Zorgen over werkdruk ambtenaren

Onderzoek onder gemeentesecretarissen:

Het college van Eindhoven en de ondernemingsraad (OR) van Bergen op Zoom trokken als eerste aan de bel om hun zorgen te uiten over de toegenomen werkdruk onder ambtenaren vanwege corona. Het Eindhovense college kondigde in oktober aan met voorstellen te komen om die werkdruk te verminderen. Gedacht wordt aan het later beantwoorden van raadsvragen, meer tijd inbouwen tussen meningsvormende- en raadsvergaderingen en het anders prioriteren van collegedossiers en raadsvoorstellen. De ondernemingsraad van Bergen op Zoom schreef een brandbrief aan de gemeentesecretaris. Veel ambtenaren staat het water er aan de lippen vanwege de toegenomen corona- werkdruk, maar er spelen ook nog financiële problemen waardoor er flink moet worden bezuinigd, ook op personeel.

Beide gemeenten staan niet alleen in hun zorgen over die toegenomen werkdruk, zo blijkt uit een enquête onder gemeentesecretarissen van Binnenlands Bestuur in samenwerking met de Vereniging van Gemeentesecretarissen. Daaraan hebben 37 gemeentesecretarissen meegedaan. Met negen van hen heeft Binnenlands Bestuur deze maand verdiepende gesprekken gevoerd. Bijna 60 procent van de 37 respondenten geeft aan dat de werkdruk de laatste maanden is toegenomen, voornamelijk vanwege corona-gerelateerde taken. De toegenomen werkdruk uit zich onder meer in een hoger ziekteverzuim en minder efficiency vanwege het thuiswerken.

Gevraagd naar wat het meeste extra werk oplevert, staat handhaving met stip op een. De lokale vertaling, concretisering en uitvoering van steeds wijzigende regels, voorschriften, taken en maatregelen staat op de tweede plek. Het informeren van inwoners over de covid-maatregelen slokt veel tijd op, evenals de uitvoering van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Ambtenaren zijn daarnaast veel tijd kwijt geweest met het maken van afspraken met aanbieders van Wmo- en jeugdhulp, om de zorg en ondersteuning zo veel als mogelijk door te kunnen laten gaan. Maar ook de contacten met de horeca, cultuur- en sportverenigingen en ondernemers vergen veel inzet van ambtenaren. De beantwoording van het toegenomen aantal raadsvragen en de advisering van het college over covid-maatregelen hielden de ambtenaren eveneens flink bezig.

Toch buffelen in de meeste gemeenten de ambtenaren gewoon door. Van de deelnemende gemeentesecretarissen geeft 30 procent aan dat bepaalde taken inmiddels niet meer worden uitgevoerd omdat ambtenaren er vanwege ‘corona-werk’ geen tijd meer voor hebben. 70 procent stelt dat alle taken gewoon worden uitgevoerd. Burgerparticipatietrajecten hebben het meest te lijden als taken even in de ijskast moeten worden gezet.

Maar ook collegedossiers en raadsvoorstellen moeten even wachten. Een klein aantal gemeenten heeft de openingstijden van het klantcontactcentrum of de publieksbalie omlaag geschroefd. Bijna de helft van de deelnemende gemeentesecretarissen denkt er niet over om taken tijdelijk niet uit te voeren. 35 procent overweegt dat wel en 18 procent gaat snijden in het aantal taken. Collegedossiers en raadsvoorstellen moeten er dan als eerste aan geloven, gevolgd door burgerparticipatietrajecten.

IJskast
‘Zeker in het begin gingen bepaalde taken de ijskast in, maar het reguliere werk loopt weer’, zegt Henriëtte de Vos, gemeentesecretaris in Heemstede. ‘Wel maken we nu de afweging wat we komend jaar kunnen waarmaken. In de begroting voor 2021 hebben we geen nieuwe ambities opgenomen, om zo ruimte te houden voor corona-gerelateerd werk.’ ‘

Het reguliere werk gaat door, maar je probeert het te faseren’, stelt Cis Apeldoorn, gemeentesecretaris van Zaanstad. Ook in Zaanstad moet het gesprek worden gevoerd of bepaalde taken, zoals collegedossiers of raadsvoorstellen, niet naar achteren kunnen worden geschoven. ‘De werkdruk was al hoog door alle extra taken die we er als gemeenten hebben bijgekregen, en dit komt er nog eens bij. Dit houdt niemand vol. We zijn al vanaf maart aan het sprinten.’ Wel is er altijd spanning tussen bestuurlijke ambities en beschikbare middelen als tijd en capaciteit. ‘Voor een groot deel van de organisatie is de werkdruk structureel hoog. Dat blijkt ook uit een medewerkersonderzoek dat wij dit najaar hebben gehouden. Corona verhoogt die werkdruk nog verder. Wij zijn hierover in gesprek met het college. Dat zal niet makkelijk zijn, maar gelukkig voelen zij zich medeverantwoordelijk.’

Dat ziet ook haar collega uit Leidschendam- Voorburg, waar college en raad begrip hebben voor de grenzen aan ambtelijke rekbaarheid. ‘Het is echter wel een ingewikkeld gesprek omdat de bestuurlijke en politieke ambities hoog zijn’, aldus Alexander van Mazijk. Ook in zijn gemeente heeft de OR een brandbrief gestuurd, waarin op de gemeentesecretaris, het college en de raad een beroep is gedaan om de organisatie gedurende de coronacrisis te ontzien.

In Nijmegen zullen eveneens prioriteiten moeten worden verlegd, vertelt gemeentesecretaris Arne van Hout. Het zal dan vooral gaan om plannen in de ‘ruimtelijke hoek’ waarbij vaak ook inspraakavonden meten worden georganiseerd. Die moeten vanwege ‘corona’ op een andere leest worden geschoeid. ‘De werkdruk loopt in Noardeast-Fryslân niet uit de klauwen’, zegt gemeentesecretaris Henk Verbunt. ‘ In het begin was het lastig om de planning te halen. We hebben hier en daar wat bakens verzet. Wat prioriteit heeft, voeren we met prioriteit uit. Andere zaken hebben we op een lager plan gezet. Daarmee hebben we de werkdruk weten te reduceren.’

‘We hebben een maand geleden alle teamleiders gevraagd een lijst te maken van zaken die in de knel komen, zoals beleids- of raadsvoorstellen. Ik kreeg teruggekoppeld dat alles door kan gaan, maar dat het wel met hangen en wurgen is’, aldus Tineke van Lenthe, gemeentesecretaris in Dronten.

‘Alles is volgens planning verlopen. Er wordt nu ook efficiënter gewerkt’, meent gemeentesecretaris Simone van der Marck (Woudenberg). De motivatie onder ambtenaren is enorm groot. ‘Als je bij een gemeente werkt, is dit hét jaar waarin je het verschil kunt maken.’ Dat ziet ook haar Nijmeegse collega. ‘Ik zie een enorme passie. Medewerkers gaan door het gaatje om alles voor elkaar te krijgen.’

Overuren
Om die werkdruk op te vangen, maken ambtenaren vooral veel overuren. Ook worden behoorlijk wat externen ingeschakeld. Niet alle medewerkers ervaren meer werkdruk vanwege corona-gerelateerde taken, nuanceert een aantal gemeentesecretarissen. Bij bijvoorbeeld ruimtelijke ordening is de werkdruk niet toegenomen, maar die was al huizenhoog, en corona maakt het zeker niet makkelijker, vertelt onder anderen de Amstelveense gemeentesecretaris Bert Winthorst. Ook op andere afdelingen is het ‘business as usual’. Hij schat in dat bij een derde van de medewerkers de werkdruk (te) hoog is. Ook Cor Smits, gemeentesecretaris van Etten-Leur stelt dat de werkdruk per functie verschilt.

De meeste gemeentesecretarissen maken zich grote zorgen over de toegenomen werkdruk. ‘Het is geen sprint, maar een marathon. Je kunt niet alles op adrenaline blijven doen’, stelt De Vos (Heemstede). Winthorst heeft het over een marathon die steeds wordt verlengd. Die zorgen zijn er niet alleen over de werkdruk die door directe coronawerkzaamheden wordt veroorzaakt, maar ook door de ervaren werkdruk vanwege het vele thuiswerken. ‘In de eerste coronagolf leefden we nog een beetje in de wittebroodsweken. Het thuiswerken had veel voordelen. De verspoeling in de zomer bood perspectief op terugkeer naar kantoor in september, maar dat werd al snel tenietgedaan. Ik zie in deze tweede golf dat medewerkers het er steeds moeilijker mee hebben’, zegt Verbunt. ‘Mensen missen informele contacten en het digitale vergaderen begint op te breken. Het piept en het kraakt.’ ‘Het is allemaal superefficiënt nu’, beaamt zijn Nijmeegse collega. ‘Fysieke ontmoeting heeft echter grote meerwaarde.’

Veel medewerkers worstelen met de balans tussen werk en privé, ziet Cis Apeldoorn uit Zaanstad. ‘Veel mensen kunnen zich ’s avonds en in het weekeinde onvoldoende herstellen.’ Van Mazijk van Leidschendam- Voorburg heeft het over de mentale werkdruk die is toegenomen. Dat is in zijn ogen een combinatie van het extra corona- gerelateerde werk met het missen van contacten en het verplicht thuiswerken. Daardoor wordt er inmiddels minder efficiënt gewerkt, hetgeen de werkdruk weer verhoogt.

Het praatje bij de koffie, het even bij elkaar binnenlopen om snel iets af te stemmen, de ontspannende ‘rafelrandjes’ aan het begin en einde van de vergadering; het gemis daarvan baart veel gemeentesecretarissen zorgen. Er wordt een keur aan maatregelen genomen om het moreel hoog te houden en uitval van medewerkers te voorkomen. Leidinggevenden nemen vaker contact op met medewerkers.

Ook wordt veel voor online ontspanning gezorgd, of digitale hulp en ondersteuning geregeld, zoals in Zaanstad. De gemeente biedt webinars aan voor mensen die het lastig vinden vitaal te blijven of depressieve klachten hebben; die worden goed benut, weet Apeldoorn. Ook kunnen medewerkers een online coach krijgen. In diverse gemeenten worden bedrijfsartsen en psychologen ingeschakeld. Verschillende gemeentesecretarissen benadrukken het belang van het bespreekbaar maken van problemen die werknemers ervaren, zoals de balans tussen werk en privé.

Thuiswerkcoach
In Leidschendam-Voorburg worden wekelijks via Teams Let’s talk-coronasessies georganiseerd. ‘Uit alle hoeken en gaten haken medewerkers aan. Het gaat niet over het inhoudelijke werk, maar om hoe het met iedereen gaat, hoe iedereen zich voelt’, aldus Van Mazijk. ‘Het is soms heel emotioneel en soms heel luchtig.’ In Noardeast-Fryslân worden digitale teamuitjes georganiseerd, in Heemstede en Zaanstad worden medewerkers gestimuleerd om te wandelen en het werk ook af en toe los te laten.

Er is een speciale thuiswerkcoach. In sommige gemeenten worden medewerkers aangespoord bij elkaar thuis te werken. ‘Ik maak me niet alleen zorgen om de werkdruk, maar ook om waar mensen energie van krijgen. Waar is de lol? De jeu is er een beetje af’, stelt Van Lenthe. ‘Het is allemaal zo functioneel geworden. Het gemis van de menselijke ontmoeting gaat ons opbreken, vrees ik.’