Die cruciale leermeester

Van wie kun je meer opsteken dan van een inspirerende chef? Drie (oud)-gemeentesecretarissen vertellen van wie ze het meeste hebben geleerd en vooral: wat. En worden ze tegenwoordig zelf weleens geraadpleegd als ‘leermeester’?

Cees vermeer: ‘Ton gaf vertrouwen en ruimte’

‘Het meest heb ik geleerd van mijn eerste directeur bij het toenmalige ministerie van WVC, Ton Annink’, vertelt Cees Vermeer, oud-gemeentesecretaris van Breda en Zaanstad.

‘Ik kwam er in 1984 werken. De economische crisis was groot. Je kon alleen nog werk vinden in het ontwerpen van bezuinigingen. Ton was een relatief jonge directeur. Er heerste een geweldige dynamiek: Ton gaf mensen vertrouwen en ruimte.’

Vers van de universiteit moest Vermeer als beleidsmedewerker met zijn directeur mee naar een overleg met het ministerie van LNV. ‘Ton bleek verhinderd en vroeg of ik in mijn eentje wilde gaan. Shit, dacht ik, want het ging over het mogelijk overmaken van een paar miljoen van hen naar ons. Voor de grijze pakken aan de overkant was hooguit een fractie van het bedrag bespreekbaar.

Ik wist niet of er ruimte was voor koehandel, maar blufte dat er kennelijk geen overeenstemming bestond binnen het ambtelijk overleg en de ministerraad er dus maar over moest beslissen. Een beetje nerveus belde ik Ton erna op. Hij moest hard lachen en zei: schrijf meteen maar een voorstel naar de ministerraad. Kijk, dat is vertrouwen en ruimte krijgen.’

Een andere les voor Vermeer: ‘Als jonge hond wil je altijd de procedures ter discussie stellen, maar Ton zei: laat die regels en procedures voor jóú werken. Dat doe ik sindsdien altijd: eerst de procedures doorgronden en die dan gebruiken om tot besluiten en actie te komen. Bij een vergadering hoor je vaak: wat een goed idee, maar hoe gaan we dat doen? Als ik het ook een goed idee vind, dan weet ik meestal het antwoord. Een derde les is: je werkt harder voor een leidinggevende die aardig en inspirerend is. Ik heb in die periode echt heel hard gewerkt, we sliepen soms zelfs op kantoor. Als we dan eindelijk klaar waren, nam Ton ons mee om te borrelen in Den Haag. Daarna gingen we eieren bakken bij hem thuis. Zulke teamspirit is ontzettend belangrijk voor de lol en de maximale inzet. Helaas werd Ton later ernstig ziek. Hij overleed in 2021 op 68-jarige leeftijd.’

Een eerste leidinggevende is heel bepalend voor je verdere carrière, vindt Vermeer. ‘Mensen verlaten soms na hun eerste werkervaring de overheid, maar bij mij was het bepalend om er te blijven werken. Zeker op deze arbeidsmarkt is dat belangrijk, want als jonge talenten hun job als negatief ervaren, verlaten ze de overheid en gaan ze naar de adviesbureaus. Ik probeer de lessen van Ton zelf toe te passen door richting te geven, heel open te bespreken wat het krachtenveld is, waarom dingen gaan hoe ze gaan en welke koers je voor ogen moet houden. Ik geef geen instructies of opdrachten, maar probeer juist henzelf in beweging te brengen. Zelf de eigenaar zijn van oplossingen werkt inspirerend. Anders dood je de creativiteit en inspiratie.’

Nu wordt Cees Vermeer zelf om advies gevraagd. ‘Soms willen mensen koffie met mij drinken. Het gaat dan vaak over vraagstukken in het bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Hoe ga je om met onuitvoerbare opdrachten? Hoe geef je weerwoord aan bestuurders? Dan zeg ik: wees autonoom, want je bent geen doorgeefluik. Vorm je eigen oordeel, scheid hoofd- en bijzaken en sta voor je overtuigingen.’

Pim van Vliet: ‘Jan-Kees zorgde voor menselijkheid'

‘Zelf ben ik goed in het observeren van hoe anderen het doen’, vertelt Pim van Vliet, gemeentesecretaris van Leiden en voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS). ‘Van de DG Politie Dick Schoof leerde ik om de tijd voor je laten werken.

Wacht soms bewust even, kijk even aan wat er gebeurt. Niet handelen is ook een keuze. Rond 2016 was ik projectdirecteur migratie bij het ministerie van Justitie en Veiligheid tijdens een heftige asielcrisis. De DG Migratie Jan-Kees Goet leidde toen de crisisoverleggen. Het was heel fijn dat hij in die crisis zorgde voor menselijkheid en vriendelijkheid. In Leiden leerde ik van wethouder Marleen Damen om duidelijk te zijn op inhoud en zacht op relatie. Zij kon onomfloerst zeggen: zo is het gegaan, zo zit ik erin, maar ze hield verbinding door vriendelijk te zijn en begrip te tonen: ik heb je gehoord, maar ik ga het om die en die reden toch anders doen.

En last but not least Gabrielle Haenen, gemeentesecretaris van Utrecht. Zij is zeer ervaren en echt een leermeester met een moreel kompas. Ze is zich bewust van haar verantwoordelijkheid en gaat ervoor staan. Niet heel zichtbaar of borstklopperig, maar als het ertoe doet, stapt ze naar voren. Ik ben zelf ook waarde gedreven. Daar loop ik niet mee te koop, maar soms besef ik: nu moet het, nu moeten we handelen.’

Van Vliet past de geleerde lessen situationeel toe. ‘In het kandidatenklasje van de Algemene Bestuursdienst in 2014 leerde ik heb belang van authentiek leiderschap: dicht bij jezelf blijven. De lessen passen bij wie ik ben. Als ik dat laat zien, dan lukt het. In Leiden heb ik ook crises meegemaakt en daarin kwamen al die genoemde lessen van pas.’

Zelf wordt ze ook weleens geraadpleegd als ‘leermeester’. Van Vliet: ‘Het zijn veelal jonge vrouwen en ook wel mannen die naar mij toe komen. Zij worstelen bijvoorbeeld met persoonlijk leiderschap. Of ze willen iets nieuws en weten niet zo goed hoe dat aan te pakken. “Zou dat wat voor mij zijn?” Ik kan anderen ook leren hoe je je opstelt bij salarisonderhandelingen. Of wanneer ze aanhikken tegen lastige gesprekken, bijvoorbeeld bij het aanspreken van een burgemeester over iets en dan toch dicht bij jezelf blijven.’

Pim van Vliet geeft gastcolleges bij de Universiteit Leiden. ‘De eerste keer dat ik werd gevraagd, was ik verrast: moet ik college geven over mijn eigen functie? Maar studenten vonden het heel interessant om te horen waar ik tegenaan liep. Ze willen graag praten over het thema leiderschap. Het is dan leuk om te horen welke vragen er spelen. Er is veel theorie om te leren, om patronen te begrijpen: systemisch denken, crisismanagement. Maar uiteindelijk is voor jezelf het leukst om een stijl van leidinggeven te vinden die goed bij je past. In een cursus leer je soms: doe je het zo, dan doe je het goed. Maar pas op dat het bij je past, want anders moet je op je tenen lopen.

Dus: authentiek leiderschap, wat is dat voor jou en waar voel jij je goed bij? Soms gaat het om praktische dingen: vrouwen denken dat ze beter niet meer koffie moeten inschenken, want dan zijn ze “de koffiejuf”. Ik gebruik de koffie zelf juist voor verbinding en sfeer. Ik heb de regie over de koffiepot en kan dan ook de sfeer in de vergadering beïnvloeden.’

Astrid van de Klift: 'Wouter leerde me: wil je iets veranderen, dan moet je een steen verleggen in de stroom’

‘Van drie personen heb ik het meest geleerd’, begint Astrid van de Klift, gemeentesecretaris Nijmegen en voorzitter van kennis- en netwerkvereniging FAMO. ‘Een coach die ik kreeg toen ik startte als gemeentesecretaris zei: denk er goed over na wat je doet, want trouble is our business. Er is altijd wel iets dat niet loopt, zoals het zou moeten. Dat is mijn werk. Blijf rustig kijken naar die vraagstukken en haal het plezier uit hoe je de zaken weer op de rails krijgt.’

Een tweede leermeester is Wouter Kolff, burgemeester van Veenendaal en nu van Dordrecht. ‘Die zei: als je iets wilt veranderen, moet je de eerste steen verleggen voor een andere stroom. Denk goed na over wélke steen je verlegt. In de hectiek van de dag zijn mensen vaak overal mee bezig en krijgen daardoor niks voor elkaar. Als je in de organisatie een gedragsverandering wilt doorvoeren, kun je heel veel tegelijk doen, maar ook een stap achteruit zetten en slechts een kleine interventie plegen. Toon zelf het goede voorbeeld bij het elkaar aanspreken op onderling gedrag. Hoe bejegen je elkaar? Dat zijn momenten van zo’n eerste steentje verleggen.’

Van een collega leerde Van de Klift om aandacht te hebben voor mensen. ‘Kijk naar persoonlijke situaties, onthoud wat er speelt in hun gezin. Ik heb geprobeerd daar bewuster mee bezig zijn. In de drukte van de dag stappen we daar snel overheen. Ik maak aantekeningen en vraag mensen af en toe naar hun thuissituatie. Je moet daar actief invulling aan geven. Ik vind het zelf belangrijk, maar het is ook jezelf dwingen om je niet door de waan van de dag te laten meeslepen. Het gaat om menselijke waarden, je hebt elkaar hard nodig.’

Soms wordt Van de Klift zelf als coach benaderd. ‘Het is mooi om dingen die ik belangrijk vind mee te geven aan andere mensen, zoals vasthouden aan je koers. In deze omgeving gaat het vaak alle kanten op, er is veel onzekerheid en iedereen wil wat van je. Probeer je eigen koers te houden en consequent stappen vooruit te zetten. Mensen worstelen vaak met de hectiek, dus probeer goed te luisteren naar je omgeving. Wees daar niet blind voor, maar zet vanuit standvastigheid stappen voorwaarts.

Vaak komen mensen naar me toe die in een bestuurlijke omgeving zitten en het soms lastig vinden hun positie te pakken. Ook in een regionale samenwerking, waarin je met veel andere gemeenten zit. Het is lastig om belangen in te schatten, ondersteunend te zijn aan verschillende besturen en je positie te behouden. Je hebt de neiging om mee te bewegen op de golven, maar het is goed bij je eigen adviseurschap en kwaliteiten te blijven. Ambtelijke professionaliteit is belangrijk. Als je daarin gaat bewegen, wordt je positie niet krachtiger. Zet vanuit je eigen integriteit je boodschap neer. Dat geeft de meeste waardering.’