‘Efficiencyslag vraagt een mind shift’

Het klinkt bijna als een modern sprookje: besparen en toch de dienstverlening verbeteren. Jaap Uijlenbroek, verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de rijksoverheid, gelooft er heilig in. Als ambtenaren ontsnappen uit hun traditionele beleidskokers en gaan samenwerken, zijn er honderden miljoenen te besparen en worden burgers en bedrijven beter bediend.

 

In het uitvoeringsprogramma Compacte rijksdienst, dat minister Donner van Binnenlandse Zaken in februari naar de Tweede Kamer stuurde, staan zestien projecten waarmee dat te realiseren is. ‘Het programma bevat een pakket maatregelen dat naar schatting 800 miljoen euro aan bezuinigingen opbrengt’, stelt de directeur-generaal. Neem het plan om de 64 datacenters die er nu zijn, terug te brengen naar vier of vijf stuks. ‘Daarmee bespaar je alleen al 100 miljoen euro per jaar op huisvesting en energie.

 

In de 64 datacentra die er nu staan, wordt de ruimte niet optimaal gebruikt. Terwijl zo’n gebouw wel beheerd, beveiligd en gekoeld moet worden’, legt Uijlenbroek uit. ‘Alleen het onderbrengen van die servers in vier of vijf ruimtes, levert dus al 100 miljoen euro op. Als je daarnaast de capaciteit van die servers beter gaat benutten, bespaar je natuurlijk nog meer.’

 

Ook met het bundelen van de inkoop is veel te besparen. Dat is immers het terrein van de grote getallen. De rijksdienst koopt per jaar vanuit 350 verschillende plekken voor 10 miljard euro in bij ruim 68.000 leveranciers. Van griepvaccins en vliegtuigen tot kantoormeubilair en inhuur van extern personeel. De vaccins en vliegtuigen moeten altijd door de ministeries zelf worden aangeschaft, maar veel andere producten en diensten kunnen rijksbreed ingekocht worden. ‘Dan hebt je het over producten die in één categorie vallen, zoals postzegels of energie.’

 

Nu al wordt 15 procent van die generieke producten centraal ingekocht, maar dat kan nog veel meer worden, denkt Uijlenbroek. ‘De inkoop moet je niet meer op 350 verschillende plekken doen. Als je de marktkennis en aanbestedingskennis bundelt, kun je hoogwaardige inkooppunten realiseren waar gewerkt wordt met elektronisch aanbesteden, elektronisch bestellen en e-factureren. Daarmee kun je de inkoop verbeteren en er is echt heel veel geld uit te halen.’

 

Klant centraal

 

Grote winst is er ook te boeken als uitvoeringsorganisaties en inspecties van verschillende ministeries hun krachten bundelen. ‘Daar zit zeker 200, 300 miljoen euro besparingspotentieel.’ Australië heeft al laten zien dat clusteren van gelijksoortige werkzaamheden van verschillende organisaties ook positieve effecten kan hebben voor burgers en bedrijven. ‘Het idee is dat je clustert naar doelgroep en de aard van het werkproces. Daarmee zet je de klant centraal en verhoog je de kwaliteit van de dienstverlening.’

 

Nederland heeft al enige ervaring met uitvoeringsorganisaties die voor meer departementen werken. ‘Agentschap.nl is een goed voorbeeld. Dat is een organisatie die voor veel verschillende ministeries subsidieprogramma’s uitvoert, vooral gericht op bedrijven. Of neem het Centraal Juridisch Incasso Bureau (CJIB) dat naast het innen van verkeersboetes ook incassowerkzaamheden verricht voor verschillende inspectiediensten.’

 

Het programma Compacte rijksdienst gaat door op die ingeslagen weg. Het CJIB ontwikkelt zich tot het rijksincassobureau en het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie gaat uitzoeken of de toekenning van subsidies aan bedrijven en kennisinstellingen rijksbreed te clusteren is.

 

Maar de grote klapper is de krachtenbundeling bij organisaties die zich bezighouden met het verstrekken van uitkeringen aan burgers. Als de Belastingdienst (huurtoeslagen), Dienst Uitvoering Onderwijs (studiefinanciering), de Sociale Verzekeringsbank (AOW) en het UWV (WW-uitkeringen) gaan samenwerken, is er 210 miljoen euro te besparen.

 

‘Je ziet dat deze organisaties hetzelfde type doelgroep bedienen en dezelfde werkprocessen hebben. Daar kan je de overlap uithalen’, stelt Uijlenbroek. ‘Dat kan door ondersteunende functies te clusteren, door een gemeenschappelijke ICT-infrastructuur op te zetten, expertise te delen of door een gezamenlijke klantbenadering.’ Of dat uitmondt in een volledige fusie, zal de tijd leren. ‘Hoe ze het aanpakken moeten ze zelf uitzoeken, maar het gaat verder dan vrijblijvende samenwerking. We willen echt die ontdubbeling in gang zetten.’

 

ICT-missers

 

Het programma Compacte rijksdienst is met enige scepsis ontvangen. De overheid zet weer een serie onbeheersbare ICT-projecten op de rails die meer gaan kosten dan het aan besparingen oplevert, luidt het commentaar. Uijlenbroek begrijpt die kritiek niet. ‘We hebben juist geen grand design-aanpak gekozen. En in het uitvoeringsprogramma staat ook nergens dat er weer een groot nieuw systeem gebouwd gaat worden.’ Het is juist de bedoeling dat ministeries wat al ontwikkeld is beter gaan benutten en meer gebruik gaan maken van elkaars applicaties.

 

‘Het ministerie van Sociale Zaken wil zijn elektronisch documentenbeheer aanpakken en heeft ervoor gekozen het systeem van Binnenlandse Zaken  te gebruiken’, geeft Uijlenbroek als voorbeeld. ‘Je ziet ook dat VWS en Sociale Zaken hun ICT-werkplekbeheer hebben ondergebracht bij de shared service organisatie die door Verkeer en Waterstaat is opgezet. Dat soort zwaan-kleefaan- processen bouwen we uit.’

 

Aan de beheersbaarheid van grote ICTprojecten bij de overheid is trouwens al veel gedaan, betoogt Uijlenbroek. Onder zijn leiding zijn er bij alle departementen CIO’s (Chief Information Officers) aangesteld; krijgt de Kamer elk jaar een voortgangsrapportage over de projecten waar meer dan 20 miljoen euro mee is gemoeid en worden de projecten op cruciale momenten door deskundigen doorgelicht. Deze gateway reviews zorgen regelmatig voor publieke opschudding. Als er een code oranje of rood uitrolt, wordt dat breed uitgemeten in de vakpers. Daarmee wordt de indruk gewekt dat grote ICT-projecten nog steeds uitdraaien op kostbare mislukkingen.

 

Maar het tegendeel is waar, stelt Uijlenbroek. ‘Natuurlijk heb je liever dat er code groen uitkomt. Maar via zo’n gateway review hoor je dat het de verkeerde kant opgaat in een stadium waarin in je nog kunt bijsturen. Zo’n code rood voorkomt juist dat projecten compleet uit de hand lopen.’

 

Uijlenbroek geeft toe dat bijsturen de afgelopen jaren niet altijd mogelijk was. Een berucht voorbeeld is SPEER, het logistieke systeem waar Defensie al bijna 10 jaar aan werkt en dat al 268 miljoen euro heeft gekost, in plaats van de 185 miljoen die was begroot. ‘Toen wij het gateway-instrument introduceerden, was SPEER al zo lang onderweg dat je niet meer kon verwachten dat een review nog substantieel effect zou hebben. Als iets bijna af is, kun je niet zeggen: maak er maar iets anders van.’

 

Laatste debacle

 

Het ingrijpen van minister Leers bij INDiGO, het computersysteem van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (extra kosten: 44 miljoen euro) laat volgens Uijlenbroek zien dat het gateway-systeem werkt. Faliekante missers zijn er de afgelopen 2 jaar niet meer geweest. Het laatste grote debacle was het WIA-systeem van het UWV dat na een investering van ruim 80 miljoen euro werd stopgezet. ‘Maar dat speelde toen het gateway-instrument nog niet werd ingezet’, weet Uijlenbroek.

 

Ondanks de debacles uit het verleden, blijft Uijlenbroek erbij dat er bij de rijksdienst veel bespaard kan worden door een betere inzet van ICT. Alles wat de departementen daarmee besparen, scheelt weer arbeidsplaatsen. Want linksom of rechtsom: de rijksdienst moet 1,8 miljard euro besparen.

 

Wat is de grootste uitdaging in dit programma?

 

 ‘Nou, hoe je het ook wendt of keert, dit is eigenlijk een heel groot transitietraject’, stelt Uijlenbroek. ‘We willen niet de hele rijksoverheid in een keer in een grote reorganisatie storten. Dat gaat natuurlijk niet, er werken 120.000 mensen. Maar we nemen afscheid van de vanzelfsprekendheid van de opbouw van de rijksdienst in de beleidsdomeinen. We kijken veel meer naar de aard van de werkprocessen en de maatschappelijke doelgroepen. Dat is de richting die het kabinet aangeeft. Dat vraagt een mind shift en ik moet zeggen dat inmiddels veel mensen inzien dat die nuttig is. Maar er is natuurlijk ook ambtelijke vrees voor blauwdruk-denken. Angst dat dit weer iets heel groots is dat gedoemd is te mislukken. Die mind shift tot stand brengen, dat is de echte uitdaging.’ 

 

---

CV Jaap Uijlenbroek

 

Dr. J.J.M. (Jaap) Uijlenbroek (46) heeft informatica en bestuurskunde gestudeerd en is aan de TU Delft gepromoveerd op onderzoek naar elektronisch documentenbeheer. Hij begon zijn loopbaan als systeemprogrammeur en ICTconsultant. In 2000 werd hij rijksambtenaar. Hij was als directeur bij VROM verantwoordelijk voor de uitvoering van de subsidieregelingen op het terrein van de volkshuisvesting. Daarna was hij 4 jaar algemeen directeur van de Arbeidsinspectie. Sinds juli 2008 is hij directeur-generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk bij het ministerie van Binnenlandse Zaken. Hier is hij verantwoordelijk voor het rijksbeleid op de terreinen inkoop, huisvesting, facilitair, informatie, personeel en organisatie.