Digitaal welkom nieuwe collega’s

Personeelsafdelingen spannen zich extra in voor nieuwkomers bij hun organisatie. Door de coronacrisis kost het veel moeite nieuwe medewerkers en trainees in te werken en te betrekken bij de organisatie.

Nu thuiswerken de norm is, zijn net gestarte medewerkers vaak nog niet eens op kantoor geweest. Hun collega’s kennen ze van het videobellen, of van plaatjes in smoelenboek.

Opbouwen  netwerk

Wat in met Engels doorspekt HR-jargon onboarding heet, heeft in tijden van verplicht thuiswerken hoge prioriteit gekregen. Het proces bestaat uit alle activiteiten die ertoe bijdragen dat nieuwe medewerkers zich thuis voelen in hun functie en de organisatie en omvat daarmee meer dan de inwerkperiode. Daarnaast geeft het nieuwelingen de gelegenheid een eigen netwerk op te bouwen, waar ze nog vaak op terug zullen vallen.

Socialiseren

Martijn van Driel, corporate recruiter bij de gemeente Stichtse Vecht, ziet onboarding als een periode van socialiseren, waarin de nieuwkomer de bedrijfscultuur en de waarden en normen van de organisatie leert kennen, terwijl tegelijk ook de sociale kant –het leren kennen van collega’s– min of meer gestructureerd verloopt.

Praktisch betekent preboarding bij Stichtse Vecht onder meer dat de kandidaat één aanspreekpunt krijgt tijdens de procedure; momenteel Van Driel zelf. ‘Met het oog op de inhoud van het werk beantwoordt de vacaturehouder eventuele vragen. Voorheen nam nog wel halverwege een HR-adviseur van het desbetreffende team het over, of wisselde gaandeweg de begeleiding vanuit het team. Dat zorgde voor ruis. Juist nu merken we dat het grote toegevoegde waarde heeft om werving en selectie bij één professional neer te leggen.’

Videocall

Erica Salimans, senior HRM-adviseur Arbeidsmarktstrategie bij de gemeente Haarlem hield met haar collega’s het hele proces van toetreden en inwerken tegen het licht. Dat was al voordat het eerste corona-geval in Nederland was geteld. ‘Als organisatie moet je in deze tijd extra je best doen om je visitekaartje af te geven’, zegt ze.

Recent heeft Haarlem op het intranet een programma gelanceerd waarin alles wat op de introductiedag werd gedaan, zo veel mogelijk wordt benaderd. ‘Alle informatie die mensen normaal gesproken tijdens zo’n fysieke introductie te horen krijgen, wordt daarin digitaal aangeboden’, zegt Salimans. Ook het afleggen van de eed en de belofte gebeurt digitaal, tijdens een videocall, tegenover een van de twee directeuren.

Digitale introductie

Hoewel digitaal contact nooit echte ontmoetingen kan vervangen, zitten er voordelen aan zo’n virtuele introductie, vindt Salimans. ‘Al was het maar omdat nieuwe medewerkers zelf hun moment kunnen kiezen. De hele organisatie voor zo’n fysieke introductiedag rond krijgen, was een hele kluif. Een ander voordeel van een online introductieprogramma is, dat de informatie ook beschikbaar is voor uitzendkrachten en andere ingehuurde medewerkers.’

Buddy-systeem

Na de introductie krijgen nieuwkomers veelal een buddy aangewezen, waar ze terecht kunnen met vragen. Leidinggevenden worden daarnaast sterk gestimuleerd de vinger aan de pols te houden, door regelmatig contact te leggen met nieuwe medewerkers. In Stichtse Vecht betreft het een buddy van buiten het eigen team, aldus Van Driel. ‘Een persoon om buiten de waan van de dag mee te kunnen sparren. Voor een nieuwkomer is het niet altijd vanzelfsprekend direct alles te bespreken met directe leidinggevenden of collega’s.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 21 van deze week