Deadline kinddossier is wel degelijk haalbaar

Het volgende persbericht viel op. “Minister Rouvoet houdt vast aan invoering van het elektronisch kinddossier in 2008”. De minister en andere betrokken partijen willen voor 1 november 2007 weten wat de snelste manier is om dit toch mogelijk te maken. In een volgend persbericht stond dat de rechter heeft beslist dat er een nieuwe aanbesteding voor het elektronisch kinddossier moet plaatsvinden, voortzetting van de lopende procedure werd door hem verboden.

Het juridische gevecht om deze aanbesteding leidt de aandacht af van de werkelijke problematiek, namelijk de beperkte periode om dit project met de gevraagde inhoud te realiseren. Extra moeilijk wordt het als daarbij zowel de functionaliteit van het elektronisch kinddossier als het aantal belanghebbenden dat daar toegang tot moet hebben, nog ter discussie staat.

De IT industrie kent evenwel een rijke historie van mislukking, budgetoverschrijding, te laat opleveren, slechte kwaliteit (het werkt niet zoals gedacht of, erger nog, de geleverde functionaliteit is niet wat werd verwacht) of een combinatie daarvan. Door de vaak lange doorlooptijden veranderen de inzichten en moet functionaliteit ingrijpend worden aangepast. De kans op één of andere vorm van mislukking is zo’n 60 tot 80%. Dit beeld wordt geschetst in allerlei analyses van het IT werkveld over de afgelopen decennia. De situatie is wat dat betreft nog niet verbeterd.

Beleidsmakers laten zich graag leiden door optimisme en slecht onderbouwde aannames. Zij vertrouwen op uitvoerders om aan te geven wat de mogelijkheden zijn ten aanzien van de te realiseren functionaliteit en invoeringsdatum. De weg naar mislukking is geplaveid met aannames.

Soms wordt nog middels analogie, dat wil zeggen het vergelijken van dit project met ervaringen uit het verleden, een poging gedaan om de haalbaarheid van een project te bepalen. Maar door gebrek aan echte (kwantitatieve) data komt men al gauw uit op eerdere mislukkingen. Daar wordt de stemming ook al niet beter van. Onder het motto “beter een slechte nacht aan het einde van het project dan de gehele tijd lopen tobben”, probeert men alle zeilen bij te zetten en roept: “we gaan ervoor”. Dit gevoel van onlust als men probeert eerdere ervaringen in de vergelijking mee te nemen is natuurlijk niet geheel en al onterecht. Door deze aanpak zijn veel projecten bij de start in wezen al niet haalbaar.

Bij tegenvallers kent de IT industrie slechts een beperkt aantal antwoorden: harder werken, meer personeel of de problemen oplossen met (meer) techniek. Al deze scenario’s zijn in wezen contraproductief als niet bekend is wat de werkelijke oorzaken zijn van een (dreigende) mislukking. De geconstateerde problemen worden er alleen maar door verergerd. Men begreep elkaar toch al niet en meer personeel is alleen maar lastiger te managen. Wat dan wel……

Ervaring leert dat de echte oorzaken vaak van organisatorische of management aard zijn.

Het is blijkbaar moeilijk om de gewenste functionaliteit duidelijk vast te leggen en met alle partijen af te stemmen. In de Tweede Kamer zijn discussies ontstaan over de functionaliteit en de gewenste doelgroepen van het elektronisch kinddossier. Tegelijkertijd blijft de druk groot om het project nog in 2008 op te leveren. De invoeringsdatum ligt immers, als gevolg van politieke uitspraken, al vast. Hiermee neemt de kans op mislukking, en dus het niet kunnen nakomen van de verwachting, alleen maar toe.

Welke aanpak zou de realisatie van het elektronisch kind dossier in een dergelijke situatie alsnog mogelijk maken? Dit lijkt precies de opdracht van de minister uit het eerste persbericht.

Een rationele aanpak in plaats van een gevoelsmatige houding is vaak effectiever, zo ook hier. Als eerste is het zaak goed inzicht te krijgen in de omvang van het project. Met deze omvang, uitgedrukt in bijvoorbeeld functiepunten, is het mogelijk om aan de hand van modellen inzicht te krijgen in belangrijke projectparameters zoals doorlooptijd, inspanning (kosten) en kwaliteit.

In de afgelopen decennia zijn veel gegevens verzameld over IT-projecten op basis van objectieve informatie. Hiermee zijn betrouwbare modellen gemaakt, waarmee doorlooptijd en benodigde inspanning als gevolg van de vastgestelde omvang eenvoudig kunnen worden bepaald. Daarbij wordt ook rekening gehouden met de benodigde kwaliteit bij oplevering.

Verhelderend is dat deze parameters tegen elkaar kunnen worden uitgewisseld. Wat gebeurt er met de inspanning en kwaliteit als de doorlooptijd wordt aangepast? Hoeveel functionaliteit kan gerealiseerd worden voor een bepaalde opleverdatum?

Op deze wijze is het mogelijk om aan het begin van een project een aantal verschillende scenario’s te analyseren en te kiezen voor een aanpak die recht doet aan de belangen van alle partijen. Ook de impact van gevraagde aanpassingen tijdens de realisatie kunnen in een dergelijk scenario worden meegenomen. Indien nodig wordt de verwachting bijgesteld en een teleurstelling voorkomen.

Een dergelijk proces van analyse en afweging maar ook terugkoppeling van consequenties, maakt het mogelijk voor beleidsmakers en uitvoerders om de kans op succes te maximaliseren.

Essentieel is om de functionaliteit van het elektronisch kinddossier af te stemmen op de uitgesproken verwachtingen. Indien de Tweede Kamer of andere belanghebbende de wens hebben om de functionaliteit en de doelgroepen uit te breiden dan moet de verwachting daarop worden afgestemd. Het is dus wel degelijk mogelijk om in 2008 een elektronisch kinddossier op te leveren.

Geerhard Kempff
Senior Consultant
QSM-Europe