Waar een wil is, is een registratie weg

De achteloosheid waarmee we registraties maken in het openbaar bestuur, staat soms in schril contrast tot de kopzorgen die het bezorgt bij burgers. Die slapen er slecht van.

Zo klaagde een man dat hij mentaal last had van zijn onterechte frauderegistratie door de Belastingdienst. Hij verzocht hen de registratie te verwijderen. De Belastingdienst zou ernaar kijken maar hield ook maar meteen een slag om de arm. 'We moeten de registraties volgens de Archiefwet bewaren, ja ook de onterechte'. De moed zakte hem toen volledig in de schoenen.

Weer iemand anders vond zijn registratie in het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR) onterecht. Desgevraagd, kon geen gemeenteambtenaar mij uitleggen hoe het systeem van waarborgen in elkaar zat en welke rechtsgevolgen zo’n registratie had voor de bewoner. Nu verscheen een verbaasde blik op mijn gezicht. Kon iedere willekeurige ambtenaar zomaar iemand in het GIR zetten?

Een studente vertelt dat zij als ‘ongewenste vreemdeling’ op Google te vinden is. De Staat had haar ongewenst verklaard en dit in de digitale Staatscourant gepubliceerd. Inmiddels heeft ze haar verblijfpapieren en zou ze willen dat die vervelende, stigmatiserende registratie verwijderd wordt. Dat blijkt lastig. Als ombudsman belde ik met de IND met de vraag of ze onderdeel van de oplossing willen zijn. De zaak loopt nog. Hopelijk komt er een oplossing. Bijvoorbeeld dat de Staat in de Staatscourant óók publiceert dat zij als ‘nieuwe Nederlander’ zeer welkom is. Deze kleine moeite zou van grote betekenis zijn voor de desbetreffende mensen.

En zo zijn er nog legio voorbeelden. Een moeder had een ex die steeds valse meldingen over haar deed. Ze vertelde: 'Ik kom er maar niet van af. Al die registraties zijn niet bepaald onschuldig. Ze gaan een eigen leven leiden'. Zo moet ze steeds weer opnieuw op school tegen argwanende juffen uitleggen dat het écht goed gaat met de kinderen.

Een man van middelbare leeftijd werd in de radicaliseringsaanpak opgenomen en die registratie lijkt verspreid te zijn geraakt richting buitenlandse veiligheidsdiensten. Althans, hij maakt zich hier grote zorgen over. Belandt hij dadelijk in een buitenlandse cel?

Natuurlijk zijn sommige registraties noodzakelijk. Van levensbelang zelfs. Maar als u als ambtenaar signalen krijgt over onterechte registraties, neem dat dan alsjeblieft ook uiterst bloedserieus. Doe onderzoek en kom met echte oplossingen. In dat verband een best practice:

Ik ontmoette Mohammed uit Amsterdam Nieuw-West. Er was ook een Mohammed in Duitsland met dezelfde achternaam en geboortedatum die op een weinig-frisse-mensen-lijst stond. Deze registratie bezorgde Mohammed uit Amsterdam enorm gedoe. Als de marechaussee hem zag op Schiphol, werd hij steevast bij vertrek en aankomst onderworpen aan een stevig verhoor. Toen ik dit verhaal hoorde heb ik gebeld met de KMAR en gevraagd of ze ‘onderdeel wilden zijn van de oplossing’. Zes maanden later ontmoette ik een blije Mohammed. De KMAR bleek zowaar een technische oplossing te hebben verzonnen met de RFID-chip in het paspoort. Het kán dus wel.

Waar een wil is, is een registratie weg.