Coachen over de grens heen

Wat Nederlandse ambtenaren van Vlamingen kunnen leren

‘Waarom doe ik dit allemaal? Waarom zit ik hier tachtig uur per week te werken en krijg ik zo weinig waardering?’ Deze vragen besprak een Vlaamse ambtenaar niet zo makkelijk met haar collega’s bij de koffie. Liever praatte ze erover met een coach, maar dan wel een buitenstaander. Iemand die wel de politiek-bestuurlijke context kende, maar die niét afkomstig was uit haar eigen netwerk. Ze werd daarom gekoppeld aan een ambtenaar uit een hele andere hoek:

Bram de Klerck, Directeur-Generaal van de Algemene Bestuursdienst bij Binnenlandse Zaken in Nederland. Hij had net een opleiding afgerond bij Intercoach, waar Nederlandse en Vlaamse ambtenaren in een paar meerdaagse sessies leren een mede- ambtenaar een-op-een te begeleiden. ‘Ik wou me verder bekwamen in coaching en het leek me interessant om dat te doen in een bredere kring dan de mensen die ik al ken bij rijksoverheid’, zegt De Klerck.

De Klerck en de Vlaamse ambtenaar voerden gedurende ruim een half jaar zo’n acht gesprekken, soms telefonisch, soms in België of Nederland. ‘Het ging over werk en privé’, zegt De Klerck. ‘Zij deed een groot project in de HR. Iedereen had daar opvattingen en meningen over en ze had behoefte aan een frisse blik van buiten. Omdat ik ook in die HR-hoek zit, kon ik haar voorbeelden geven van mijn werk. Maar we bespraken ook meer levensachtige vragen, want er speelden privé ook zaken.’

Het lijkt misschien een uitzonderlijk koppel, maar er zullen naar alle verwachting nog meer van dit soort Vlaams-Nederlandse coachingtrajecten volgen. Vlaanderen en Nederland kunnen elkaars coachnetwerk goed aanvullen. Dat is vooral handig voor topambtenaren.

Tien jaar geleden begon Intercoach – onderdeel van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk – met het opleiden van coaches bij de rijksoverheid: ambtenaren die naast hun baan een andere ambtenaar wilden begeleiden. Dat werkt bij de overheid niet anders dan in andere beroepen, zegt De Klerck. ‘Het gaat vooral om goede vragen stellen en goed luisteren.’

Heel divers
Jaarlijks draait het programma Intercoach nu zo’n negenhonderd coachingtrajecten. Typische coachingvragen zijn: ‘Hoe maak ik mezelf beter zichtbaar in mijn team?’, ‘Waar moet ik op letten in mijn nieuwe rol als leidinggevende?’, ‘Hoe combineer ik werk en privé?’ of ‘Hoe houd ik alle ballen in de lucht?’. ‘Het is heel divers’, zegt Jan Piet van Berkel, manager van Intercoach. ‘Maar het gaat er uiteindelijk om dat mensen zich meer bewust worden van hun eigen gedrag en de invloed daarvan. Dat ze snappen wat ze bij anderen oproepen.’ Coachees (diegenen die zich laten coachen) kunnen daar bijvoorbeeld mee oefenen. Dan proberen ze het eens over een andere boeg te gooien en bespreken ze een week later met hun coach hoe dat voelde en wat dat opleverde. Heel soms schuift een coach ook wel eens aan in een teamoverleg: coachingon- the-job.

Met een team van tien fulltime medewerkers verzorgt Van Berkel een opleiding voor de coaches en een goede match met hun coachees. Van Berkel: ‘Een persoonlijke klik is het belangrijkst voor een succesvol coachingtraject.’ Hij kan daarvoor putten uit een netwerk van inmiddels 375 collega-coaches, vaak ervaren managers. ‘Op al die coaches hebben we goed zicht’, zegt Van Berkel. ‘Ze hebben bij ons een assessment gedaan, een opleiding gevolgd en komen nog vaak langs op deskundigheidsdagen.’

Ook de coachees wil Intercoach goed leren kennen. Een intakegesprek doet iemand uit het team daarom altijd face-to-face, anderhalf uur lang. Van Berkel: ‘Daarna bespreken we de coaches en de coachvragen met elkaar en kijken we wat een goede match zou zijn. Ervaring leert dat we dat best goed kunnen voorspellen, maar een in de tachtig matches werkt toch niet goed.’ Intercoach benadrukt dat als het eerste gesprek niet goed voelt, het team op zoek gaat naar een andere match.

Humor
De Klerck merkte in het eerste telefoongesprek met de Vlaamse ambtenaar dat het wel goed klikte. Dat gold ook voor twee Nederlandse coachees met wie hij een traject in ging. Eén keer ging een traject niet door, omdat De Klerck de coachingvraag niet goed bij hem vond aansluiten. ‘Mensen van Intercoach kijken naar de vraag die een coachee heeft en matchen dat met aspecten waarvan ik heb aangegeven dat ik er goed mee om kan gaan. Ik hou bijvoorbeeld wel van humor.’

Humor kan inderdaad een goede reden voor matching zijn, zegt Van Berkel. ‘Na een intakegesprek hebben we bij sommige coachees het gevoel dat zij best eens geconfronteerd mogen worden. Productief confronteren, noemen we dat. Dat kan pittig aankomen bij coachees. Een coach die over humor beschikt, kan dat dan toch met een kwinkslag brengen.’

Persoonlijkheid is niet het enige waar Intercoach een match op baseert. Om echt goede gesprekken te kunnen voeren, is het ook belangrijk dat de twee ambtenaren geen directe collega’s zijn of elkaar later nog op de werkvloer tegen het lijf lopen. ‘Coachees moeten wel het achterste van hun tong laten zien, anders heeft coaching niet zoveel zin’, zegt Van Berkel. Intercoach wil daarom niet alleen coaches in het netwerk vanuit de rijksoverheid. Inmiddels zijn er ook coaches opgeleid bij gemeenten, provincies en waterschappen. ‘Met een coach uit een andere bestuurslaag is de kans miniem dat mensen elkaar later nog tegenkomen’, zegt Van Berkel.

Als voorbeeld noemt hij een directeur-generaal voor wie een coach uit een ministerie misschien te dichtbij staat. Een gemeentesecretaris als coach is dan prettiger. Ook om inhoudelijke redenen koppelt Intercoach wel eens ambtenaren over bestuurlijke grenzen heen. Van Berkel: ‘Iemand uit een gemeente die veel contact heeft met departementen wil bijvoorbeeld juist graag een coach uit het ministerie. En een coach uit een gemeente kan weer nuttig zijn voor iemand die bij de rijksoverheid werkt en een overstap naar een gemeente overweegt.’

Op zoek
Intercoach is nog op zoek naar veel meer coaches uit gemeenten, provincies of waterschappen. Ondertussen breidt het netwerk ook alvast verder uit over landsgrenzen heen. De opleiding waar De Klerck aan deelnam, is het recentste voorbeeld, maar de samenwerking is niet nieuw. Al eerder kwamen coaches uit het Vlaamse netwerk naar Nederland, of andersom. Vooral de Nederlandse coaches zijn populair in Vlaanderen, vanwege een beperktere coachespool daar.

‘In Vlaanderen kunnen ze minder makkelijk een beroep doen op gemeenten en provincies’, zegt Van Berkel. Het netwerk daar wordt nu wel uitgebreid, naar Nederlands voorbeeld. Veel van de eerste Vlaamse coaches waren ambtenaren uit HR-afdelingen die het coachen fulltime deden. Dat is niet voor elke coachee aantrekkelijk. Van Berkel: ‘Voor een directeur-generaal van hetzelfde ministerie is het niet logisch om een medewerker van de afdeling personeelszaken als coach te vragen.’

Het zijn volgens Van Berkel vooral dit soort topambtenaren die vanwege hun positie voor vertrouwelijkheid al snel op zoek moeten naar een coach buiten hun eigen overheidsorganisatie. Vlaams-Nederlandse matches kunnen ook om andere redenen dan vertrouwelijkheid handig zijn. ‘Er was eens iemand die in Zuid-Nederland werkte, met veel relaties in de grensregio. Haar leek het handig om een Vlaamse coach te nemen. Dan snapte ze ook weer wat meer van die wereld.’

Komen er veel cultuurverschillen naar voren bij het coachen? ‘Nee’, zegt Van Berkel. ‘Ze zeggen hooguit wat vaker ‘u’, maar in het leidinggeven is er geen verschil merkbaar.’ Dat is tegen zijn verwachtingen in. ‘We dachten dat Vlaamse collega’s meer waarde hechtten aan hiërarchie en dat dat in het coachtingtraject een rol kon spelen. Daar hebben we nadrukkelijk op geëvalueerd, maar dat was niet zo. Ook coaches die al veel langer landgenoten coachten, gaven aan dat het eigenlijk exact hetzelfde was. Het duurde alleen in het eerste gesprek soms een half uur langer voordat iemand zich helemaal open wilde geven.’

Best heftig
De Klerck heeft ook weinig last gehad van cultuurverschillen. Dat kan ook komen doordat hij in Zeeuws- Vlaanderen heeft gewoond. ‘Ik ben dus iets meer bekend met de Vlaamse mores dan de gemiddelde Haagse ambtenaar.’ Zo wist hij al dat Vlamingen bescheidener en minder scherp kunnen zijn in hun uitspraken, dus vroeg hij bij zijn coachee soms wat langer door. ‘Dan klonk het heel lief wat ze zei, maar was wat ze beschreef eigenlijk best heftig.’ De Klerck vond het leuk om een kijkje te krijgen in een andere keuken. Hij stond versteld van alle bestuurlijke lagen in Vlaanderen, met een Vlaams en ook nog een landelijk niveau. ‘Ik wist het al een beetje, maar die complexiteit is echt fascinerend. We klagen hier in Nederland over bureaucratie, maar als je ziet hoe het in Vlaanderen is geregeld, mag je blij zijn. Het is bijzonder dat ze daar toch stappen maken.’

Zo kreeg De Klerck ook als coach nieuwe inzichten. Dat is sowieso de bedoeling van de coachingtrajecten. De Klerck coachte ook al eens een jongere ambtenaar die zich afvroeg hoe hij verder moest in zijn beginnende carrière. Via zíjn perspectief zag De Klerck ook weer nieuwe dingen. ‘Ik was bijvoorbeeld vergeten wat de impact kan zijn van een leidinggevende. Een opmerking van een leidinggevende was bijvoorbeeld totaal niet slecht bedoeld, maar zorgde er wel voor dat mijn coachee zich ging terugtrekken, omdat hij het gevoel had dat hij geen ruimte kreeg. Dat maakt mij weer scherper op mijn eigen rol als leidinggevende.’

Het mes snijdt in een coachingtraject inderdaad aan twee kanten, zegt Van Berkel. ‘We zien in allerlei onderzoeken dat coachees groeien, maar ook coaches worden betere collega’s. Zij leren op een meer open manier vragen te stellen aan medewerkers. Met een meer stimulerende manier van leidinggeven.’ Als coach is dat trouwens al helemaal belangrijk. Van Berkel: ‘Een coachingtraject gaat niet over advies geven. In de rol van coach moet je soms juist op je handen zitten.’

Afstand
De Klerck vindt ruimte en vertrouwen horen bij goed leiderschap. Die stijl past hij toe in zijn werk, maar ook als coach. ‘Niet volgens een lijstje vragen afwerken en huiswerkopdrachten geven met een strak tijdschema. Het moet wel een beetje leuk zijn.’ Dat is ook waarom hij er tijd in steekt. Vooral bij de Vlaamse ambtenaar was dat best een investering. ‘Ik vond de afstand wel tegenvallen’, zegt De Klerck. ‘Aan één gesprek in Antwerpen ben je zo een halve dag kwijt.’ In de trein kon hij gelukkig wel werken en kreeg hij ruimte om na te denken. ‘Ik heb hier ook voor gekozen en vind het leuk dat ik iets toe kan voegen.’

Het coachingtraject met de Vlaamse coachee is inmiddels afgerond. Ze gaf aan verder te kunnen. Weet De Klerck ook hoe het nu met haar gaat? ‘Ja, dat is best verrassend’, zegt De Klerck. ‘Ik zag laatst op internet dat ze gestopt is bij de Vlaamse overheid. Op haar website vertelt ze heel enthousiast over haar nieuwe baan. Ze is coach geworden.’