Gezocht: werkplek voor nomade

Een maand lang moesten ambtenaren en bestuurders van de Rotterdamse deelgemeente Overschie verplicht de hort op. Het kantoor was een no-goarea. Sinds maandag zit iedereen weer op zijn vertrouwde plek. Het experiment is geslaagd, maar nadelen aan kantoorloos werken zijn er ook.

Het is een van de eerste echte zomerdagen van het jaar, de temperatuur tikt de 23 graden aan. Een mooie dag om het gravel te testen. Een dozijn gepensioneerde dames en heren slaat op de Rotterdamse tennisclub OverdeSchie een gepassioneerd balletje. Het is het uitzicht van gemeenteambtenaar Paul van Weelden (43) van de deelgemeente Overschie. Het terrasje pal naast de baseline is zijn werkplek deze ochtend. Cappuccino onder handbereik, iPhone in de aanslag. Hij checkt de laatste info voor zijn afspraak met Marco Lansbergen, extern projectleider, die tegenover hem zit. Het onderwerp van gesprek is het project ‘Overschie sport gratis’. Ook Lansbergen vindt het duidelijk geen straf om vanaf het terras de voortgang van het project te bespreken met zijn opdrachtgever. ‘Prettige setting om dit soort overleggen in de buitenlucht te houden. Dichtbij het onderwerp sport en goed om de infrastructuur die er al is als locatie te gebruiken.’ 

Grote kans dat Van Weelden hier binnenkort weer afspreekt met collega’s, ook als het niet over sport gaat. De 22 ambtenaren van de Rotterdamse deelgemeente Overschie zijn namelijk een maand lang ontheemd. Gewapend met tablet en smartphone zwerven ze door Overschie en doen hun dagelijkse werk zonder kantoor, want vier weken lang zit het slot op het deelgemeentekantoor. Werken, vergaderen en afspreken doen ze overal waar goede wifi en koffie is, meestal op een locatie met een maatschappelijke functie.

Een ideetje van twee medewerkers, dat meteen enthousiast werd geadopteerd door deelgemeentesecretaris John Engelen. Die wilde bovendien weleens weten of Overschie aan de wettelijke eis kan voldoen om bij een calamiteit, zoals een brand, binnen 48 uur weer operationeel te zijn. Oftewel, functioneert een ambtelijke organisatie ook zonder eigen stoel of bureau, kopieerapparaat, vaste vergaderzaal en facilitaire ondersteuning? Tegelijkertijd is het een mooie manier om de flexibiliteit van de ambtenaren te testen. En om te onderzoeken of er met minder vierkante meters werkplek op den duur kosten kunnen worden bespaard.

Het experiment Maand Zonder Kantoor past naadloos in het bedrijfsvoeringsmodel van Overschie, waarbij alle medewerkers kunnen werken waar en wanneer ze maar willen. Mits de prestaties – vastgelegd in een jaarlijkse persoonlijke prestatieovereenkomst – maar worden gehaald. Op een mooie zomerdag als deze is er dus geen manager die op zijn horloge kijkt waar de programmacoördinator toch blijft. Sterker, er is geen manager. Althans niet in de traditionele zin van het woord. Medewerkers van de deelgemeente hebben namelijk een coach, een buddy die ze zelf hebben uitgezocht en die hen op verzoek begeleidt bij het halen van de gestelde doelen en prestaties. Hoe meer vrijheid je krijgt, hoe meer werk je verricht, heeft Van Weelden gemerkt. ‘Er is niemand binnen Overschie die kan zeggen dat-ie even niets te doen heeft, dat is de truc met prestatieovereenkomsten. Wat je ziet is dat iedereen bij het opstellen van die prestatieovereenkomst aan het maximum gaat zitten van wat hij of zij aankan. Het is kennelijk een groot verschil of je het werk van ‘bovenaf’ krijgt opgelegd of dat je er zelf voor kiest. Ik zou bijna zeggen dat het vanuit de werkgever gezien eigenlijk een hele slimme truc is.’

In het zonnetje, daar op de steigerhouten terrasbank bij de tennisbaan in Overschie, is het kantoorloze experiment anderhalve week onderweg als Binnenlands Bestuur een kijkje komt nemen. Het bevalt Van Weelden goed, al zitten er wat haken en ogen aan. ‘Je moet steeds vooraf nadenken hoe en waar je afspraken inplant. Je moet er ook echt aan denken om regelmatig met je collega’s af te spreken. Het grootste misverstand is om te denken dat we een maand gaan thuiswerken.’ Wel is het af en toe zoeken naar een geschikte werkplek. Van Weelden: ‘We gingen eerst met een aantal collega’s lekker in de bibliotheek zitten werken, maar ja, dan gaat je telefoon.’ En dan werden ze er in fluistertoon, maar indringend, aan herinnerd dat in de bieb niet mag worden gebeld. ‘Vervolgens ging ik naar een gezellig etablissement, met geroezemoes op de achtergrond. Telefonisch een burger te woord staan met André Hazes op de achtergrond kan eigenlijk ook weer niet. Inmiddels hebben we een aantal mooie, kantoorachtige locaties ontdekt waar je ook collega’s tegenkomt zonder dat je met ze hebt afgesproken.’

Digitaal koffiezetapparaat
Communiceren met collega’s op afstand gaat al lang niet meer alleen via de telefoon of mail. Overschie beschikt onder meer over een ‘digitaal koffiezetapparaat’ waar iedereen elkaar op de hoogte houdt en ook documenten kan delen (Collaborate). Videobellen via Facetime wordt onderling volop gebruikt, evenals WhatsApp, dat vooral veel wordt ingeschakeld om in groepen met elkaar te praten.

Rond het middaguur druppelen de leden van het Dagelijks Bestuur (DB) van Overschie binnen in de lerarenkamer van basisschool Park16Hoven, de vergaderlocatie van vandaag. Hoewel het Dagelijks Bestuur officieel niet deelneemt aan het kantoorloze experiment, zijn ze solidair met de ambtenaren en spreken buiten het kantoor af. Ook de bestuurders werken al sinds jaar en dag flexibel. Bij aanvang van de vergadering komen er dus geen loodgieterstassen met stapels stukken ter tafel, maar worden de iPads één voor één opengeklapt. ‘Op welke wifi zit je met je iPad, of zit je op je hotspot?’ vraagt DB-lid Annemarie van den Broek aan collega Reinier Verhoeven. De DB-leden praten eens per week even bij in real life, maar besluiten worden hier niet genomen. Dat gebeurt allemaal digitaal.

Flexibiliteit
DB-voorzitter Kees van der Meer kan zich zijn werk op de ouderwetse wijze niet meer voorstellen. ‘We zijn zeven dagen per week, 24 uur per dag in dienst van de baas. Dus als ik ’s avonds om negen uur een mailtje stuur naar een collega, dan krijg ik tien tegen één voor middernacht antwoord.’ De flexibiliteit die 24/7 tegelijkertijd biedt, is ‘handig om deze deeltijdfunctie te combineren met een andere baan en je leven thuis’. Wel heeft een fysieke werkplek volgens hem toch nog een immense aantrekkingskracht. ‘Mensen gaan toch graag naar kantoor, het blijkt dat ze helemaal niet zo graag volledig vanuit huis willen werken. Ik denk ook niet dat afschaffing van de vaste werkplek op den duur gaat werken.’

Toch denkt gemeentesecretaris John Engelen flink te kunnen besparen op vierkante meters werkplek. Ook Overschie moet fors gaan snijden, en Engelen schat dat er met de flexibele manier van werken een derde van het deelgemeentekantoor overbodig is. Dat levert op een jaarlijkse huur van 120.000 euro toch zo’n slordige 40.000 euro op. ‘We kunnen in de toekomst wellicht flink terug in vierkante meters en misschien wel helemaal de huur opzeggen. De bibliotheek is nu tussen negen en twee uur dicht. Waarom zouden we daar in de toekomst niet kunnen werken?’

Kritische ondergrens
Een dienstverlenende overheidsnomade met zijn kantoor onder de arm. Is dat de toekomstige gemeenteambtenaar? ‘Nee’, zegt Ronald Dekker, arbeidseconoom en onderzoeker bij instituut Reflect. ‘Ik geloof niet in een virtueel kantoor. Er zal altijd een psychologische behoefte blijven bestaan aan een fysieke omgeving. Het is ook overzichtelijker: thuis is thuis en werk is werk. Dat wil overigens niet zeggen dat het per se veertig uur moet.’ Volgens Dekker geldt ook bij flexibel werken de logica van de gulden middenweg. ‘Ik schat dat beleidsambtenaren fifty-fifty buiten het kantoor zouden kunnen werken, dat is de kritische grens.’ Dekker ziet voor zowel werkgever als werknemer voordelen bij flexibel werken, mits goed uitgevoerd. De productiviteit van de werknemer ligt gemiddeld iets hoger, personeel is blijer omdat werk en privé beter kunnen worden gecombineerd en er kan worden bespaard op kosten van de werkplek. Maar de arbeidseconoom benadrukt dat het invoeren van flexibel werken meer moet zijn dan alleen bezuinigingsdrift. ‘Wat je nu veel ziet, is dat Het Nieuwe Werken top-down met alleen een financiële drijfveer over de organisatie wordt uitgestort. Dat gaat niet werken. Als een chef uitsluitend verwacht dat je naast je gewone werk ook thuis altijd bereikbaar bent, opdat hij je digitaal achter de vodden kan zitten, dan is flexibel werken gedoemd te mislukken.’

Receptioniste Mandy van Dijk wil in ieder geval niet alleen maar thuiswerken. Ze is de enige die tijdens het experiment aan huis is gekluisterd omdat ze continu bereikbaar moet zijn voor leveranciers en burgers en geen gsm heeft die kan worden doorgeschakeld. In haar Schiedamse rijtjeswoning zit ze aan de keukentafel. Laptop opengeklapt en de doorgeschakelde telefoon binnen handbereik. Haar hondje scharrelt rond haar voeten, terwijl ze de telefoon beantwoordt.

‘Als u nu aanbelt, doet er iemand van de facilitaire dienst open om u binnen te laten’, zegt ze tegen een leverancier die bij het kantoor van de deelgemeente een onderdeel voor de frankeermachine komt afleveren. ‘Zo, ook weer geregeld. Het is even wennen, maar het lukt allemaal wel zo vanaf een afstand’, stelt Van Dijk. ‘Ik mis mijn collega’s alleen wel. En ook het contact met de mensen, het is wel wat eenzaam zo. Ik heb wel gemerkt dat ik niet volledig thuis zou willen werken. De helft, dat zou perfect zijn.’

Kantoorloos werken

Pro’s
* het werk kan 24/7 doorgaan
* er kan flink bezuinigd worden op kantoorruimte
* bestuurders en ambtenaren spreken meer bewoners dan gebruikelijk
* medewerkers hebben meer gevoel in netwerk en in de samenleving te opereren in plaats van ‘verschanst’ vanuit een kantoor te werken

Contra’s
* voor sommige functies is het niet leuk
* gesleep met spullen
* ontmoetingen met collega’s moeten echt worden georganiseerd
* niet overal zijn goede werkplekken te vinden qua bereikbaarheid, wifi, voorzieningen, rumoer, privacy et cetera