Entameer zelf dat functioneringsgesprek

Een gesprek waarin de leidinggevende wel even vertelt wat hij of zij van de medewerker en diens werkzaamheden vindt, is in tijden van het nieuwe normaal ongepast, vindt schrijvend ondernemer Evert Hatzmann. In zijn boek ‘Houd je feedback!’ pleit hij voor meer zelfregie en voor het omgekeerde functioneringsgesprek.

Hij vind het vooral heel leuk om ceo’s, directeuren, ondernemers, managers en medewerkers te helpen om uit hun ‘Maxi-Cosi-stand’ te komen en behandelt op zijn YouTubekanaal ’Donderse Werkdilemma’s’ elke donderdag vragen van volgers over werkgerelateerde onderwerpen. Eerder schreef Hatzmann het boek ‘Droombaan of Brood op de plank’ en hielp hij grote bedrijven en het UWV om te werken met zijn tool de ‘Job Navigator’ om medewerkers te activeren. Met zijn nieuwe boek wil hij werkend Nederland ondersteunen bij het houden van (omgekeerde) functioneringsgesprekken op afstand.

Hoe kwam je op het idee voor dit boek?
‘Ik raakte wat gefrustreerd, toen ik bij organisaties merkte dat er veel wordt gesproken over ‘het goede gesprek’ als opvolger van het oude functioneringsgesprek. Dat is namelijk oude wijn in nieuwe zakken. Vanuit die frustratie ben ik dit boek gaan schrijven. Hoe krijg je een andere verhouding in gesprekken tussen medewerker en leidinggevende en een andere werkbeleving en hoe kun je medewerkers helpen met een positie hebben? Ze moeten niet wachten tot de leidinggevende erover begint, maar zelf het gesprek initiëren en zelf het initiatief nemen. Dat heet zelfregie. In het boek biedt ik die medewerker handvatten door 38 gevalideerde stellingen te beantwoorden. Neem daar tien minuten de tijd voor en je krijgt een goed beeld van jouw werkbeleving. Met de uitkomst ga je naar jouw leidinggevende toe om daarna een gesprek over jou te hebben. In de subtitel staat: het omgekeerd functioneringsgesprek. Dat is de essentie om tot zelfregie te komen.’

Wat is de achtergrond van die 38 stellingen?
‘Die komen voort uit bestaand onderzoek naar (de)motiverende factoren en naar de affectie van medewerkers, de gevoelskant. Op deze manier wordt dat meetbaar gemaakt. De tool die ik ervoor heb ontwikkeld is de Job Reflector. In de eerste helft van het boek reik ik alles aan voor hoe je zelf regie kunt voeren over je werk. Halverwege volgens de stellingen. Die gaan over werk-privébalans, of je wordt uitgedaagd, hoe zeker en veilig je je voelt, jouw relatie met jouw leidinggevende. Je komt tot een kort APK-rapport en dat neem je mee. Aan het boek gekoppeld zit een digitaal instrument. Met een code kun je de stellingen online langsgaan en jouw uitkomsten vergelijken met anderen.’

Een gesprek waarin de leidinggevende wel even vertelt wat hij of zij van de medewerker en diens werkzaamheden vindt, is in tijden van het nieuwe normaal ongepast, schrijf je. Waarom?
‘Omdat thuiswerkers nu bijna een zzp-bestaan leiden. Ze moeten zichzelf overeind houden, zichzelf motiveren en hun werk indelen. Er is maar één die weet hoe het werk gaat en dat is de thuiswerker zelf. En die moet het dan ook vertellen.’

Je pleit voor meer zelfregie. Hoe geef je die vorm?
‘In het boek staan alle tips & tricks over hoe je het gesprek opent, inplant en afrondt met meetbare afspraken, zelfcontrole en een checkmoment of afspraken ook zijn nagekomen. Zelfregie gaat over hoe je je tijd indeelt en hoe je kom tot effectief en efficiënt werken. Ik schrijf over piekperformance: hoe kom je in de flow? Waar raak je door afgeleid? Door de verwachtingen van je leidinggevende? Of de vraag of het wel zinnig is wat je doet? Die onderdelen heb ik erin opgenomen om ervoor te zorgen dat je als entrepreneur kunt werken.’

En hoe kom je dan tot die effectiviteit en efficiëntie?
‘Vraag jezelf af: wat ben ik aan het doen? Wat moet er uit mijn handen komen? En vooral: hoe lever ik zichtwerk? Als ik een parketvloer leg, dan ligt er wat. Zorg voor die zichtbare resultaten, dat je ziet dat er echt iets uit je handen komt. Verder is het belangrijk tijdig uit de hectiek te stappen en een moment te kiezen voor de helicopterview. Ideaal is als je de dag ermee begint en eindigt: wat moet er vandaag gebeuren? En aan het eind van de dag die lijst afvinken. Dat helpt ook goed voor de werk-privébalans.’

Is dat omgekeerde functioneringsgesprek ook beter voor de leidinggevende?
‘Ik pleit in mijn boek om de verschillende klussen te organiseren vanuit de aanwezige competenties. Net als op Tinder kun je dan swipen en de veelal kortlopende klussen matchen. Het is onzin om dat in taakomschrijvingen neer te leggen. Laat ze maar langskomen op een platform en mensen vanuit hun competenties laten zeggen wat ze wel en niet doen.’

Verandert daardoor ook de rol van de leidinggevende?
‘Ja, die rol wordt meer faciliterend, een meer dienende rol. Het werk wordt leuker, want hij hoeft niet meer te controleren, maar enkel te kijken naar competenties. Hij is een soort coach en zal dat controleren moeten loslaten. Voor sommige leidinggevenden is dat moeilijk. Ze moeten dingen anders doen dan ze tot op heden hebben gedaan. Dat is pittig, je raakt je houvast en je zekerheden kwijt. Maar dat past ook heel erg in de coronatijd. Het zijn positieve kanten: een prachtige versnelling in de zelfregie van medewerkers. De werkelijke grip van leidinggevenden op hun medewerkers is er sowieso wel. Ik denk dat ze gaan coachen en stimuleren en helpen bij het matchen van klussen en competenties.’

Heb je nog specifieke tips voor ambtenaren?
‘Als ambtenaar heb je meer zekerheid over je baan dan een zzp’er. Zelfregie begint erbij dat je zelf de keuze maakt: ben ik oorzaak of ben ik gevolg? Ik denk dat oudgedienden het misschien wel willen laten zoals het is, al denk ik niet dat zelfregie leeftijdsgerelateerd is. Het is juist heel persoonlijk. In hoeverre wil je zelf aan het roer staan? Een ambtenaar heeft ook heel veel dienende klussen. Dat zegt wel iets over hun competenties. Dienend zijn is een competentie die je overal kunt inzetten.’