Digitale informatiehuishouding Rijk nog lang niet duurzaam

Digitaal werken is dit jaar voor de Haagse kerndepartementen wel haalbaar. Maar digitaal duurzaam archiefbeheer is daarmee nog lang niet gerealiseerd, constateert de Erfgoedinspectie.

Archiefwettelijke eisen
Volgens afspraken binnen het Rijk moet vanaf 2015 alle digitale informatie 'duurzaam beheerd worden en toegankelijk zijn gemaakt'. Ook moet het samenwerken over organisatiegrenzen heen makkelijker zijn geworden en moeten gegevens uitwisselbaar zijn. Volgens de Erfgoedinspactie gaat dat niet lukken. In het rapport 'Duurzaam duurt het langst' trekt de inspectie een scherpe conclusie: 'Samengevat: de kerndepartementen zullen op het moment van volledig digitaal werken noch aan de archiefwettelijke eisen voor een duurzaam toegankelijk beheer van de digitale archieven kunnen voldoen, noch aan een aantal belangrijke digitaliseringsdoelstellingen.'

Niet gebruiksvriendelijk
Met digitaal documentbeheer en digitaal archiveren zijn alle kerndepartementen vrij ver gevorderd, maar er moet nog een flinke extra inspanning worden geleverd om de bepalingen uit de Archiefwet van 1995 te kunnen respecteren. Op dit moment gebruikt elk ministerie al een documentbeheersysteem (Document Management System) maar de combinatie van duurzaam beheer en dagelijks gebruik van ducumenten in één systeem maakt het er voor gebruikers niet makkelijker op, waardoor die fouten maken of de neiging krijgen buiten het systeem om te werken. Daarnaast vraagt de inspectie zich af of een generieke voorziening DWR-Archief die in ontwikkeling is om de toegankelijkheid te verbeteren, wel van de grond komt.

Eigen koers
Dat de CIO's van de respectievelijke departementen met elkaar overleggen is een goede ontwikkeling, maar de Erfgoedinspectie ziet dat diezelfde departementen ook hechten aan hun 'eigen' plannen en oplossingen. Ook op het gebied van waardering en selectie van documenten varen ze vooralsnog een relatief eigen koers.

Interoperabiliteit
Volgens een belangrijke digitaliseringsdoelstelling moet er over de departementen heen met de digitale informatie in het DMS kunnen worden gewerkt. Die informatie moet makkelijk uitwisselbaar zijn. Maar omdat de departementen de afgelopen jaren ieder een eigen DMS hebben ingevoerd (van drie verschillende leveranciers en met verschillende implementaties) is de uniformiteit ver te zoeken. Tussen de departementen/DMS'en is de digitale informatie daarom moeilijk overdraagbaar. Dat geldt later ook voor overbrenging naar het Nationaal Archief.

Reactie minister
In een reactie bij de aanbieding van het rapport aan de Kamer stelt minister jet Bussemaker het eens te zijn met de belangrijkste aanbevelingen van de erfgoedinspectie. Zij onderschrijft de wens de DWR-Archief-voorziening niet aan slechts vijf maar aan alle ministeries ter beschikking te stellen. De aanbeveling ervoor te zorgen dat de aangekondigde methodiek van waardering en selectie bij digitaal werken op korte termijn voor de departementen ter beschikking komt, onderschrijft ze ook, evenals die voor een werkend systeem voor audits op het digitale informatiebeheer.