uitgewerkt: Stabilisatie, uitsluitend herstellen van materiele en personele exploitatie zonder verdere groei; Evolutie: groei waarbij rekening is gehouden met (personele groei als basis voor) het realisatievermogen en het absorptievermogen en Revolutie: zeer snelle groei op basis van inventarisatie van alle wensen uit de Defensie organisatie.

Het advies van het rapport betrof ‘gericht versnellen’, een combinatie van stabilisatie en stapsgewijze versnelling op de gebieden die de hoogste prioriteit hebben voor Defensie gegeven de Defensievisie en Defensienota 2022. Het rapport beveelt ook een samenhangend pakket van ‘no regret’ maatregelen aan – maatregelen die hoe dan ook genomen moeten worden en waar men geen spijt van zal krijgen – op het gebied van financiële planning en sturing, personeel en organisatie. Deze maatregelen vormen de randvoorwaarden voor het tot stand brengen van de digitale transformatie.

Het rapport Defensie Duurzaam Digitaal vormt een waardevolle basis voor de I&T groeistrategie van Defensie. Daarbij staat de balans tussen mensen, middelen en manieren centraal. Het ambitieus maar gebalanceerd investeren in groei gaat hand in hand met het ontwikkelen van de organisatie en besturing.

Bij- en herscholing

In de Defensienota 2022 zijn de tekorten in (budgetten voor) materiele en personele exploitatie structureel hersteld naar de toekomst. Daarnaast is de ambitieuze groei nader uitgewerkt in de Defensienota actielijn ‘Informatiegestuurd werken en optreden’. Deze bevat onder andere substantiële investeringen op het gebied van data science en cyber. De plannen voor groei zijn integraal opgesteld, dus rekening houdend met samenhangende investeringen, exploitatie en personele capaciteit. Dit betekent concreet dat het verwerken van investeringen en de uitbreiding van het IT-personeel niet in één grote klap te realiseren valt. Het versterken van het absorptievermogen vraagt om een juiste allocatiebalans tussen mensen, middelen en besturing en zal stapsgewijs moeten gebeuren. Met name de factor mensen is bepalend in het succes.

Naast de extra investeringen en de gebalanceerde groei van exploitatie en personele capaciteit implementeert Defensie de ‘no regret’ maatregelen uit het rapport Defensie Duurzaam Digitaal. Dit is randvoorwaardelijk voor realisatie van de plannen. Enkele voorbeelden van maatregelen waarvan Defensie geen spijt zal krijgen zijn nieuwe vormen van samenwerking met de markt (ecosystemen) en een focus op IT-herscholing en -bijscholing van medewerkers. In het verlengde hiervan: extra inspanning en meer (interne en externe) samenwerking als het gaat om het binnenhalen, behouden en opleiden van nieuw talent. De prioriteiten liggen bij de omgang met data, informatiegestuurd werken en cybersecurity. Verder wordt er een ambitieuze versnelling van het proces van portfolio management geïmplementeerd, wat leidt tot een drastische verkorting van de doorlooptijd van vernieuwing.

De organisatie moet wendbaarder worden om in te kunnen spelen op snelle technologische ontwikkelingen. Eén van de manieren om dit te bereiken is de inrichting van een CIO-stelsel waarbij er naast de departementale CIO ook decentrale CIO’s zijn voor de Defensieonderdelen. Hiermee speelt Defensie in op de tendens waarbij I&T steeds dichter bij het operationele proces ontwikkeld en ingezet wordt. Met dit stelsel wil Defensie I&T wendbaarder en sneller innoveren, dicht bij het operationele proces en/of primaire proces van een Defensieonderdeel, met meer grip op risicobeheersing en digitale weerbaarheid en uniformiteit om defensiebrede samenwerking te bevorderen.

Cultuurverandering

Medewerkers van Defensie zullen sneller relevante signalen op moeten merken, oplossingen ontwerpen, daarover besluiten en deze implementeren. Deze wendbaarheid brengt een culturele omslag met zich mee: anders denken, inzetten op vernieuwing, en lessons learned ook daadwerkelijk toepassen. Samenwerken met andere overheden die informatiegestuurd moeten gaan werken en met vergelijkbare problematiek te kampen hebben, zal helpen om de cultuurverandering voor elkaar te krijgen.

Doel is dus een IT-wendbaarheid te krijgen die te vergelijken is met een rapid task force. En dat zal Defensie bekend voorkomen. Het onderzoek heeft belangrijk bijgedragen aan de sense of urgency bij Defensie. Niets doen kan écht niet, er moeten nu noodzakelijke verander slagen gemaakt worden.

Wendbaarheid

Het onderzoek heeft duidelijk gemaakt dat het niet gemakkelijk zal zijn om de veranderingen in gang te zetten. Er is – uit noodzaak, ingegeven door jaren van bezuinigen – een centraal, op beheersing en kosten reductie gericht systeem ontstaan waarbij ieder dubbeltje moest worden omgedraaid. Deze filosofie wordt nu doorbroken. Nu maken we een omslag naar een cultuur waarin wendbaarheid centraal staat. De bewustwording is op alle niveaus van de organisatie in volle gang. De digitale transformatie is geen ‘IT feestje’ maar heeft grote impact op de gehele organisatie.