Gemeenten zetten gehele ICT buiten de deur

Deze zomer hebben de eerste gemeenten hun ICT de deur uitgedaan; alleen de PC (of 'thin client') op het bureau blijft achter. Urk en Werkendam kiezen wel een verschillende aanpak voor hun overgang naar de 'cloud'.

Te complex
Het in de lucht houden van een volwaardige ICT-omgeving is voor veel gemeenten te complex, kostbaar en lastig om op termijn zelfstandig te kunnen blijven doen. Samenwerken is een optie, maar 'de cloud in' bij de huisleverancier is nu een andere mogelijkheid. De eerste gemeenten zijn nu zover.

In één keer
Werkendam, die in een weekend in juni zijn ICT aan huisleverancier Centric heeft overgedragen, koos voor een 'big bang'. "We zijn in één keer overgegaan", zegt algemeen directeur Erwin Koenen van de gemeente Werkendam. "We wilden niet versnipperd migreren, maar alle applicaties inclusief de onderlinge afhankelijkheden in één keer migreren. Wij hebben geen servers meer in huis waar applicaties of databases op draaien, alles is de deur uit." Medewerkers hebben een 'thin client' zonder harddisk op hun bureau staan. En op wat details na werkt alles goed, stelt Koenen.

Regie blijft
Inhoudelijk gezien behoudt Werkendam alleen de regiefunctie. "We hebben goede afspraken gemaakt met Centric, in een zeer zakelijke relatie. Tijdens kantoortijden kunnen we altijd rekenen op ondersteuning." Dat werd in de oude situatie steeds moeilijker, stelt Koenen. Nu heeft de gemeente niet meer te maken met tientallen leveranciers van applicaties en hardware, maar slechts met één. "En als we iets willen aanpassen, is het een kwestie van de vraag neerleggen bij Centric."

Samenwerken geen optie
Voor Werkendam stond al een paar jaar vast dat de gemeente zelf de zorg voor een goed functionerende ICT niet meer wilde dragen. Samenwerken met buurgemeenten bleek geen optie. "We hadden totaal verschillende applicatielandschappen en andere hardware." Van andere samenwerkingsverbanden was er ook maar één die reageerde en slechts deels aan de wensen (álles in de cloud) kon voldoen. En dat terwijl het volgens Koenen onontkoombaar is. "Ik voorspel dat over tien jaar heel veel gemeenten al hun ICT in de cloud hebben staan." Of dat goedkoper is, vindt hij moeilijk te zeggen. "We zijn misschien iets meer kwijt dan in het verleden, maar hebben dan wel een stabiele, betrouwbare en toekomstvaste omgeving. En we hadden de investeringen al een tijdje uitgesteld. Vergeleken met de landelijke benchmark zitten wij laag in de kosten."

Voorloper zijn
Urk heeft inmiddels zijn kernapplicaties overgedragen aan PinkRoccade Local Government, die al de belangrijkste huisleverancier is. Op termijn volgt ook de rest van de ICT-systemen van de gemeente. De ICT is Urk niet boven het hoofd gegroeid, stelt gemeentesecretaris Rien Bogerd. "We willen gewoon voorloper zijn op het gebied van ICT en daarmee goede dienstverlening aan de burger kunnen bieden. We zitten ook al in de Midoffice Community van PinkRoccade. Het is meer onze doe- en innovatiecultuur." Evenwel draagt de verhuizing van ICT-systemen op termijn bij aan de geplande afslanking van het gemeenteapparaat. "Als we alles in de cloud hebben gezet, zouden we op functies kunnen korten. In het personeelsplan is er rekening mee gehouden dat er daarbij geen gedwongen ontslagen vallen."

Geen big bang
Voorzichtigheid is wel geboden voor Urk. De kernapplicaties( voor de domeinen Ruimte & Omgeving, Bedrijfsvoering, Samenlevingszaken en Publiekszaken) zijn verhuisd naar een datacenter van PinkRoccade, maar de rest moet nog volgen. "We bouwen het langzaam uit", zegt Bogerd. "Onze ICT is goed op orde en we willen geen problemen bij de overstap." De belangrijkste weerstand kwam niet van binnen de organisatie, maar van buiten. "We moesten vooral tegenover Binnenlandse Zaken verantwoording afleggen over hoe we met privacy en protocollen omgaan. BZ wil weten of er anderen gebruik kunnen maken van de gegevens die wij in de cloud willen zetten."