Hoge werkdruk nekt gemeente Eindhoven

Er komt heel veel op de gemeente Eindhoven af en daar is de organisatie niet klaar voor. Ambities worden ‘piepend en krakend’ gerealiseerd omdat de organisatie ‘niet fit’ genoeg is om de huidige ambities op een gezonde manier te realiseren. Dat blijkt uit organisatieonderzoek van Berenschot.

Onrust

De resultaten van het onderzoek werden dinsdagavond gepresenteerd aan de gemeenteraad en waren ook inzichtelijk voor de ambtelijke organisatie via een livestream om onrust in de organisatie enigszins voor te zijn. Op onrust werd wel geanticipeerd, vertelde Jolanda Breuer, directeur bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeente Eindhoven, vooraf aan de presentatie van Berenschot. Het onderzoek begon vorig jaar augustus en er deden ruim 900 van de 2400 medewerkers aan mee, vertelt adviseur Taeco Tol. Voor de organisatie zijn vier ontwikkelingen belangrijk: digitalisering en innovatie, energietransitie, corona en krapte op de arbeidsmarkt. Ambities zijn er ook: groei van de stad, samen leven en toekomstbestendig klimaat.

Kantelpunt

De eisen aan de organisatie veranderen, aldus Berenschot. De situatie vraagt om een andere aanpak van interne en externe samenwerking. Door de groei van de stad staat de organisatie op een kantelpunt. Opgaven worden complexer door de integraliteit, maar ook door het opzoeken van die samenwerking. Die groei van de stad komt voort uit de economische kracht van de regio. Een stip op de horizon is nodig, prioriteiten stellen, besluitvormingsproces helder en transparant, voldoende mensen om die taken goed uit te kunnen voeren. ‘Allemaal zaken waar de organisatie klaar voor moet zijn.’

Hoge werkdruk

Is dat ook zo? De organisatie is weliswaar op de goede weg, maar er komt veel af op de organisatie en daar is deze niet klaar voor. Ambities worden gerealiseerd, de stad is financieel weer in controle, de betrokkenheid van de mensen is hoog en de coronacrisis is goed opgepakt. De manier waarop ging echter wel ‘piepend en krakend’. ‘Signalen van een hoge werkdruk kregen we overal in de organisatie terug. Dat is een risico. De organisatie loopt op punten echt op hun tandvlees.’ De organisatie is nog niet klaar voor de ontwikkelingen die eraan komen. Er zijn wel al stappen gezet, vertelt Tol, want een paar jaar geleden was de organisatie nog ‘verwaarloosd’ te noemen. ‘We zien dat het gat al gedicht wordt, maar het is nog niet genoeg.’

Kwetsbaar

Waar kan het beter? Berenschot kijkt naar het ‘systeem’ met politiek-bestuurlijke verhoudingen, het bestuurlijk-ambtelijk samenspel en de fitheid van de organisatie belangrijk is. Dat is belangrijk om de doelen te behalen en dat systeem noemt Berenschot ‘kwetsbaar’. ‘Het piept en kraakt nu al en dat heeft te maken met die hoge werkdruk die zorgt voor een korte termijnoriëntatie.’ Dat kwetsbare systeem werkt ‘belemmerend’ op de realisatie van de huidige doelen en de doelen in de toekomst. De kwetsbaarheid gaat ook ten koste van het onderlinge vertrouwen, waardoor de werkdruk steeds meer toeneemt.

Geen langetermijnvisie

Een andere bevinding van Berenschot is dat een langetermijnvisie op de stad en de vertaling ervan naar de organisatie ontbreekt. ‘Als die stip op de horizon onvoldoende duidelijk is, dan gaat het zwabberen. En dat hebben wij gezien.’ Het gaat daarbij ook om het afstemmen van de verschillende sectoren en organisatieonderdelen op elkaar. ‘Als de stip op de horizon onduidelijk is, dan gaat het beleid in verschillende sectoren afwijken en sluit het niet meer integraal aan. Dat is wat wij zien.’ Dat komt mede door de korte termijnoriëntatie. ‘Men is hard aan het rennen en daardoor is er onvoldoende tijd om afstand te nemen en alles in verbinding te bremgen. We noemen dat de tredmolen.’ Daarbij past dat de prioriteitstelling in de organisatie onvoldoende aanwezig is. ‘Een discussie in de organisatie is: doen we wel de juiste dingen en doen we die wel op de juiste manier?’

Rolonduidelijkheid

Aan de kwalitatieve kant van de organisatie zijn al stappen gezet, maar moeten ook nog stappen worden gezet, constateert Berenschot, zoals een afbakening van taken en verantwoordelijkheden. ‘We zien veel rolonduidelijkheid. Het is niet helder wie waar over gaat, wie waar een besluit over mag nemen of dat het op de verkeerde plek is belegd.’ Daarbij zijn er grote uitdagingen op het gebied van digitalisering en automatisering, met name in het sociaal domein, aldus Tol. Een vraag aan de medewerkers was of de organisatie klaar is voor de toekomst. Dat was volgens Tol de slechtst beantwoorde vraag in de enquête. ‘Dat gaat over die hoge werkdruk. We merken dat mensen op hun tandvlees lopen en dit belemmerend werkt. Dat blijkt uit de beantwoording van deze vraag.’

Mismatch

Qua formatie en benchmark zou je dan te laag zitten, maar in de benchmark scoort Eindhoven toch gemiddeld. ‘Het inlopen van de achterstand vraagt om capaciteit. Je moet dat heel specifiek bekijken per organisatieonderdeel.’ Inefficiënt wil Tol de organisatie niet noemen, maar ‘beter kan’. ‘Om het beter te laten werken, zal je meer capaciteit moeten toevoegen.’ Als Eindhoven groeit naar 300.000 inwoners, dan zal de organisatie moeten groeien en dus ook de ambtelijke capaciteit. Berenschot keek ook naar de ‘menskant’ van de organisatie. Voor de ontwikkeling van mensen was de afgelopen jaren onvoldoende aandacht, al zijn er grote stappen gezet in strategisch en personeelsmanagement. Op bepaalde plekken is sprake van een ‘mismatch’. ‘Het personeelsbestand staat onder druk en het is van belang om te zeggen dat veel doelstellingen wel zijn bereikt. Dat was een wereldprestatie en heeft te maken met de betrokkenheid en loyaliteit van de mensen. Alleen slaat dat nu door en staan de mensen heel erg onder druk.’

Negatief sentiment

Het bestuurlijk-ambtelijk samenspel is nog niet krachtig genoeg, constateert Berenschot. In het bestuur en de organisatie is de aansluiting tussen prioriteiten onvoldoende. De verbinding tussen ambtenarij en bestuur is niet goed. ‘Daardoor is een negatief sentiment ontstaan in de organisatie ene het bestuur.’ Een heldere rolafbakening is voor de toekomst belangrijk om het systeem van prioritering steviger neer te zetten. Op die manier kan de bestaande capaciteit ook optimaal worden benut. Een duurzame oplossing en een ‘positieve vibe’ vragen om onderling vertrouwen, aldus Tol. Het kwetsbare systeem moet zodoende worden opgelost om beter te kunnen bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie, concludeert Berenschot. ‘Daardoor kun je meer publieke waarde leveren.’ Het belangrijkste daarvoor is langetermijnvisie, toekomstbestendig ontwerp en efficiënte processen, inzicht voor capaciteitsmanagement, zodat men beter weet wat men doet en dat kan bijstellen, investeren in mensen en werken aan het onderlinge vertrouwen.

Verontrust

Na afloop van de presentatie van Tol kunnen de Eindhovense raadsleden technische vragen stellen en sommige raadsleden steken niet onder stoelen of banken dat ze geschokt zijn door de resultaten. Niek Rennenberg van Ouderen Appèl Hart voor Eindhoven is ‘verontrust’ door de woorden van Tol en ‘schaamt zich’ tegenover de luisterende ambtenaren. CDA-raadslid Remco van Dooren wil graag een verklaring voor de lage veranderbereidheid van medewerkers, terwijl de betrokkenheid juist zo hoog is. Tol wijst erop dat men de laatste jaren ‘onvoldoende transparant’ was over de interventies in de organisatie. ‘Medewerkers zijn hierin onvoldoende meegenomen. Het zat hem in de kwaliteit van het changemanagement. Daardoor bestaat er een tegenzin voor nieuwe veranderingen in de organisatie. Dat is vrij goed op te lossen, door het vanaf nu beter te doen: mensen beter meenemen.’

Pijn

Directeur bedrijfsvoering en dienstverlening Jolanda Breuer zit ook bij de vergadering en zegt dat de uitkomsten niet zijn zoals gehoopt, ook qua formatie. ‘Het doet pijn’, zegt ze. Toch kan de organisatie niet wachten met de ambities, ‘want de stad wacht ook niet’. ‘We moeten wel de kwaliteit naar een hoger niveau brengen.’ Herkenning en erkenning is er zowel bij de directieraad als bij het college, vult ze aan. ‘Het college geeft ook aan dat het haar rol hierin wil nemen, maar dit eigenlijk niet meer kan doen, dus draagt zij over aan de nieuwe coalitie om daar wijze besluiten over te nemen.’