Nederland vergadert verkeerd

TNO onderzocht het effect van verschillende vergaderopstellingen in afhankelijkheid van het doel van de vergadering. Opvallend resultaat uit dit TNO-onderzoek: de gangbare vierkante vergaderopstelling scoort significant minder goed dan de andere drie onderzochte opstellingen: bar, huiskamer en ovale vergadertafel. De vierkante vergadertafel heeft met name een minder gunstig effect op groepscohesie, betrokkenheid bij de inhoud, aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer.

Vergaderopstelling aanpassen
25 procent van onze werktijd vergaderen we. Dat doen we vaak in een vierkante vergaderopstelling. En die scoort volgens de test van TNO juist significant minder goed dan de drie andere door TNO onderzochte opstellingen: bar, huiskamer en ovale vergadertafel. Uit eerder TNO-onderzoek was al bekend dat met dezelfde kwaliteit van de besluitvorming en dezelfde resultaten een vergadering een derde korter kan worden door staand te vergaderen. Al met al is er voldoende reden om te pleiten voor verschillende andere opstellingen, waardoor de inrichting passend bij het doel van de vergadering kan worden gekozen en vergaderen efficiënter, nuttiger en plezieriger verloopt.

Groepscohesie
De barkruk-inrichting wordt in het TNO-onderzoek beoordeeld als doelmatig en oplossingsgericht, geschikt voor een innovatief klimaat en goed voor samenwerking en het genereren van ideeën. Dit is belangrijk, want door de toename van het nieuwe werken (meer onderweg en thuis werken) komt de groepscohesie onder druk te staan. Mensen voelen zich minder verbonden met het werk. De juiste vergadertafel kan de groepscohesie gunstig beïnvloeden en dat doet de vierkante vergadertafel niet.