E-mail krijgt meer juridische bewijskracht

DigiNotar, de trusted third party-dienstverlening van notarissen, ontwikkelde samen met Europese partners een systeem om transacties via e-mail te bewijzen. Meer dienstverleners lopen zich warm.

De DigiNotar-dienst, genaamd MailWitness, zegt een oplossing te hebben voor een probleem waardoor e-mail nog niet altijd als bewijslast kan dienen. MailWitness geeft zekerheid over de aflevering van gegevens op de mailserver van de geadresseerde. Tevens staat vast wie de verzender en ontvanger zijn en kan worden geverifieerd of de digitale gegevens authentiek zijn.

DigiNotar verwacht met deze dienst de administratieve processen rond digitale gegevens sterk te vereenvoudigen doordat zij beter controleerbaar zijn. Alle uitgaande berichten worden eerst naar de MailWitness-server geleid. Die zorgt voor controles op de aflevering en de authenticiteit van de gegevens op basis van de communicatie tussen de versturende en ontvangende server. “Die signaleringsberichten worden gelogd conform een kwaliteitssysteem”, legt DigiNotar-directeur Tony de Bos uit. De afzender krijgt een ondertekende bevestiging dat het bericht is aangekomen. Die kan als juridisch bewijs dienen, volgens DigiNotar.

De server van MailWitness doet een checksum op de berichten en de bijgevoegde documenten. Naderhand kan de authenticiteit worden gecontroleerd door de checksum op het bewijs te vergelijken met de bij de notaris opgeslagen waarde. DigiNotar introduceert tevens een dienst waarbij alle verstuurde mail en bijgevoegde documenten onder notarieel toezicht worden opgeslagen. In dat geval kan ook het originele bewijsstuk worden teruggehaald. De initiatiefnemers introduceren de dienst samen met de Europese notariële organisatie Euronot@ries. Tot 15 januari wordt de dienst uitgetest met geselecteerde klanten. Daarna wil De Bos de dienst aanbieden voor enkele eurocenten tot 25 cent per bericht, afhankelijk van het volume aan berichten.

Charles Staats, directeur van Groep Gerechtsdeurwaarders Nederland, zegt de ontwikkeling met belangstelling te volgen omdat de communicatie met nalatige debiteuren steeds vaker elektronisch verloopt. Wel heeft hij twijfels of het systeem universeel toepasbaar is.

Jan Pasmooij, manager ICT Knowledge Center bij het instituut van Registeraccountants Nivra, wijst erop dat meer partijen zo’n dienst in ontwikkeling hebben. “Wij zijn in een verkenningsfase voor de introductie van een elektronische handtekening voor accountants. De komende maanden moet duidelijk worden wat we willen en welke producten in de markt daar het best op aansluiten.”

Pasmooij pleit echter ook voor een veel strakker e-mailbeleid bij bedrijven. “Voor papieren communicatie hebben bedrijven meestal strenge regels voor gebruik van briefpapier en ondertekening. Elektronisch is het vaak een chaos. Over en weer gaan er berichten via mail, MSN en SMS.” Bovendien garanderen e-mailsystemen niet dat de geadresseerde het document ook krijgt, en is niet duidelijk wie nog meer toegang heeft tot berichten. Pasmooij: “De papieren stroom biedt daartoe meer mogelijkheden, bijvoorbeeld door een koerier opdracht te geven het pakketje uitsluitend in de handen van de geadresseerde af te geven. Alle verbeteringen die e-mail veiliger maken zijn dus welkom.” (Thijs Doorenbosch)