De Bilt trekt de knip om werkdruk te verlagen

De werkdruk is hoog, secundaire arbeidsomstandigheden zijn uitgekleed en personeel – van hoog tot laag – ervaart het werken als karig en schraal. De gemeente De Bilt gooit in arren moede nu het roer om en gaat miljoenen investeren in onder andere extra ambtenaren.

Jarenlang is er door de Utrechtse gemeente niet geïnvesteerd in de eigen organisatie. Er was, omdat er moest worden bezuinigd, geen geld voor. Daarmee blijkt De Bilt zichzelf behoorlijk in de eigen staart te hebben gebeten. Want wat is het geval? Personeel is vertrokken of ziek en wie nog wel werkt, werkt zich drie slagen in de rondte. Van elke tien ambtenaren ervaren er zeven een hoge werkdruk, aldus de ondernemingsraad. Of zoals gemeentesecretaris Roelof van Netten het in zijn rapport Advies voor een vitalere organisatie verwoordt: iedereen in het gemeentehuis aan de Soestdijkseweg in Bilthoven loopt te lang op zijn tandvlees.

Van Netten was als algemeen directeur door het college van burgmeester en wethouders gevraagd op een rij te zetten welke maatregelen nodig zijn voor een gezond werkklimaat, ‘zodat een goed niveau van dienstverlening aan inwoners en ondernemers naar de toekomst toe kan worden gegarandeerd. En waar een gezonde balans is tussen beschikbare capaciteit, maatschappelijke opgaven en regulier werk. En de collega’s een gezonde balans tussen werk en privé ervaren.’

Van Netten, sinds 2020 de hoogste ambtenaar in De Bilt, maakte eerst een rondgang langs alle teams en hield gesprekken met vertrokken medewerkers. Daaruit wordt duidelijk dat men al veel te lang een veel te hoge werkdruk ervaart en geen vertrouwen meer heeft dat dat op afzienbare termijn gaat verbeteren. Ook gaat er te veel van de werkweek op aan administratief- bureaucratische taken en het politiek bestuurlijk proces. ‘En te weinig tijd om voor ‘buiten’ relevant bezig te zijn’, zegt de een. Weer een ander zag een vacature bij een andere gemeente op een hoger salarisniveau en is weg.

Vicieuze cirkel

Hij signaleerde vier op elkaar inwerkende knelpunten: een hoge werkdruk, een te groot verloop, een bovengemiddeld ziekteverzuim (8 procent!) en moeilijk dan wel niet vervulbare vacatures.

Gevolg: een vicieuze cirkel. Door de hoog ervaren werkdruk ontstaat een hoger ziekteverzuim. Hetgeen weer tot een hogere werkdruk leidt. Maar door de hoge werkdruk verlaten medewerkers de organisatie. Wat weer leidt tot een hogere werkdruk bij de achterblijvende collega’s. Het grote verloop veroorzaakt op een andere manier ook meer werkdruk. Zo vraagt de werving en selectie veel tijd. Nog meer tijd vraagt het inwerken van nieuwe (onervaren) collega’s. Door het bovengemiddeld ziekteverzuim en door het lang openstaan van moeilijk of zelfs niet-vervulbare vacatures zijn we genoodzaakt met teveel inhuurkrachten te moeten werken.

Ook het inwerken en begeleiden van deze mensen vraagt weer het nodige aan inwerken en begeleiden door onze eigen mensen. Dat leidt ook weer tot het vergroten van de werkdruk. Afijn, dat alles komt het werkplezier en de kwaliteit van het werk niet ten goede. ‘Een vicieuze cirkel die doorbroken moet worden’, is de conclusie van Van Netten.

Daarnaast ontdekte hij dat buurgemeenten hun organisatie versterken en uitbreiden, waarbij veelal een hoger salarisniveau wordt geboden dan wat De Bilt betaalt. Die toenemende concurrentie schreeuwt om tegenmaatregelen. Van Netten komt tot een totaal van elf – allemaal overgenomen door het college van burgemeester en wethouders.

Volgens burgemeester Sjoerd Potters is investeren in de ambtelijke organisatie ‘cruciaal om een goede kwaliteit van dienstverlening aan inwoners en ondernemers te kunnen blijven bieden. En daarnaast om alle opgaven waar de gemeente voor staat aan te pakken zoals de woningnood, klimaatverandering, veiligheid, energietransitie, vluchtelingenen asielopvang, de jeugdzorg, Wmo, digitalisering en cyberveiligheid. Dit doen we door bepaalde functies een betere waardering te geven en het aantrekken van extra personeel.’

Hoger salarisniveau

De gemeente De Bilt trekt in totaal 2 miljoen euro om de hoge werkdruk op haar medewerkers te verlagen. Het personeelsbudget op de begroting gaat van 18 miljoen naar 20 miljoen euro. Tot en met 2025 is er daar voldoende ruimte voor in de begroting. Voor uitbreiding van de organisatie met 12 fte voor ondersteunende functies wordt driekwart miljoen uitgetrokken – in de afgelopen jaren waren als bezuiniging nagenoeg alle administratief ondersteunende functies zoals secretaresses, administratief medewerkers en office managers juist wegbezuinigd. Ook worden er eigen juristen aangesteld en komt er ruimte voor twee bestuursadviseurs.

Het argument daarbij is dat veel dossiers ‘een bovengemiddelde politiek-bestuurlijke sensitiviteit vragen’, en dat vraagt in tijd en competentie te veel van de huidige medewerkers. Bovendien wordt het budget voor externe inhuur dit en volgend jaar verdubbeld van drie naar zes ton. En om concurrerender te kunnen belonen, wordt eveneens de loonsom met drie ton verhoogd. Dat is aanzienlijk meer dan de 150.000 euro die daar eerder al voor was uitgetrokken. Van die plus konden hooguit twintig functies één salarisniveau hoger worden gewaardeerd, terwijl dat – volgens de analyse van Van Netten – voor nog eens tachtig functies nodig is om die medewerkers te behouden dan wel geschikte nieuwe collega’s te kunnen werven. Gemiddeld gaat het om circa 7.500 euro per functie.