Appjes niet veilig voor de WOB

Sommige ambtenaren en bestuurders tikken tientallen Whatsappjes of sms-jes per dag. Omdat het zo snel gaat, lijken het niemendalletjes. Maar niets is minder waar. Berichten die over ‘de zaak’ gaan zijn niet privé. Ze moeten zelfs worden gearchiveerd.

In maart 2019 besloot de Raad van State dat de Wet openbaarheid bestuur (WOB) van toepassing is op tekstberichten over een bestuurlijke aangelegenheid, óók als ze zijn verstuurd op een privételefoon. Die uitspraak kan verregaande gevolgen hebben voor (ex)bestuurders. Wat doen gemeenten met deze wetenschap? 

Informele media
Ze zijn er wel, gemeenten die hun zaakjes al helemaal op orde hebben. De gemeente Nijmegen archiveert alle Whatsappjes over bestuurlijke besluitvorming, net als e-mails, laat een woordvoerder weten. Bij een WOB-verzoek kunnen ze zo uit het archief worden gehaald.

Menig bestuurder en medewerker van de gemeente ervaart berichtenservices als WhatsApp en sms als informele media. Maar dat is het dus vaak niet. ‘Het is verstandig om de vlucht naar voren te nemen en goede afspraken te maken over het gebruik van tekstberichten,’ zegt Cornelis van der Sluis, advocaat bestuursrecht en omgevingsrecht bij Ten Holter Noordam advocaten in Rotterdam.

Archivering
Onlangs publiceerde de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een ‘Handreiking Archivering Tekstberichten, zoals sms- en WhatsAppberichten’, waarmee ze het belang van archivering van tekstberichten onderstreept en handvaten geeft voor de uitvoering ervan. De kern van het rijksbeleid is om bij voorkeur geen berichtenapps voor werkgerelateerde zaken te gebruiken, maar doe je het toch, zorg er dan voor dat je alle berichten opslaat die belangrijk zijn voor de reconstructie van bestuurlijke besluitvorming in het Document Management Systeem (DMS) van de gemeente. De verantwoordelijkheid ligt daarmee in eerste instantie bij een bestuurder of medewerker zelf.

Goed beheer
Het onderwerp leeft nog niet voldoende, ziet André Plat van VNG Realisatie. ‘In feite ís er al beleid, want in de Archiefwet staat dat informatie die bij het bestuursorgaan berust, goed dient te worden beheerd. En een pittige afspraak met stakeholders via Whatsapp komt uiteindelijk wel in een notitie terecht. Daarmee is het gedocumenteerd, maar de Raad van State stelt: zowel een notitie als een appje vallen onder de WOB als daarin informatie over een bestuurlijke aangelegenheid staat.’

Automatisch opslaan
Dit najaar doet VNG Realisatie een proef met het gebruik van software die eens per maand alle tekstberichten van een telefoon of tablet van sleutelfunctionarissen uitleest. Algoritmes moeten op den duur keuzes gaan maken over welke berichten relevante zijn om te bewaren.

Een andere optie is om álle berichten van sleutelfunctionarissen tien jaar te bewaren en er in geval van een WOB-verzoek een zoekopdracht in te doen. Ook in dat geval moet de software nu al worden ingericht. ‘Op dit moment hebben we geen zoekfunctie beschikbaar om alle data te ­doorlopen, of een programma dat in staat is tekstberichten te zoeken en vinden die op allerlei databases en devices zijn opgeslagen,’ zegt Plat. ‘Maar daar moeten we wel in gaan investeren en mee experimenteren.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 21 van deze week (inlog)