Animo voor werken in 'satellietkantoren'

Thuiswerken raakte in een stroomversnelling door de coronacrisis. De ervaringen zijn overwegend positief. Deze week werd bekend dat wordt gewerkt aan een kader voor structureel hybride werken voor rijksambtenaren en zij ook een thuiswerkvergoeding krijgen in de nieuwe cao. Maar hoe staat het ervoor bij gemeenten en waterschappen? In het webinar ‘Terug naar kantoor of blijven we thuiswerken?’ spraken betrokkenen over de huidige situatie en keken zij vooruit naar de post-coronatijd.

Nieuwe coronamaatregelen
Vele ambtenaren keken ernaar uit om na de zomer weer op kantoor te kunnen en mogen werken en mensen weer in het ‘echt’ te zien en te spreken. De laatste coronamaatregelen gooiden echter roet in het eten voor de herfst goed en wel begonnen was. Door het recente advies van het kabinet om toch vooral thuis te werken kreeg het webinar ‘Terug naar kantoor of blijven we thuiswerken?’, dat al enige tijd was gepland, extra actualiteitswaarde. Thuiswerken is nu weer de norm.

Langer thuiswerken
Dat geldt dus ook voor degenen die nu met de auto of op de fiets naar een coronaproof kantoor zouden kunnen. ‘Ik hoor wel eens: je mag toch wel op kantoor werken als je het daar goed geregeld is? Nee, dus’, antwoordt de Amsterdamse gemeentesecretaris en algemeen directeur Peter Teesink op een vraag in de chat. Ja, zijn organisatie wilde ook net weer naar een iets normalere situatie. ‘Maar veel mensen werken dus nog langer thuis. In mijn rol is het dan belangrijk om de werk-privébalans in de gaten te houden: werkplezier en geluk, maar ook de mentale veerkracht: wat is het perspectief?’

Spagaat
‘De boodschap van Rutte was voor veel mensen een teleurstelling’, zegt Piet Sennema, secretaris-directeur van waterschap Aa en Maas, in 2018 verkozen tot Beste Overheidsorganisatie van het Jaar. ‘Sommige mensen zitten er doorheen, mensen die sociaal afhankelijk zijn van werk of het thuis niet prettig hebben. Anderzijds is de productie heel goed, er lopen veel digitale projecten, de communicatie is adequater. Je zit in een spagaat: hoe houd je de geest in de fles en hoe zorg je dat de tent goed doordraait? Technisch is dat geen probleem, er zijn oplossingen voor hybride werken, maar het gaat ook om de mensen. Daar hebben we afspraken over gemaakt.’

Onderzoek
Duidelijk is dat de meeste organisaties niet terugkeren naar de oude situatie. Ze kiezen voor een combinatie van thuis en op kantoor werken. Johan Posseth, managementadviseur van Vensters en partner van databureau Kurtosis, toont resultaten van onderzoek dat in juli en augustus is gedaan met deelnemers van ‘Vensters voor bedrijfsvoering’ vanuit gemeenten en waterschappen. Het gaat om directeuren, managers en projectleiders die belast zijn met hybride werken. ‘We willen en mogen minder op kantoor werken’ is het eerste getoonde beeld. ‘Er was eerst optimisme: het mag weer. Nu zijn er weer nieuwe maatregelen en moeten we weer thuiswerken.’

Minder ruimte op kantoor
Aan het onderzoek namen 41 organisaties deel: 40 procent van organisaties tot 500 medewerkers, 40 procent uit organisaties van 500 tot 1500 mensen en een deel uit organisaties met 2000 medewerkers. ‘Meer dan de helft wil niet meer dan de helft van de tijd op kantoor werken. Destijds was 60 procent nog niet welkom op kantoor.’ Verder viel op dat voor de coronacrisis 63 procent aangaf dat er genoeg ruimte voor bijna iedereen was om op kantoor kon werken. In de coronacrisis zei 63 procent dat nog maar een kwart tot de helft van de mensen nog op kantoor kon werken. Overigens vond een derde van de ondervraagden niet dat door het thuiswerken minder vierkante meters kantoor nodig zijn.

Weinig satellietkantoren
Een derde van de organisaties laat het aan volgens de ondervraagden aan mensen zelf over of ze al of niet thuiswerken. De helft kiest voor spreiding. Driekwart denkt dat er nog grote aanpassingen nodig zijn voor hybride werken, een kwart denkt van niet. En de helft van de ondervraagden verwacht dat het kantoor een ontmoetingsplek zal worden. Voor het coronaproof maken van kantoren worden vooral praktische oplossingen bedacht, merkt Posseth. Het gaat dan om looproutes, bestickering en het anders indelen van de werkplekken. Ook zijn er hygiënemaatregelen, meer contactloze bediening en natuurlijk het hybride werken. ‘Maar we zien nog maar weinig afspraken met collega-organisaties om het aantal vervoersbewegingen terug te brengen of het werken met satellietkantoren. Veel mensen werken immers niet in hun woonplaats. Die oplossingen komen maar weinig voor.’

Non-verbale communicatie
Maar Teesink laat weten dat de gemeente Amsterdam wel degelijk kijkt naar satellietkantoren als oplossing voor medewerkers die elders wonen of werken en niet naar hun oorspronkelijke kantoor hoeven te rijden. Sennema wijst erop dat zijn waterschap van steeds meer ruimtes gebruik maakt, zowel extern als intern, ‘ook satellietkantoren’. Het waterschap Aa en Maas werkt met vele flexibele werkvormen, zoals agile, scrum en lean. Maar bij elkaar zitten om te brainstormen is lastiger. ‘En met de vakbond hadden we laastst een haar in de soep. Dan moet je elkaar toch even zien voor die non-verbale communicatie.’

Slimme arrangementen
Hij kondigt een deal aan om te gaan werken met slimme arrangementen, waardoor 'kantoormuizen' de komende vijf jaar de helft van de tijd thuis en helft van de tijd op het werk zijn. ‘Medewerkers krijgen een bureaustoel thuis voor vijf jaar, dus we nemen onze arbo-verantwoordelijkheid.’ Dat kan allemaal ‘gemakkelijk betaald worden uit de reiskosten’ en wordt gevat in een duurzame cao. ‘Mensen krijgen een groot scherm thuis, verder kunnen we het kantoor anders inrichten en er komt een andere standaarduitrusting van de ict. We anticiperen snel op de wereld van straks.’

Deel goede voorbeelden
Vraag is wel hoe je het onderling ‘leuk houdt’. ‘Daar kauwen we nog op. De sociale dimensie is lastiger dan aan de voorkant gedacht. We inventariseren behoeften en moeten ermee gaan oefenen.’ Een idee is om wandelingen te gaan maken. ‘Je kunt best twee uur met elkaar door het bos lopen. Je kunt heel veel doen om elkaar te ontmoeten in andere setting dan op kantoor of achter een scherm. Deel die goede voorbeelden. Wat voor de een goed is, is dat niet voor de ander.’

Positieve verworvenheden overeind houden
Het blijft een prangende vraag: hoe houd jouw organisatie de geest van de organisatie levend? Uit een poll tijdens het webinar blijkt dat 40 procent ‘neutraal’ stemt op de vraag of hun organisatie de geest van de organisatie levend houdt. 31 procent is het ermee eens en 26 procent oneens. Teesink ziet in de Amsterdamse ambtelijke organisatie ook verbondenheid ontstaan. ‘Men helpt elkaar er doorheen.’ Er is team van coaches die met medewerkers gesprekken voeren. ‘We hebben ook ruimtes om teams samen te laten komen. Ze kunnen dan ‘live’ vragen hoe het gaat.' Hij vindt deze tijd niet alleen kommer en kwel. ‘Ik hoor van medewerkers dat ze het geweldig vinden om meer tijd en ruimte te hebben: geen file of drukke tram.’ Er moet wel meer tijd en aandacht naar de sociaal-culturele kant, merkt hij. ‘We moeten de positieve verworvenheden overeind houden en downsides wegduwen. Dat is ingewikkeld en dat kunnen we niet alleen, maar als het afstand houden voorbij is, gaan we toch echt anders werken.’